Prowadzenie firmy budowlanej to nie lada wyzwanie. Trzeba nadzorować pracowników, pilnować terminów, przygotowywać kolejne projekty, zmagać się z kapryśną pogodą czy niekorzystnymi warunkami pracy. To także ciężka fizyczna praca, w której wymagane są stroje robocze,  obuwie zabezpieczające, rękawice i kaski. Skoro ilość obowiązków jest ogromna, należy wybrać program do fakturowania dla firmy budowlanej, który zdecydowanie ułatwi wystawianie potrzebnych dokumentów, kontrolowanie efektów pracy i prowadzenie magazynu.

Dobrze dobrany program jest tak naprawdę prawą ręką przedsiębiorcy, dlatego trzeba wiedzieć, na jakie funkcje i dodatkowe możliwości warto zwrócić szczególną uwagę. 

Program do fakturowania dla firmy budowlanej – jak wybrać odpowiedni produkt?

Firmy budowlane rozliczają dokumenty z VAT, zatrudniają pracowników oraz potrzebują miejsca do przechowywania sprzętu, narzędzi oraz urządzeń, stąd używany program musi posiadać opcję prowadzenia magazynu. Ze względu na zatrudnione osoby wymagana jest funkcja kadr. Program do fakturowania afaktury.pl ma wszystkie wymienione dodatki, a także o wiele więcej. 

Skuteczne narzędzie do prowadzenia księgowości używane przez firmę budowlaną powinno być przede wszystkim proste i intuicyjne. Nie trzeba decydować się na współpracę z biurem rachunkowym, gdyż można uniknąć dodatkowych kosztów i we własnym zakresie przygotowywać dokumenty, prowadzić rozliczenia z urzędami czy kontrahentami, a także nadzorować stan produktów zgromadzonych w magazynie. Bardziej zaawansowane funkcje pozwalają na wykonywanie analiz i statyk, które są w stanie usprawnić działanie całej firmy i wprowadzić szereg zmian, oczywiście pod warunkiem, że są one konieczne. 

Jakie funkcje zasługują na szczególną uwagę właściciela firmy budowlanej? W pierwszej kolejności warto zwrócić uwagę na możliwość stworzenia bazy kontrahentów oraz towarów i usług, które zdecydowanie upraszczają cały proces przygotowania dokumentów firmowych. Kiedy dane o kontrahentach zostają pobrane z GUS, przedsiębiorca unika błędów i czasu zmarnowanego na wpisywanie wszystkich potrzebnych danych. Jeśli prace przebiegają zgodnie z planem i po każdym etapie wystawiana jest faktura, bardzo przydatna jest opcja wystawiania faktur cyklicznych. Widnieje na nich ta sama kwota, termin płatności oraz niezmienne dane nabywcy i sprzedawcy. Właściciel firmy nie musi martwić się przygotowaniem dokumentów, gdyż wszystko odbywa się w pełni automatycznie. 

Sytuacja przedstawia się tam samo z towarami występującymi w magazynie czy oferowanymi usługami. Baza danych, w której występują wszystkie pozycje wraz z wymaganymi informacjami, sprawia, że wystawianie dokumentów i prowadzenie ewidencji firmy zajmuje kilka minut, a nie długie godziny. 

Intuicyjny interfejs i podpowiedzi programu są szczególnie ważne dla firm budowlanych, które dopiero stawiają swoje pierwsze kroki w biznesie. Zdobywanie nowych klientów, pierwsze zlecenia, nowi pracownicy… Wszystko jest bardzo stresujące, dlatego prosty program do fakturowania z zaawansowanymi funkcjami to narzędzie, które przyda się od początku istnienia firmy. Doskonały przykład programu do faktur, który spełnia wszystkie oczekiwania to afaktury.pl. W programie można przygotować estetyczne i spójne dokumenty, skorzystać z miesięcznych albo rocznych statystyk i na bieżąco kontrolować działalność oraz rozwój własnej firmy. 

Nieterminowe płatności to ogromny problem dla każdej firmy, gdyż mogą wygenerować szereg poważnych konsekwencji. Mowa o zaleganiu z wypłatami dla pracowników, problemami w opłaceniu zakupionych materiałów czy uregulowaniu podatków bądź składek ZUS. Z tego względu opcja windykacji dostępna w programie do fakturowania jest szczególnie przydatna. 

Właściciel firmy budowlanej nie musi martwić się niezapłaconymi fakturami, gdyż za wykonanie wszystkich czynności odpowiada firma windykacyjna, a następnie kancelaria prawna. Wystarczy skorzystać z dostępnej w systemie opcji i czekać na efekty pracy wyżej wymienionych podmiotów. Oczywiście, najlepszym sposobem na nieterminowych kontrahentów jest przerwanie wykonywania pracy, albo zapobieganie takim sytuacjom, czyli żądanie przedwczesnego regulowania płatności za usługę.  

Wracając jeszcze do dużej ilości obowiązków właściciela firmy, warto dodać, że dzięki funkcji dostępnej w wybranych programach (na przykład afaktury.pl) przedsiębiorca może powierzyć szereg obowiązków swoim pracownikom. W tym celu przygotowuje dla nich subkonta z wybranym obszarem dostępu, funkcjami albo przypisanymi kontrahentami. To doskonały sposób na wprowadzenie ładu w firmie budowlanej i odciążenie właściciela, który może skupić swoją uwagę na zdobywaniu nowych klientów, reklamie czy rozbudowie dotychczasowej działalności. 

Magazyn jest niezwykle ważną częścią programu do fakturowania dla firmy budowlanej. Ilość przyjmowanych towarów musi być równa wydawanym. Przy czym obsługa magazynu w systemie jest bardzo łatwa — wystarczy wystawiać faktury oraz wpisywać do systemu informacje o wydawanych z magazynu towarach. Po zakończonym okresie można sprawdzić raport i porównać, jak magazyn oraz inne obszary funkcjonowały na przestrzeni czasu, czy zaszły jakieś zmiany i przede wszystkim, czy były one pozytywne, a może negatywne. 

Firma budowlana nie musi działać jedynie na terenie Polski. W związku ze współpracą z zagranicznymi kontrahentami, pożądaną funkcją w programie jest możliwość przygotowania dokumentów w innych językach oraz zmiana waluty widniejącej na fakturze. Dokumentacja wystawiana w urzędowym języku kontrahenta jest odbierana jako profesjonalne działanie  i wpływa na renomę marki. Przy wyborze programu do fakturowania sekret tkwi w szczegółach, dlatego oprócz podstawowych funkcji bardzo ważną rolę odgrywają dodatki i inne udogodnienia. 

Program do fakturowania dla firmy budowlanej – kilka słów podsumowania

Program do fakturowania dla firmy budowlanej powinien być prosty i intuicyjne, ale jednocześnie zawierać wszystkie wymagane elementy, czyli magazyn, kadry i ewidencję sprzedaży. Bardzo przydatne są raporty i statystyki obrazujące stan firmy. W trakcie wyboru programu trzeba zwrócić uwagę na wsparcie oferowane przez administratora i pomoc techniczną.