Przygotowanie faktur i innych dokumentów w firmie nie powinno być zadaniem wymagającym i pracochłonnym, stąd wybór odpowiedniego narzędzia do fakturowania jest szczególnie ważny w 2023 roku. Należy zwrócić uwagę na intuicyjny interfejs, w którym wszystkie pozycje i dodatkowe funkcje są dobrze widoczne. Właściwie zaprojektowana strona główna oraz samouczek z instrukcjami postępowania i sposobami wystawiania dokumentów to podstawa.

Instrukcje są szczególnie przydatne dla przedsiębiorców, którzy stawiają swoje pierwsze kroki w biznesie i zdecydowali się na samodzielne fakturowanie. Program to także narzędzie używane do sprawowania kontroli nad przychodami i kosztami oraz zarządzania całą firmą. Rozliczanie się na koniec miesiąca jeszcze nigdy nie było tak łatwe, a to wszystko dzięki zaawansowanym funkcjom dostępnym dla każdego przedsiębiorcy. Na jakie funkcje zwrócić szczególną uwagę? Czego nie może zabraknąć w programie? Odpowiedzi na te i wiele innych pytań znajduje się poniżej. 

Jaki prosty program do wystawiania faktur w 2023 roku?

Zacznijmy od tego, że nieskomplikowany program do fakturowania ma umożliwiać przygotowanie estetycznych dokumentów, które są dopasowane do potrzeb i oczekiwań przedsiębiorcy. Kilka szablonów do wyboru, możliwość zmiany czcionki czy wzbogacenie dokumentu o pieczęć firmową bądź logo – takie opcje powinny widnieć w każdym systemie. Przygotowanie estetycznych dokumentów i dostarczenie ich do klientów z poziomu programu to korzyści, o których nie można zapominać. 

Możliwość zmiany języka to bardzo ważna funkcja. Dostępne na rynku programy znacząco różnią się między sobą, gdyż oferują od kilku do nawet kilkudziesięciu opcji wyboru. Na szczególną uwagę zasługuje Afaktury.pl – to narzędzie wprost przeznaczone dla przedsiębiorców nastawionych na prowadzenie międzynarodowych transakcji w 2023 r. Oprócz języka zmienia się również walutę. System powinien być automatycznie aktualizowany, dzięki czemu stosuje się kurs obowiązujący w danym dniu. Omawiane działania wymagają wykonania kilku kroków i zajmują mniej niż minutę. Oczywiście mowa o dobrze wybranym programie. 

Możliwość korzystania z programu powinna dotyczyć nie tylko przedsiębiorcy. Kiedy pracownicy uzyskają dostęp do wybranych funkcji i możliwość przygotowania dokumentów całe przedsiębiorstwo zaczyna funkcjonować sprawnie, a klienci są bardzo zadowoleni z kompletnej i profesjonalnej obsługi. Dodajmy, że pracownicy nie powinni mieć możliwości korzystania ze wszystkich informacji widniejących w systemie. Szczególnie kiedy chodzi o dane dotyczące zatrudnionych osób oraz generowanego zysku. 

Prosty i intuicyjny program umożliwia skorzystanie ze wsparcia z zakresu ścigania dłużników. Ta opcja może być przydatna nawet w bardzo nieoczekiwanym momencie. Jest to związane z problemami finansowymi, z którymi musi się mierzyć coraz więcej osób. Oczywiście nic nie tłumaczy kontrahentów, którzy nie regulują na czas swoich zobowiązań. Jednak nie wolno też ukrywać, że sytuacja na rynku jest trudna. W przypadku opóźnień w płatnościach z poziomu programu można skontaktować się z firmą windykacyjną, a następnie rozpocząć windykację miękką, która z reguły przynosi doskonałe efekty. 

Jaki prosty program do wystawiania faktur – co jeszcze warto sprawdzić?

Proste programy do fakturowania mogą oferować bardzo zaawansowane opcje i funkcje dostępne dla przedsiębiorców. Mowa, chociażby o przygotowaniu raportów i statystyk. W analizach uwzględnione zostają przychody, koszty oraz inne parametry pozwalające na poznanie dokładnej sytuacji firmy. Dzięki uzyskanym informacjom przedsiębiorca poznaje sytuację finansową swojej działalności, a także widzi, czy nie ma konieczności wprowadzania ważnych zmian. Analizy umożliwiają również podejmowanie ważnych i wiążących decyzji, na przykład o rozbudowanie jednostki. 

Dostępność potrzebnych dokumentów jest bardzo istotna. W menu muszą widnieć różne rodzaje faktur, dokumenty kosztowe oraz inne (na przykład zamówienia czy oferty handlowe). Przedsiębiorca musi sprawdzić, czy w danym programie występują limity faktur, czy można wystawiać tyle, ile jest konieczne. 

Ewidencja dokumentów pozwala zachować ład i porządek w całej firmie. Dowody są porządkowane według daty albo rodzaju, a następnie wykorzystywane w przygotowaniu raportów i analiz. W żadnym programie nie może zabraknąć baz kontrahentów oraz towarów i usług, gdzie można zapisać szereg informacji dotyczących klientów oraz produktów. Takie działanie pozwala zaoszczędzić sporo czasu i sprawić, że fakturowanie zajmuje mniej niż minutę. Co ciekawe, w programie do faktur wystarczy podać numer NIP klienta, a pozostałe dane uzupełniają się w pełni automatycznie. To skuteczny sposób na uniknięcie błędów. 

Ważnym dodatkiem w systemie jest możliwość oznaczenia dowodów sprzedaży kodem QR. Mowa o obrazkowym zabezpieczeniu, który uniemożliwia podrobienie dokumentów, zwiększa zaufanie do firmy i jest dobrze postrzegane przez kontrahentów. Podszywanie się pod przedsiębiorstwo i oszustwa finansowe nie są dłużej możliwe. 

Jaki prosty program do wystawiania faktur – kilka słów podsumowania

Prosty program do fakturowania jest niezwykle ważnym narzędziem w każdej firmie. Stosuje się go nie tylko do przygotowania potrzebnych dokumentów i generowania obowiązkowych raportów, ale to narzędzie do zarządzania całą firmą. Bezproblemowa obsługa sprawia, że wszystkie funkcje są dobrze widoczne i nie wymagają dodatkowych nakładów pracy ze strony przedsiębiorcy. Konta stworzone dla pracowników to gwarancja kontrolowania płatności i dobrej obsługi klientów oraz panelu magazyn – oczywiście, jeśli przedsiębiorstwo zajmuje się jego obsługą. 

Dla przedsiębiorców ceniących nowoczesne rozwiązania szczególnie ważne będzie archiwum w chmurze, które umożliwia przechowywanie wszystkich dokumentów i pozwala uniknąć konieczności ich drukowania. Przydatna jest także opcja połączenia programu używanego na laptopie czy komputerze z aplikacją mobilną. Upoważnieni użytkownicy zyskują dostęp do systemu nawet poza firmą czy w zupełnie innym kraju. Zarządzanie firmą jeszcze nigdy nie było tak proste.