FAKTURA PRO FORMA

Poniższy przykład przedstawia sposób wypełnienia faktury proforma

Co zawiera faktura pro forma?

Informacje zawarte na fakturze pro forma są takie same jak we właściwej fakturze wystawianej przez przedsiębiorcę, należy tylko pamiętać o właściwym tytule: „FAKTURA PRO FORMA” lub „PROFORMA” i pozostałych elementach takich jak:

• data jej wystawienia,
• kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę proforma,
• imiona i nazwiska lub nazwy wystawcy i nabywcy towarów lub usług
• adresy kontrahentów,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
• datę wystawienia faktury;
• nazwę produktu, towaru lub usługi,
• jednostka miary i ilość dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
• cena jednostkowa netto,
• kwoty wszelkich rabatów,
• wartość sprzedaży netto,
• stawka podatku VAT,
• kwota podatku VAT,
• wartość sprzedaży brutto,
• kwota do zapłaty słownie,

W fakturze pro forma można umieścić również termin realizacji transakcji, termin zapłaty, formę zapłaty, w zależności czy ma to być zaliczka, płatność gotówką czy przelew z oznaczonym terminem zapłaty.
Faktura proforma nie wymaga podpisu na dokumencie, zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej.

Faktura pro forma wystawiona w afaktury.pl umożliwia zastosowanie wszystkich niezbędnych elementów dokumentu, a do tego stwarza możliwość dodania do treści faktury logo przedsiębiorcy, przez co staje się on i jego firma bardziej rozpoznawalny wśród odbiorców, oraz nadaje mu prestiż.

Nie ma terminu wystawienia faktury pro forma, taki dokument można wystawić przed otrzymaniem przedpłaty lub zaliczki, natomiast nie można go wystawić kontrahentowi po otrzymaniu zaliczki lub całości zapłaty. Wówczas przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia właściwej faktury VAT.

W związku z tym, że nie ma terminów wystawiania faktur pro forma, a nawet nie ma konsekwencji podatkowych, należy wystawiać ich jak najwięcej. Afaktury.pl to program, który pomoże nam szybko i bez problemów stworzyć taką fakturę, a każda następna będzie wystawiana szybciej i skuteczniej.

Afaktury.pl umożliwia wystawianie dokumentu w każdym miejscu, gdzie tylko jesteśmy online czyli mamy dostęp do Internetu. Dalej to już tylko pozostaje wystawiać faktury pro forma, w każdej możliwej sytuacji i wysyłać elektronicznie na adresy e-mail swoich kontrahentów, bezpośrednio z programu, po zakończeniu tworzenia dokumentu.

Faktura pro forma nie stanowi dowodu księgowego i w przeciwieństwie do innych dokumentów tego typu. Faktury te są co raz częściej spotykane w obrocie gospodarczym, w różnego rodzaju transakcjach między kontrahentami.

Wystawienie tego dokumentu nie powoduje obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku, a co z tym się wiąże, również skutków w zakresie podatku VAT oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT.

Faktura pro forma nie zwalnia również podatnika z obowiązku wystawienia faktury będącej dokumentacją dokonanej dostawy towaru lub wykonanej usługi. Chodzi o właściwą dla danej transakcji - fakturę VAT. Otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi również zobowiązuje do wystawienia faktury VAT lub jej odpowiedniej odmiany.

Faktura proforma jest wystawiana w celu złożenia oferty handlowej potencjalnemu odbiorcy naszych produktów, towarów czy usług. Jej celem może być również przyjęcie zamówienia do realizacji.
Faktura proforma stanowi swego rodzaju potwierdzenie złożenia oferty, zgodnie z którym oświadczamy drugiej stronie wolę zawarcia umowy sprzedaży, która będzie udokumentowana fakturą VAT.

Program afaktury.pl daje możliwość wystawienia faktury pro forma i jest ona chętnie używanym dokumentem potwierdzającym zawarcie transakcji. Zawiera wszystkie istotne z punktu widzenia przedsiębiorcy i jego kontrahentów dane czy też informacje. W zasadzie, poza nazwą, niewiele różni się od standardowych faktur VAT.

Na fakturze pro forma podaje się stawkę i kwotę podatku VAT, kwotę brutto oraz proponowany termin zapłaty należności. Na jej podstawie odbiorca może zapłacić wystawcy za towar lub usługę. Nie stanowi ona jednak podstawy do zaksięgowania powyższych kwot. Stanowi jedynie informację o stawkach podatku VAT na dane produkty, towary i usługi oraz wartość tego podatku do rozliczenia z fiskusem.

Faktury pro forma nie podlegają ewidencji w księgach rachunkowych. Po otrzymaniu zaliczki, wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, sprzedający jest zobowiązany do wystawienia normalnej faktury VAT. Dopiero taka faktura stanowi dokument księgowy, który podlega ewidencji do celów księgowych oraz podatkowych.

Fakturę pro forma można traktować jako ofertę zawarcia umowy sprzedaży towaru lub świadczenia usług. Nie ma konieczności wystawiania takich dokumentów, czasem klient sam poprosi sprzedawcę o wystawienie tego dokumentu.

Wydruk faktury pro-forma pdf

Stosowanie faktury pro forma jest jednak bardzo opłacalne, zwłaszcza, aby zachęcić potencjalnego kontrahenta do zakupu. Faktura pro forma jest dobrym rozwiązaniem w sytuacji, gdy kontrahent złożył zamówienie i potrzebujemy sposobu, aby skłonić go albo wręcz namówić do zapłaty zaliczki lub całości kwoty. Taka zaliczka daje nadzieję na sfinalizowanie transakcji.

Wystawiając fakturę pro forma w programie afaktury.pl nasz dokument spełni bardzo ważne zadania w nawiązaniu współpracy handlowej, sprzedaży produktów, towarów albo usług, nawiązaniu dalszych kontaktów i relacji w obrocie gospodarczym. PROFORMA informuję nabywcę o:

• cenie oferowanych produktów, towarów lub usług
• zawiera szczegółową informację dla nabywcy o towarach i usługach
• daje nabywcy obraz tego, jak będzie wyglądała faktura właściwa
• pomaga w uzyskaniu terminowej płatności
• jeśli zostanie podpisana przez nabywcę, można ją traktować jak umowę

Faktura pro forma jest dokumentem, który nie zobowiązuje kontrahenta do jej opłacenia. Dopiero w sytuacji, kiedy odbiorca wystawionej proformy, zaakceptuje ją, wówczas zostaje wystawiona faktura VAT, która została oparta na treści faktury pro formy.

Faktura pro forma to bardzo dobry sposób na to, żeby klienta przygotować na koszty danego zakupu, z wykorzystaniem możliwości wysyłki faktur elektronicznie, na jego adres e-mailowy, co na pewno skróci czas płatności. W sytuacji, kiedy klient zostanie odpowiednio wcześniej powiadomiony o kosztach zakupu, to będzie mógł zaplanować zapłatę za zamówiony towar czy usługę.

Opierając się na programie afaktury.pl możemy wygenerować niezliczoną ilość faktur pro forma. Takie dokumenty poprawiają relacje z kontrahentami, usprawniają naszą umiejętność wystawiania faktur VAT, faktur RR, faktur MARŻA, faktur okresowych, korekt i duplikatów.

Fakturę proforma wystawiamy dokładnie tak samo jak zwykłą fakturę VAT. Proforma w tytule dokumentu oznacza, że nie rodzi on konsekwencji finansowo-podatkowych, stanowi wyłącznie informację, jak będzie wyglądać przyszła faktura VAT.

Krok po kroku przedstawimy jak, dla przykładu w programie afaktury.pl, wystawić fakturę proforma:

• po zalogowaniu na stronę, zobaczymy w głównym panelu wiele zakładek, które służą do wyboru potrzebnych nam opcji, najlepiej zacząć od zakładki USTAWIENIA, która umożliwi wprowadzenie na stałe danych do faktury: nazwę i adres lub imię i nazwisko wystawcy proformy, dane teleadresowe oraz inne informacje, które naszym zdaniem powinny się znaleźć na tym dokumencie,
• w ustawieniach, w polach edytowanych, można zamieścić swój podpis lub pieczątkę czy logo firmy (używamy do tego pliku, w którym znajduje się nasza grafika, może to być plik tekstowy lub zdjęcie),
• w polach edytowanych, można umieścić nagłówek faktury (np. PROFORMA), Stopkę (np. informację o godzinach otwarcia hurtowni, sklepu) oraz informację (np. towar nie podlega wymianie),
• zakładka ustawienia umożliwia wprowadzenie na stałe numerów kont, z który będziemy dokonywać zapłaty przelewem za płatności lub na które będą przelewane należności za wystawione faktury, jeśli wpłata zostanie dokonana za fakturę proforma, należy wystawić fakturę VAT,
• tutaj również wprowadzimy swoje adresy e-mail, numery telefonów i faksów, w kolejności od najważniejszych do mniej ważnych,
  
  - UWAGA: dane wprowadzone przy logowaniu do afaktury.pl, zostaną zamieszczone automatycznie!
• przechodzimy do zakładki WYSTAW DOKUMENT i wybieramy konkretnie fakturę proforma,
  
  - UWAGA: na dokumencie, obok pól edytowanych, widać sympatyczne trybiki, które otwierają możliwość uzupełnienia danych, wcześniej wprowadzonych na stałe, w zakładce ustawienia: * dane firmy * numeracja faktur * stawki VAT/jednostki * ustawienia maili * płatność/dostawa
  
• zaczynamy od ustalenia sposobu numeracji i oznaczenia tego typu faktur, program numeruje automatycznie kolejno wystawiane faktury proforma, ale możemy również wprowadzić własny numer, możemy również wpisać numer zamówienia, którego dotyczy wystawiany dokument,
• przechodzimy w kolejności do wpisu daty wystawienia dokumentu, pamiętając o zasadzie obowiązującej od 2014 roku, która datę zakończenia dostawy lub wykonania usługi (data sprzedaży), obliguje do zobowiązania podatkowego VAT i ta data staje się bardziej istotna z księgowego punktu widzenia,
• kiedy wprowadzimy obie daty, należy wpisać miejsce wystawienia faktury proformy,
• najpierw zamieszcza się dane sprzedawcy lub wystawcy faktury proforma, które automatycznie się ładują lub należy kliknąć aby się uzupełniły w odpowiednich polach,
• podobnie jest w przypadku wprowadzania danych nabywcy, jeśli robimy to po raz pierwszy, należy pamiętać o zapisaniu do pamięci programu tych danych, jeśli wystawialiśmy już dokumenty dla tego nabywcy, wystarczy załadować kontrahenta, afaktury.pl to program, który umożliwia również pobranie danych z GUS, wpisując nr NIP nabywcy,
• wprowadzone są dane odbiorcy i nabywcy, więc przechodzimy do sprzedaży (w proformie: do oferowania) produktów, towarów lub usług, których nazwy kolejno wpisujemy w polu edycyjnym,
• w tym samym wierszu wpisujemy ilość sprzedawanych (oferowanych) towarów lub usług, dalej rozwijamy listę, aby wprowadzić nazwę jednostki miary, może to być standardowa w programie taka, którą wprowadzimy indywidualnie według naszej potrzeby, w zakładce ustawienia: na stronie * stawki VAT/jednostki ,
• w wierszu tego samego towaru lub usługi należy wpisać ustalona przez nas jednostkową cenę brutto,
• należy również ustalić ewentualny rabat w procentach (np. 1%) na dany produkt czy usługę i warto go stosować, bo to zawsze dobrze wygląda w nawiązaniu dalszej współpracy handlowej, otwiera możliwość dalszych upustów przy większych zamówieniach,
• pozostaje jeszcze podanie właściwej stawki VAT na swój produkt, towar lub usługę, rozwijając listę podstawowych stawek wybieramy odpowiednią, jeśli ma być inna niż na liście, wprowadzić ją w zakładce ustawienia: na stronie * stawki VAT/jednostki,
• aby wprowadzić kolejną pozycję, należy kliknąć: dodaj kolejny wiersz, i robimy po kolei dokładnie to samo, co w wierszu wyżej,
• program afaktury.pl automatycznie przeliczy wszystkie wartości, kwoty netto, kwoty VAT, należność ogółem, również umieści na fakturze kwotę słownie do zapłaty,
• w polu edycji: zapłacono, wpisujemy dla faktury proforma 0,-zł, gdyż tak naprawdę ten dokument to dopiero propozycja sprzedaży,
• w następnym polu edytowanym rozwijamy listę z forma zapłaty i wybieramy właściwy sposób proponowanej zapłaty za przyszłą fakturę VAT,
• jeżeli płatność ma być przelewem, należy w polu edytowanym wprowadzić termin zapłaty i podać z rozwiniętej listy, właściwy termin, ale jeśli przyszła zapłata ma być w innym terminie, wprowadzamy własne ustalenia w zakładce ustawienia: na stronie * płatność/dostawa,
• pozostaje jeszcze do ustalenia sposób dostawy towaru, produktu lub usługi, który wybieramy z rozwijanej listy lub wprowadzamy własną nazwę dostawy w zakładce ustawienia: na stronie * płatność/dostawa
• na zakończenie sporządzania faktury proforma, wprowadzamy w pola edytowane osoby upoważnione do wystawienia i odbioru dokumentu, nie jest to jednak konieczne,
• to już koniec wystawiania dokumentu, tylko należy podjąć decyzję, co robimy dalej z fakturą proforma, na pewno warto zapisać jej treść do bazy, można też wydrukować, zapisać w pliku .pdf, wysłać bezpośrednio na adres e-mail naszego odbiorcy,


- UWAGA: powracając na początek strony lub na samym jego dole, na której wystawiany był dokument, znajdziemy czarne przyciski (menu funkcyjne), które pozwalają wykonać kolejne czynności z wystawionym dokumentem:
• nowa faktura
• zapisz do bazy
• drukuj
• zapisz do pdf
• wyślij
• wystaw podobną
• lista faktur
• zrób korektę
• nota korygująca

Spróbuj za darmo bez rejestracji lub zarejestruj się, aby skorzystać z pełnej funkcjonalności.

………afaktury.pl jest!...........A PROFORMA będzie! :)