Zgodnie z zapowiedzą Ministerstwa Finansów, faktury ustrukturyzowane zaczną obowiązywać wszystkich przedsiębiorców od 1 lipca 2024. Data wprowadzenia obowiązkowego systemu jest regularnie zmieniana. Jednak wszystko wskazuje na to, że w przyszłości faktury papierowe i elektroniczne przestaną obowiązywać, a na ich miejsce wprowadzona zostanie ostatecznie faktura ustrukturyzowana. 

Od 1 lipca 2024 przedsiębiorcy będą mogli wciąż wybierać formę przygotowania dokumentacji firmowej. Ustawodawca zachęca do wyboru faktur ustrukturyzowanych, gdyż stanowią jedyny skuteczny sposób ograniczenia przekrętów podatkowych, wyłudzeń i innych przestępstw, które pozwalają nieuczciwym przedsiębiorcom wzbogacać się cudzym kosztem albo nie odprowadzać podatku za wykonane transakcje czy sprzedaż. Kiedy wszystkie dokumenty będą wprowadzane do systemu KSeF, organy podatkowe będą je miały do wglądu, a wszystkie nieprawidłowości albo wątpliwości będą załatwiane bez chwili zwłoki. To skuteczny sposób sprawowania kontroli nad firmami. 

KSeF integracja – na czym polega?

Mając świadomość, że przygotowanie faktur ustrukturyzowanych będzie już niedługo obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców, przychodzi czas na przyjrzenie się kwestii integracji. Integracja z KSeF to złożony projekt, w którym trzeba wziąć pod uwagę wiele działów występujących w każdej jednostce gospodarczej. Co to oznacza? Warto praktykować wystawianie faktur ustrukturyzowanych jeszcze zanim staną się one dla wszystkich obowiązkowe. KSeF funkcjonuje od zeszłego roku, dlatego dobrze go poznać nieco bliżej, przyjrzeć się jego funkcjom, a także poznać sam sposób przygotowania dowodów sprzedaży. Wielu przedsiębiorców boi się e-Faktur, jednak żaden z nas nie jest w stanie się przed tym uchronić. Nie mając wpływu na decyzje ustawodawcy, należy je zaakceptować, zaznajomić się z nimi i przygotowywać dokumenty zgodnie z wymaganiami.
 

Integracja z KSeF wiąże się z szeregiem dodatkowych obowiązków, dlatego warto korzystać z pomocy ekspertów, którzy poznali już nieco system, wiedzą, jakie kwestie mogą stworzyć problemy, a jakie działania są łatwe i bezproblemowe. To skuteczny sposób, żeby ograniczyć nieco emocje związane z E-fakturami. W Internecie również można znaleźć wiele przydatnych informacji, zapoznać się z wytycznymi, a najlepiej wejść w zintegrowany z systemem program i postępować krok po kroku, zgodnie z obowiązującymi zasadami. Trening czyni mistrza i ta zasada jest adekwatna do tej sytuacji. 

KSeF integracja, czyli jak w praktyce wygląda przygotowanie faktur ustrukturyzowanych?

Zdecydowana większość przedsiębiorców wystawia dowody sprzedaży z pomocą dobrych programów do fakturowania. Już teraz warto upewnić się, że aplikacja zapewnia integrację z KSeF – w przeciwnym wypadku od 1 lipca 2024 roku nie będzie można z niej korzystać. Dzięki używaniu odpowiedniego programu wysyłanie e-Faktur do KSeF nie będzie sprawiało problemów i jednocześnie będzie działaniem zgodnym z wymaganiami ustawodawcy. Już teraz można sprawdzić, jak wygląda cały proces przygotowania dokumentów, jak wygląda testowanie integracji z KSeF. Warto też skontrolować, jak krok po kroku odbywa się uwierzytelnienie swojej firmy w systemie. To tylko niektóre z przydatnych informacji, które pozwolą jeszcze lepiej prowadzić własną firmą, a także dostosować się do zmian wprowadzanych przez ustawodawcę. 

Nowe obowiązki i wyzwania, czyli KSeF już wkrótce

Krajowy System e-Faktur określany w skrócie jako KSeF budzi wiele emocji i to on momentu przekazania informacji o jego wprowadzeniu. System jest cały czas udoskonalany, dzięki czemu moment wprowadzenia obligatoryjnych faktur ustrukturyzowanych do obiegu gospodarczego jest tylko kwestią czasu i żaden przedsiębiorca nie będzie w stanie uniknąć tego obowiązku. Wiele zmian zostało już wprowadzonych, a kolejne nadchodzą. Jednak, kiedy odepchniemy na bok lęk przed nieznanym, zwrócimy uwagę, że KSeF działa bardzo intuicyjnie, a sam sposób wystawiania i dostarczania faktur jest prosty i skraca czas potrzebny do obsługi księgowej firmy. 

Afaktury.pl, czyli jak usprawnić prowadzenie firmy 

Program do fakturowania to jedno z najważniejszych narzędzi używanych przez każdego przedsiębiorcę. Przede wszystkim służy do wystawiania estetycznych dokumentów, ale to nie jedyna funkcja. Afaktury.pl pozwala zaoszczędzić sporo czasu – szablony umów są gotowe, dane dotyczące kontrahentów i towarów pozostają zapisane w systemie, a jeżeli zajdzie taka konieczność informacje pozyskuje się z bazy GUS albo bazy towarów, którą można regularnie uzupełniać. 

Informacje znajdujące się w systemie służą do przygotowania bardzo potrzebnych raportów oraz statystyk obrazujących sytuację firmy, pozwalających sprawdzić, jak kształtuje się sprzedaż, jakie koszty generuje przedsiębiorstwo, a także jakie propozycje nie przypadły do gustu klientów i co zalega na magazynie, a nawet jak kształtuje się sprzedaż w konkretnym okresie. Większość raportów generuje się w pełni automatycznie, wymaga się jedynie podstawowych informacji podanych przez przedsiębiorcę albo osobę, która otrzymała dostęp do systemu.

Dodajmy, że w Afaktury.pl w przeciwieństwie do innych systemów nie obowiązują żadne limity użytkowników. Przedsiębiorca, czyli właściciel konta głównego podejmuje decyzję, kto może z niego korzystać, a także w jakim zakresie. Dostęp może zostać w każdej chwili ograniczony, rozszerzony czy zmodyfikowany w inny sposób. 

Wszystkie prace w programie odbywają się w pełni automatycznie i nie zajmują dużo czasu, co jest kolejną zaletą.