Program do faktur to jedno z podstawowych narzędzi używanych w każdej firmie.
Służy przede wszystkim do wystawiania dokumentów, ale spełnia również wiele innych przydatnych funkcji. Zacznijmy od tego, że umożliwia fakturowanie, czyli przygotowanie dowodów sprzedaży niezbędnych do potwierdzenia wykonanych transakcji. Jednak oprócz tradycyjnej faktury VAT pozwala na stworzenie faktury korekty, faktury pro forma, zaliczkowej, marża i wielu innych rodzajów. W menu widnieją również paragony, rachunki, zamówienia, oferty, noty korygujące i dokumenty magazynowe.

Wystawianie dokumentów nie powinno być trudne ani też pracochłonne, dzięki możliwości stworzenia rozbudowanych baz kontrahentów oraz towarów i usług. Bardzo istotny jest intuicyjny interes i prosta obsługa, ale przyjrzyjmy się również innym możliwościom programu, na które trzeba koniecznie zwrócić uwagę. 

Jaki jest dobry program do wystawiania faktur?

Wybierając narzędzie do fakturowania, w pierwszej kolejności sprawdzamy, jakie można wystawić dokumenty. Następnie należy upewnić się, że używany system pozwala na korzystanie z przygotowywanych na bieżąco raportów i statystyk. Szczególnie ważne jest rozdzielenie przychodów i kosztów – informacje widniejące w systemie pozwalają na dokładne przeanalizowanie sytuacji panującej w firmie i w razie problemów wykonanie potrzebnych zmian. Raporty można przygotowywać według potrzebnych kryteriów – na przykład ze względu na konkretne miesiące, lata albo sprawdzić aktywność poszczególnych klientów. Program do fakturowania powinien umożliwiać wygenerowanie i wysłanie do urzędu skarbowego deklaracji VAT-7 oraz Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK). 

Koszty stanowią stały element prowadzenia działalności, dlatego, aby prowadzenie księgowości było łatwiejsze warto wprowadzać do systemu faktury kosztowe – to doskonałe narzędzie używane do analizowania wydatków oraz sprawdzania zobowiązań w stosunku do dostawców towarów czy usług. To właśnie wprowadzone do systemu dokumenty stanowią podstawę do wykonania ewidencji zakupów oraz raportu JPK. Możliwość sprawdzenia przedsiębiorcy na Białej Liście Podatników jest kolejną opcją, na którą warto zwrócić uwagę. 

Baza klientów i towarów bądź usług dostępnych w ofercie firmy stanowią niezbędne dodatki do programu do fakturowania. Dzięki bazom oszczędza się sporo czasu oraz można uniknąć błędów, które mogą pojawić się w trakcie przygotowania dokumentów. Baza produktów jest uzupełniana automatycznie na podstawie wystawianych dowodów, dzięki czemu przedsiębiorca wie, ile towaru znajduje się na stanie, jakie ma wykonać zamówienia oraz jak kształtuję się terminy dostaw. 

Z kolei bazy klientów tworzą się zupełnie automatycznie. W trakcie wystawiania faktury wystarczy podać numer NIP nabywcy, a pozostałe dane są ściągane z bazy GUS. Przy kolejnym przygotowaniu dowodu sprzedaży kontrahent będzie już widniał w systemie. Wystarczy na niego najechać kursorem i zatwierdzić swój wybór. Tej funkcji nie może zabraknąć w żadnym programie do fakturowania. 

Dobry program do faktur – jak wybrać?

Używane oprogramowanie powinno umożliwiać przedsiębiorcy tworzenie dodatkowych kont dla pracowników czy księgowej. To doskonały sposób, żeby zaoszczędzić nieco czasu i rozdzielić obowiązki pomiędzy zatrudnione osoby. Najlepiej, jeśli pracownicy mają przydzielonych kontrahentów, którymi się opiekują. To doskonały sposób na zapewnienie ładu i porządku. Brak dostępu do wszystkich funkcji w programie przekłada się na rzetelną i skrupulatną pracę i pozwala uniknąć nieporozumień oraz zawiści pomiędzy pracownikami.
 

Z nowoczesnych narzędzi do fakturowania korzysta się nie tylko z poziomu laptopa, ale również telefonu. Wystarczy zainstalować mobilną aplikację, a następnie bez względu na miejsce przebywania wystawiać dokumenty, zatwierdzać transakcje czy kontrolować pracę firmy. Przedsiębiorca może być na wakacjach i dzięki aplikacji sprawdzić, jak kształtują się przychody czy koszty. 

Szybkie płatności online przypadną do gustu każdego przedsiębiorcy. Wystarczy wysłać fakturę kontrahentowi, a jeśli skorzysta z dostępnej opcji, pieniądze automatycznie pojawią się na koncie. W taki sposób można zapobiegać nieterminowym płatnościom i dłużnikom, którzy wpływają niekorzystnie na płynność finansową całego przedsiębiorstwa. Ta funkcja powinna łączyć się poniekąd z możliwością kontrolowania płatności. To niezwykle ważna kwestia, gdyż brak pieniędzy w firmie uniemożliwia realizowanie kolejnych zamówień, świadczenie usług i wiele innych. 

Jaki jest dobry program do wystawiania faktur - wnioski 

Niestety, doświadczenie pokazuje, że nieterminowych klientów jest coraz więcej, a sprawy związane z dłużnikami firmy wpływają niekorzystnie na samopoczucie i komfort psychiczny przedsiębiorców. Można tego unikać, jeśli używany program do faktur współpracuje z firmą windykacyjną. Metody stosowane przez specjalistów przyniosą zdecydowanie szybsze rezultaty niż starania samego przedsiębiorcy. Z kolei w przypadku, gdy kontrahent nie ma ochoty zapłacić, sprawę zawsze można skierować do sądu. Dla przykładu w Afaktury.pl kontakt z firmą windykacyjną odbywa się z poziomu programu. Wystarczy wcisnąć odpowiedni przycisk, a informacja o nieterminowym kontrahencie trafia do właściwych osób, które momentalnie pobierają potrzebne dane i zaczynają działać. 

Wielu przedsiębiorców współpracuje z zagranicznymi firmami, dlatego możliwość wystawienia dokumentów po angielsku, niemiecku czy w wielu innych językach jest szczególnie ważna. Im więcej opcji wyboru, tym lepiej, gdyż rozbudowa firmy i nastawienie się na sprzedaż czy świadczenie usług w innych państwach często stają się doskonałą formę zarobku. Aby współpraca była owocna, na dokumentach warto zmieniać nie tylko język, ale również i walutę. Jest to łatwiejsze, gdy system jest automatycznie aktualizowany. Informacje widniejące w systemie pozostają zgodne z obowiązującymi przepisami, a proces przygotowania dokument jest uproszczony. 

Wsparcie techniczne to kolejna niepodważalna kwestia. Jeśli program nie ma takiej funkcji, przedsiębiorca pozostaje sam w przypadku ewentualnych problemów. Lepiej tego unikać.