Wystawianie dokumentów to jeden z obowiązków przedsiębiorcy – bez nich firma nie istnieje. Skoro ich rola jest taka ważna, warto upewnić się, że prezentują się spójnie i estetycznie, a do tego szybko trafiają do kontrahentów.

W tym celu warto wybrać dobry program do fakturowania. Oprócz podstawowych funkcji powinien on umożliwiać sprawowanie kontroli nad przychodami i kosztami firmy, prowadzenie pełnej ewidencji dokumentów oraz wykonywanie rozliczeń z urzędami. W przypadku większych przedsiębiorstw bardzo ważna jest możliwość tworzenia subkont i udzielania dostępu do programu wybranym pracownikom albo księgowej. Tylko w taki sposób przedsiębiorca może powierzyć przygotowywanie dokumentów i obsługę kontrahentów innym osobom i zająć się sprawami związanymi z marketingiem czy rozbudową przedsiębiorstwa.

Właściciel firmy powinien nie tylko sprawować kontrolę nad firmą, ale również sprawdzać, jakie działy/usługi/towary przynoszą największy zysk. Po uzyskaniu odpowiednich informacji można popracować nad osobami czy sektorami, które są mniej dochodowe albo nagrodzić pracowników przyczyniających się do sukcesu firmy. Wszystkie te możliwości i wiele więcej oferuje system do wystawiania dokumentów i prowadzenie księgowości. 

Faktura elektroniczna – co to jest?

Faktura elektroniczna to doskonała alternatywa dla drukowanych i wypisywanych ręcznie dokumentów, które są nie tylko nieekologiczne, ale również zabierają sporo czasu. Dokumenty w wersji tradycyjnej są dalekie od wizerunku nowoczesnej i rozwiniętej firmy, a do tego nie pomagają uporać się z ogromną konkurencją panującą na rynku, stąd przedsiębiorcy po prostu od nich odchodzą. Faktury elektroniczne wystawia się przy pomocy programu do fakturowania. To rozbudowane narzędzie służące do przygotowywania dokumentów, prowadzenia księgowości firmy i sprawowania kontroli. Po wpisaniu wszystkich danych na fakturze zostaje ona przesłana do kontrahenta w dowolnym formacie elektronicznym. 

Aby faktura elektroniczna mogła funkcjonować w obrocie gospodarczym, musi zawierać wszystkie wymagane przez ustawodawcę elementy. Mowa o dacie wystawienie, kolejnym numerze, danych osobowych przedsiębiorcy oraz kontrahenta (adres, NIP, nazwa firmy), dacie wykonania dostawy towarów albo wyświadczenia usługi, nazwie towaru oraz usługi wraz z miarą i ilością, cenie jednostkowej, kwocie przydzielonych rabatów, wartości towarów (kwota bez podatku). Na dokumencie nie może zabraknąć stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto, kwoty podatku oraz kwoty należności ogółem. 

Dokument musi przestrzegać integralności treści, być czytelny i zawierać wszystkie wymienione elementy. 

Program do faktur elektronicznych – jak wybrać?

Wybierając program do fakturowania, trzeba zwrócić uwagę, na występuje funkcje i możliwości systemu. Warto zacząć od sprawdzenia, czy aktualizacje odbywają się automatycznie i jak często są wykonywane. Ważna jest także możliwość zapisania danych oraz przygotowanych dokumentów czy informacji widniejących w panelu magazyn – bez aktualnych informacji cała działalność firmy będzie narażona na poważne problemy. 

Program musi być odpowiednio zabezpieczony, gdyż przechowuje się w nim dane wrażliwe. Chodzi o informacje na temat kontrahentów oraz przedsiębiorcy, które nigdy nie powinny trafić do osób trzecich. 

Kiedy właściciel firmy upewni się, że wybrany program jest w pełni bezpieczny i regularnie aktualizowany, przychodzi czas na sprawdzenie dostępnych funkcji. Warto zacząć od kontroli interfejsu. Obsługa systemu nie może dostarczać większych trudności – w przeciwnym razie przedsiębiorca zamiast szybko i sprawnie wystawiać dokumenty czy sprawdzać statystyki, będzie musiał poświęcić sporo czasu na rozszyfrowanie wszystkich funkcji i dodatków. Prostota oraz wprowadzenie dodatkowych zaawansowanych opcji to ogromny plus doceniany przez każdego użytkownika. 

Co ciekawe, program nie musi być używany tylko przez jedną osobę. Wybrane programy, na przykład Afaktury.pl pozwala na stworzenie dowolnej ilości subkont. Jak funkcjonują dodatkowe konta? Przede wszystkim za ich stworzenie odpowiada przedsiębiorca – właściciel konta głównego i to on decyduje, kto uzyskuje dostęp do systemu, z jakich paneli może korzystać i jakie zadania wykonywać. Taki sposób działania gwarantuje sprawne funkcjonowanie firmy, gdyż kilku pracowników pilnuje terminów płatności, reaguje na ewentualne spóźnienia i jednocześnie przygotowuje atrakcyjne oferty handlowe. 

Program do faktur elektronicznych jest narzędziem wykorzystywanym przez przedsiębiorców działających na terenie Polski oraz tych, którzy skupiają się na rynku międzynarodowym. To oni powinni zwrócić szczególną uwagę na możliwości wystawiania dokumentów w różnych językach i walutach. To doskonały sposób, żeby nawiązać jeszcze lepszą więź z kontrahentami. Występujące na rynku programu mają w swojej ofercie zaledwie kilka opcji wyboru, ale Afaktury.pl umożliwia skorzystanie aż z 31 języków! To absolutny rekord. 

Program do faktur elektronicznych – kilka słów podsumowania

Faktury elektroniczne zdominowały współczesny rynek, gdyż nie wymagają tak dużych nakładów pracy i prezentują się bardzo estetycznie. Aby szybko i sprawnie przygotować dokumentację firmy, wystarczy skorzystać z dobrego programu do fakturowania. Jedno narzędzie pozwala na prowadzenie ewidencji dokumentów, kontrolowanie przychodów i kosztów, a także szybkie płatności za towary czy usługi. Przedsiębiorca sam decyduje o tym, jak wyglądają jego faktury, czy jest na nich logo albo znak firmy, czy go nie ma. Dostępne szablony są zdecydowanym ułatwieniem, a bazy kontrahentów oraz towarów i usług zdecydowanie skracają cały proces przygotowania faktur. Wszystkie działania odbywają się intuicyjnie, a kalendarz występujący w programie sprawia, że żadne biznesowe spotkanie nie zostanie pominięte. 

Bardzo przydatną funkcją oferowaną przez niektóre narzędzia do fakturowania jest możliwość ścigania dłużników zalegających z płatnościami. Informacja o kontrahentach zostaje wysłana do firmy windykacyjnej z poziomu programu, co pozwala zaoszczędzić sporo czasu i przynosi dobre i szybkie efekty. Ta opcja przyda się każdemu przedsiębiorcy, gdyż nieterminowi klienci mogą zdarzyć się każdemu.