Przygotowanie dokumentów stanowi niezbędny element prowadzenia działalności gospodarczej i mowa zarówno o firmie usługowej, handlowej, jak i produkcyjnej. To właśnie w taki sposób dokumentuje się sprzedaż, zakup niezbędnych produktów czy towarów, a także czynności odbywające się wewnątrz firmy. Dobrze prowadzona ewidencja sprawia, że w dokumentacji panuje ład i porządek, a do tego system automatycznie przygotowuje rozliczenia miesiąca oraz raporty dotyczące przychodów i kosztów.

Wszystkie wymienione funkcje ułatwiają prowadzenie dobrze prosperującej firmy. Przedsiębiorca może skoncentrować całą swoją uwagę na rozwoju jednostki, nawiązywaniu dobrej i trwałej relacji z kontrahentami, a do tego kontrolowaniu sytuacji panującej w przedsiębiorstwie. Reasumując, dzięki programowi do fakturowania przedsiębiorca ma w swoim ręku kompleksowe narzędzie do zarządzania firmą.
Jeśli produkt zostanie dobrze dobrany, a do tego interfejs jest łatwy w obsłudze i intuicyjny korzystanie z systemu staje się przyjemnością, a nie kolejnym obowiązkiem. 

Program do fakturowania – dla kogo?

Narzędzia do fakturowania powstają dla każdego przedsiębiorcy, który pragnie we własnym zakresie prowadzić księgowość swojej firmy i zarządzać nią przy pomocy nowoczesnego systemu z wieloma opcjami i dodatkowymi funkcjami. Program sprawdzi się w małej firmie, gdzie każdego miesiąca wystawia się tylko kilka faktur. Dla takiego przedsiębiorstwa wystarczy podstawowa wersja, gdyż dokumentów jest na tyle mało, że właściciel czy oddelegowany do tego zadania pracownik jest w stanie wykonać wszystkie zadania samodzielnie. 

Z kolei w przypadku średnich oraz dużych firm dobry program do faktur pozwala na przygotowanie dziesiątek dokumentów. Mowa zarówno o dowodach sprzedaży, jak i dokumentacji magazynowej czy innych. Możliwość stworzenia subkont jest bardzo przydatna i sprawia, że zatrudnione osoby otrzymują dostęp do systemu, mogą przygotowywać faktury, oferty handlowe i inne, pilnować terminów płatności, ale nie wiedzą, jaki jest całkowity zarobek generowany przez firmę czy wypłaty pozostałych pracowników. Subkonto może zostać przygotowane również dla urzędu czy księgowej. To doskonały sposób na rozdzielenie obowiązków i bardzo dobrą obsługę klientów firmy. Kiedy jeden pracownik ma przydzielonych kilku kontrahentów, gwarantuje odpowiednie zaangażowanie i obsługę na najwyższym poziomie. 

Jak wybrać dobry program do fakturowania?

W trakcie wyboru programu do fakturowania warto skupić się na kilku podstawowych kwestiach. W pierwszej kolejności należy wybrać intuicyjny i prosty w obsłudze system, który pozwala na przygotowanie wszystkich potrzebnych dokumentów oraz rozliczeń. Pamiętajmy, że system jest używany do zarządzania firmą i sprawowania kontroli na przykład nad płatnościami, dlatego zaawansowane funkcje, dostępne statystyki i analizy są bardzo potrzebne. W wielu dostępnych programach do faktur istnieje możliwość skorzystania z wersji próbnej. To doskonały sposób na sprawdzenie, jak prezentuje się interfejs, jakie są możliwości oprogramowania, a także ile czasu potrzeba do przygotowania dokumentów. 

Dane zgromadzone w systemie pozwalają na wykonywanie graficznych oraz tabelarycznych zestawień. W taki sposób można szybko i sprawnie porównać kolejne miesiące, a nawet lata i mieć doskonałe pojęcie, jak kształtuje się sytuacja w firmie oraz czy trzeba zdecydować się na wprowadzenie zmian w personelu, zarządzeniu przedsiębiorstwem czy wręcz przeciwnie – ze względu na odnoszone sukcesy warto zdecydować się na otwarcie kolejnego oddziału. Aby korzystać z omawianych informacji, trzeba wystawiać nie tylko dowody sprzedaży, ale również księgować faktury zakupowe oraz prowadzić magazyn. 

Skoro dokumenty są wystawiane w programie, można je również w nim archiwizować. Nie ma konieczności drukowania wszystkich dowodów, chociaż taka funkcja również zostaje wprowadzona. Archiwizowanie w chmurze ma wiele korzyści – przede wszystkim nie trzeba przygotowywać miejsca na papierowe dokumenty i spędzać sporo czasu na drukowaniu, segregowaniu i opisywaniu dowodów. Zamiast tego dokumenty pogrupowane w ewidencji znajdują się w chmurze. Pojemne serwery mają dodatkowe zabezpieczenia, dzięki czemu są w pełni bezpieczne, a do tego w przypadku awarii programu czy używanego sprzętu dokumenty nie usuwają się i nie znikają. Przypomnijmy, że dokumenty firmowe muszą być przechowywane przez okres minimum 5 lat. 

Program do fakturowania – co jeszcze się przyda?

Używany system musi być zgodny z oczekiwaniami przedsiębiorcy, dlatego możliwość jego dopasowania do indywidualnych upodobań jest ogromną zaletą. Mowa zarówno o wyglądzie dokumentów, jak i dodatkowych funkcjach i ustawieniach. 

Bardzo przydatna jest opcja zmiany języka, jaki widnieje na fakturze czy innych dokumentach. Większość programów oferuje najpopularniejsze języki, czyli angielski, niemiecki, francuski i czeski, jednak niektóre narzędzia poszły jeszcze o krok dalej. Dobrym przykładem jest Afaktury.pl, gdzie w menu widnieje aż 31 języków! Dbanie o międzynarodowe relacje jeszcze nigdy nie było tak łatwe, tym bardziej że oprócz zmiany języka dostępna jest także możliwość przewalutowania. Zmiana waluty nie należy do trudnych zadań – program wykonuje te czynności w pełni automatycznie. 

Przepisy prawa obowiązujące w Polsce regularnie się zmieniają, stąd używany program powinien być na bieżąco aktualizowany. Tylko w taki sposób można uniknąć błędów i przygotowywać dokumenty zgodnie z najwyższymi standami. Dodajmy, że aktualizacje powinny odbywać się bez ingerencji przedsiębiorcy, szybko i bezpłatnie. 

Problemy z obsługą czy dostępnymi funkcjami mogą pojawić się na każdym etapie prowadzenia firmy, dlatego warto mieć do dyspozycji zespół techników, którzy po nawiązaniu kontaktu szybko rozwiązują problem. Pomoc jest doceniana przez każdego przedsiębiorcę i wiąże się z ogromną dozą zaufania, odczuwaną satysfakcją oraz chęcią współpracy.