Osoby fizyczne, które wykonują pracę bez rejestracji swojej działalności, również mogą zostać poproszone o przygotowanie faktury. Rodzi się pytanie, czy osoba nieprowadząca działalności może wystawić taki dokument? Odpowiedź na te i wiele więcej pytań znajduje się poniżej. 

Jakie podmioty mogą wystawiać faktury VAT?

Dokładne zapoznanie się z przepisami prawa, a dokładnie katalogiem podmiotów uprawnionych do wystawiania faktur umożliwia odpowiedzenie na pytanie zawarte w tytule. Dokładne przepisy znajdują się w ustawie o VAT (art. 106b ust. 1 ustawy o VAT). Dowiadujemy się, że fakturę może wystawić podmiot posiadający status podatnika VAT. Kim są podatnicy? 

Posiłkując się art. 1 ust. 1 ustawy VAT podatnik to osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, która wykonuje samodzielnie działalność gospodarczą omówioną w ust. 2. Cel czy charakter działalności nie mają żadnego znaczenia. 

Z kolei w art. 15 ust. 2 ustawy o VAT znajdujemy informację, że określenie działalność gospodarcza oznacza działalność producentów, handlowców oraz usługodawców, wliczając w to podmioty zajmujące się pozyskiwaniem zasobów naturalnych i rolników, a także wolne zawody. 

Znajomość przepisów pozwala stwierdzić, że status podatnika VAT jest uwarunkowany okolicznościami merytorycznymi, a nie formalnymi. Oznacza to, że podmiot nie musi dokonać rejestracji w CEIDG albo wypełnić i dostarczyć do urzędu formularza VAT-R, aby mieć prawo do wystawiania faktur. Wystarczy wykorzystywać towary albo wartości niematerialne i prawne w sposób ciągły w celu uzyskania wynagrodzenia. W takim przypadku osoba fizyczna staje się podatnikiem podatku VAT i ma pełne prawo do wystawiania faktur. Bardzo istotne jest spełnienie materialnych warunków wyznaczonych w ustawie VAT. W taki sposób można uzyskać potrzebny i bardzo przydatny status. 

Jaki podmiot nie może przygotować faktury VAT?

Osoba fizyczna zostaje uznana za podatnika VAT, co stanowi warunek do wystawiania faktur, kiedy samodzielnie zajmuje się działalnością gospodarczą. Istnieją jednak wyjątki od tej zasady, a mianowicie faktury nie może wystawić podmiot, który wykonuje czynności:

- wyszczególnione w art. 12 ust. 1-6 ustawy PIT (głównie umowa o pracę), 

- wymienione w art. 13 pkt 2-9 ustawy PIT (umowy cywilnoprawne), 

- usługi twórców i artystów.

W praktyce oznacza to, że osoby fizyczne, które wykonują samodzielnie pracę na podstawie umowy o dzieło i jednocześnie korzystają z innych przedmiotów w celach zarobkowych, nie mogą zostać określeni jako podatnicy VAT, czyli nie mają prawa do wystawiania faktur. Jedyne rozwiązanie dedykowane takim osobom to wystawienie rachunków. 

W jaki sposób można wystawić fakturę bez prowadzenia działalności?

Jeśli przedsiębiorca spełnia wymagania ustawodawcy i może wystawiać faktury, w tym celu najlepiej wykorzystać program do fakturowania afaktury.pl. Chociaż część przedsiębiorców cały czas decyduje się na przygotowanie dokumentów w formie pisemnej. Kiedy przedsiębiorca nie spełnia wymagań i nie może wystawiać faktur, dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z serwisu usume.eu. To strona przeznaczona do generowania dowodów sprzedaży bez rejestrowania działalności.

Takie rozwiązanie sprawdzi się dla początkujących freelancerów, którzy osiągają nieregularne i nie zawsze wysokie zarobki. Korzystanie z serwisu jest jednoznaczne ze sprzedaniem dzieł właśnie do Useme, gdyż jest wymagane podpisanie oświadczenia o zrzeknięciu się praw autorskich. Po spełnieniu tych wymagań, do wykonawcy trafia umowa, którą wystarczy podpisać i odesłać. Serwis przekazuje dokument nabywcy, który może ją następnie wprowadzić do Księgi Przychodów i Rozchodów, gdyż stanowi dla niego koszt uzyskania przychodu. 

Na fakturze nie widnieją dane wykonawcy. Pieniądze za usługę trafiają na konto Useme, a następnie po odliczeniu prowizji w wysokości 5% oraz podatku od umowy o dzieło pieniądze są przekazywane wykonawcy. Useme to sprawdzony sposób na wystawienie faktury przez osobę fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Wszystkie działania są bezpieczne i zgodne z przepisami prawa. 

Jakie elementy musi zawierać faktura?

Ustawodawca reguluje szereg informacji, które muszą znajdywać się na każdej prawidłowo wystawionej fakturze, a wśród nich:

- data wystawiania , 

- numer dokumentu, 

- imiona i nazwiska albo nazwy sprzedawcy i nabywcy wraz z adresem (oraz numerem NIP w przypadku przedsiębiorców), 

- data dokonania albo zakończenia dostawy towarów, albo wykonania usługi w przypadku, kiedy data wystawienia dokumentu jest inna, 

- nazwa (rodzaj) towaru albo usługi, 

- miara i ilość dostarczonych towarów albo zakres wykonywanych usług, 

- cena jednostkowa towaru albo usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto), 

- wartość dostarczonych towarów albo wykonanych usług (wartość sprzedaży netto, czyli bez VAT), 

- stawka podatku VAT, 

- suma wartości sprzedaży netto z podziałem na konkretne stawki VAT, 

- kwota należności ogółem. 

Faktura jest stosunkowo prostym dokumentem. Intuicyjny program do fakturowania afaktury.pl ułatwia przygotowanie dowodów sprzedaży.
Jednak przed przygotowaniem dokumentu, trzeba się upewnić, że dany podmiot ma do tego prawo.