Aktualności afaktury

Faktura VAT co zawiera, jak ją utworzyć

Co to jest faktura VAT?

Faktura VAT jest dokumentem księgowym, wystawianym przy sprzedaży przez podmioty będące płatnikami podatku od towarów i usług czyli podatku VAT.

Przedsiębiorca, który jest płatnikiem podatku VAT ma obowiązek dokumentować swoją sprzedaż fakturami VAT, w szczególności przy sprzedaży dla firm lub innych podmiotów gospodarczych. Taką fakturę również wystawia osobom prywatnych, które są odbiorcami towarów lub usług, ale tylko na wyraźne ich życzenie.

Wygląd i dane zawarte w fakturze VAT są takie same dla wszystkich odbiorców. W przypadku klientów indywidualnych, w danych o nabywcy umieszcza się jego imię i nazwisko oraz adres zamieszkania lub zameldowania. Wszelkie inne dane o indywidualnym odbiorcy są dobrowolnie zamieszczane.

Faktura VAT jest zatem dokumentem potwierdzającym realizację umowy kupna-sprzedaży pomiędzy kontrahentami. Sprzedawca jest w każdym wypadku płatnikiem VAT i stawka tego podatku oraz kwoty tego podatku wynikające ze sprzedaży określonych towarów lub usług, są podstawą do rozliczeń z fiskusem.

Jakie dane musi zawierać każda faktura VAT?

Każda faktura VAT powinna zawierać niezbędny pakiet danych takich jak:

- NUMER, który jest kolejnym numerem w przyjętym sposobie numerowania faktur VAT (np. 1/2014)

- datę sprzedaży lub dostarczenia towaru lub usługi ( np. 15.01.2014r)

- datę wystawienia faktury (np. 02.01.2014r)

- miejsce wystawienia dokumentu (np. Warszawa)

- imię i nazwisko lub nazwę firmy dostawcy (np. E-GRUPA)

- adres siedziby firmy oraz oddziału, jeśli jest pod innym adresem (np. Warszawa, ul. Fakturowania 1)

- imię i nazwisko lub nazwę firmy nabywcy (np. Jan Kowalski)

- adres siedziby firmy oraz oddziału, jeśli jest pod innym adresem (np. Żukowo, ul. Handlowa 20/14)

- nazwę produktu, towaru lub usługi ( np. usługa sporządzenia faktury)

- jednostkę miary dla konkretnego towaru lub usługi (np. sztuka)

- ilość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, (np. 5)

- cenę jednostkową netto (np. 5,-)

- odpowiednią stawkę podatku VAT dla poszczególnych pozycji (np. 23%)

- wartość sprzedaży netto (25,-)

- kwota podatku VAT (1,15)

- wartość sprzedaży brutto (np. 6,15)

- kwota ogółem brutto do zapłaty wyrażona liczbowo (np. 6,15 zł)

- kwota ogółem brutto do zapłaty wyrażona słownie (np. słownie: sześć złotych 15/100)

- sposób zapłaty (np. gotówka, przelew)

- termin zapłaty w przypadku przelewu bankowego (np. 18.01.2014r)

Faktura ma być autentyczna czyli zawierać wszystkie dane jednoznacznie określające sprzedawcę i nabywcę wymienionych pozycji towarów czy usług w dokumencie.

Faktura ma zachować integralność treści co oznacza, że wszystkie dane są niezmienione i nigdy nie zostaną zmienione, czy to podczas przesyłania dokumentu czy podczas jego archiwizacji.

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek chronić ten dokument księgowy i dbać o jego prawidłową zawartość, przesyłkę i archiwizację w taki sposób, aby w łatwy sposób można było ją odnaleźć i przeglądać.

Dokument sprzedażowy, którym dla płatnika podatku VAT jest faktura oprócz niezbędnych, standardowo

ustalonych elementów każdego dokumentu, może zawierać wiele dodatkowych informacji, które czynią z niej dokument, nie tylko potwierdzający transakcję kupna-sprzedaży, ale również wizytówkę przedsiębiorcy.

Faktura VAT zawierająca dużo informacji teleadresowych o sprzedawcy umożliwia łatwe odszukanie go i możliwość kontynuowania współpracy handlowej. Informacja o oddziałach firmy, numerach kont bankowych ułatwiają i przyspieszają zarówno przepływ gotówki jak i samego towaru czy usługi.

Jakie informacje może zawierać faktura VAT?

Faktura VAT może zawierać niczym nie ograniczoną ilość informacji związanych z realizacją kontraktu między dostawcą i odbiorcą. Należy jednak pamiętać, że dokument przeładowany tekstem i liczbami staje się mało czytelny i sprawia trudność w szybkim odnalezieniu rzeczy ważnych, istotnych dla samej transakcji.

Informacje zawarte w dokumencie powinny pomagać we wzajemnej współpracy i otwierać możliwości do dalszej wymiany handlowej. Powinny również jak najdokładniej określać przedmiot sprzedaży czyli towary handlowe lub różnego rodzaju świadczone usługi. Ich opis nie może budzić wątpliwości jakie produkty, towary i usługi są wymienione w dokumencie sprzedażowym.

Dane umieszczone na fakturze VAT powinny również w łatwy sposób identyfikować sam dokument poprzez numerację, która może być dowolnie rozszerzana w celu szybkiego zlokalizowania miejsca wystawienia, miesiąca, roku jak też rodzaju faktury (na przykład literą „K” możemy oznaczać korekty.

Faktura może być dowolnie konfigurowana jeśli chodzi o podanie kwoty netto lub brutto, ich wartości, stawki i kwoty podatku przy wymienianych towarach i usługach. Nie ma znaczenia kolejność, choć logika podpowiada, że zaczynamy od ceny jednostkowej netto, poprzez VAT do ceny brutto i wartości brutto. Możemy wprowadzić rabat procentowy lub kwotowy, inny dla każdej pozycji no i każdego odbiorcy.

Każda faktura VAT musi mieć podsumowanie wartości netto, kwot VAT, wartości brutto, w rozbiciu na poszczególne stawki podatku VAT. Wyliczenia powinny uwzględniać przyznany rabat. Są to informacje ogólne, potrzebne przede wszystkim do dalszego księgowania dokumentu na potrzeby podatku dochodowego i VAT.

Ważną, choć niekonieczną informacją na fakturze mogą być kategorie towarów i usług, które w Polsce można sprzedać lub kupić. Jest to numer, który odnosi się do opisu towaru czy usługi będącej w obrocie gospodarczym, łącznie z ustalona stawką VAT. Wprowadzamy go w kolumnie oznaczonej P K W i U (Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług).

Nie ma obowiązku stosowania tej klasyfikacji na fakturze, a jak już to przy sprzedaży towarów i usług zwolnionych z podatku VAT i wówczas numer klasyfikacji w pisujemy w uwagach na dokumencie.

Określając wysokość stawki podatkowej podatnik musi przede wszystkim ustalić, czy sprzedawany przez niego towar lub świadczona usługa nie korzystają z obniżonej stawki lub ze zwolnienia z VAT.

Faktura VAT może zawierać podpis osoby wystawiającej dokument lub osoby to tego upoważnionej. Od 2014 roku mogą być wystawiane bez podpisu osoby wystawiającej i jest to stosowane przede wszystkim w fakturach elektronicznych czyli tak zwanych e-fakturach. Nie jest również potrzebna zgoda odbiorcy na wystawienie dokumentu w takiej formie.

Podpis osoby upoważnionej do odbioru faktury nie jest konieczny, szczególnie jeśli jest to faktura zapłacona gotówką. W przypadku faktur terminowych, płaconych przelewem, akceptacja pisemna odbiorcy towaru czy usługi może być przydatna w sądzie. W razie braku zapłaty mamy koronny dowód na brak wywiązania się z zapłaty należności za wystawioną fakturę. Fiskus w ogóle nie wymaga podpisu odbiorcy na dokumencie.

Faktury VAT, które są płacone przelewem lub gotówką z ustalonym terminem zapłaty powinny dokładnie określać formę zapłaty i termin zapłaty w dniach oraz termin oznaczony konkretną datą w kalendarzu. Jeżeli dokument przy odbiorze zostanie opłacony w części gotówką, a reszta zostanie zapłacona w terminie późniejszym, wówczas należy rozpisać, ile zostało zapłacone gotówką i ile pozostaje do zapłaty w określonym terminie. Forma dopłaty do całości jest dowolna: gotówka lub przelew bankowy.

Dostawy towarów lub usług na podstawie faktury VAT, obojętnie w jakim terminie zostanie wystawiona, mogą mieć różne formy. Najczęściej stosowane to wysyłka paczką pocztową lub kurierem. Coraz rzadziej stosowany jest odbiór osobisty, ale wówczas nie tworzą się dodatkowe koszty związane z transportem. Na miejscu następuje odbiór jakościowy i ilościowy.

Faktury VAT mogą zawierać różnego rodzaju dodatkowe informacje potrzebne w dalszej współpracy i wymianie handlowej. Mogą dotyczyć miejsca odbioru towaru, godzin otwarcia biura czy hurtowni, gwarancji jaką daje sprzedawca na zakupione towary czy usługi, sposobu opłaty za transport lub przesyłkę, informację o sposobie przewozu i przechowywania towarów, itd.

Dodatkowe informacje, jakie mogą znaleźć się na fakturze VAT, to podstawa prawna w odniesieniu do dokumentów księgowych o szczególnych procedurach jak faktura VAT RR, zaliczkowa, korygująca. Niektóre z nim muszą posiadać odwołanie do konkretnego przepisu lub przynajmniej informację o takich przepisach. Mogą one znacznie przyspieszyć transakcję i jednoczesną realizację należności.

Czy umieszczać logo firmy na fakturze?

Ważnym elementem faktury VAT jest logo firmy, które umieszczamy w widocznym miejscu na dokumencie. Taki graficzny akcent poprawia wizerunek i ułatwia szybką identyfikację firmy, która jest dostawcą zarówno towarów, usług jak i samego dokumentu.

Logo na fakturze VAT można i powinno się stosować na wszystkich dokumentach sprzedażowych, choć kolorowy wydruk zwiększa koszty przedsiębiorcy, chyba że systematycznie korzystamy z faktur elektronicznych, które dają nieograniczone możliwości stosowania kolorowej grafiki na fakturze.

Jaki jest termin wystawiania faktur VAT od 2014 roku?

Faktury VAT według najnowszych przepisów mogą być wystawiane zarówno przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi jak i po dokonaniu sprzedaży. Dzień dokonania sprzedaży jest ważny, bo z zasady jest to moment powstania obowiązku podatkowego (art.19a ust.1 ustawy o VAT).

Dokument można wystawić do 15 dnia miesiąca, następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę i nie wcześniej niż 30 dnia przed tymi zdarzeniami. Dotyczy to wszystkich faktur VAT, również tych, które są przesyłane droga elektroniczną czyli na adres mailowy.

Czy są wyjątki w terminach wystawiania faktur?

W polskim ustawodawstwie często stosuje się wyjątki od obowiązującej reguły. Tak jest w przypadku niektórych dokumentów księgowych zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej. Stąd faktury VAT wystawiane na określone towary lub usługi można sporządzić:

- 7 dnia od określonego w umowie terminu zwrotu opakowania, w przypadku nie zwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją,

- 60 dnia wydania opakowania, jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu opakowania.

- 30 dnia od chwili, w której wykonano usługi budowlane lub budowlano-montażowe,

- 60 dnia od sytuacji, w której wydano towar taki jak książki drukowane, gazety, czasopisma i magazyny drukowane (bez map i ulotek),

- 90 dnia od dnia, w którym wykonano czynności polegające na drukowaniu książek, gazet, czasopism i magazynów (z wyłączeniem map i ulotek oraz z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług),

- 120 dnia od pierwszego wydania książek drukowanych oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych, (oprócz map i ulotek), gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów tych wydawnictw,

Wystawianie zbiorczych faktur VAT, które obejmą transakcje z całego miesiąca kalendarzowego, obejmujących sprzedaż towarów lub usług jednemu kontrahentowi. Można je wystawiać do 15. dnia miesiąca następującego po dokonaniu dostawy lub wykonaniu usługi, natomiast ewidencji w księgach faktur zbiorczych będzie można dokonywać raz w miesiącu, najlepiej z datą ostatniego dnia miesiąca.

W jaki sposób szybko sporządzimy fakturę VAT?

Szybki sposób na wystawienie faktury VAT i to w dowolnym miejscu, tam gdzie aktualnie się znajdujemy, to dostęp do urządzenia elektronicznego typu komputer, laptop, tablet, telefon z dostępem do Internetu. Reszta to już jest prosta, bo wpisujemy w wyszukiwarkę internetową afaktury.pl i uzyskujemy dostęp do programu przeznaczonego dla każdego kto potrzebuje szybko i łatwo wygenerować fakturę VAT.

Po zalogowaniu się należy kliknąć na zakładką „wystaw dokument” i wybrać opcję „faktura VAT”.

W pierwszej części dokumentu uzupełnić należy wszystkie pola edytowane, wprowadzić kolejny numer, datę wystawienia i datę sprzedaży lub dostawy oraz miejsce wystawieni dokumentu.

W drugiej części faktury VAT należy uzupełnić dane sprzedawcy (część z nich może wyświetlić się automatycznie) oraz nabywcy (nazwa, adres). To są informacje najistotniejsze, ale zawsze można dodać własne, które chcemy dodatkowo umieścić na dokumencie.

W trzeciej części wprowadzamy do tabeli kolejno sprzedawane przez nas towary i usługi, uzupełniając kolejno dane o nazwie, ilości, jednostce miary, cenie jednostkowej netto lub brutto oraz stawkę VAT dla naszych towarów czy usług a resztę przeliczy automatycznie program afaktury.pl.

Program wykona i zapisze wszystkie obliczenia, podsumuje wszystkie wartości w rozbiciu na poszczególne stawki VAT, automatycznie zapisze kwotę do zapłaty słownie. Wszystkie obliczenia mamy z głowy i pozostaje tylko ustalić sposób i termin zapłaty.

Szybciej i prościej nie da się już sporządzić tego dokumentu. :)