Styczeń|Luty|Marzec|Kwiecień|Maj|Czerwiec|Lipiec|Sierpień|Wrzesień|Październik|Listopad|Grudzień
Pn|Wt|Śr|Cz|Pt|So|Nd
Proszę czekać...
Aby przedłużyć ważność twojego konta, skontaktuj się z nami

FAKTURA VAT

Co to jest faktura i jakie ma znaczenie?

Faktura, mówiąc najprościej to dokument. Używamy jest w obrocie gospodarczym i stanowi pisemną informację o sprzedawanych produktach, wyrobach, towarach i usługach. Wystawia go sprzedawca w dwóch jednobrzmiących (identycznych) egzemplarzach. Oryginał przekazuje nabywcy, kopia pozostaje u sprzedawcy.


Od tej zasady jest wyjątek, bo nasze polskie organy ustawodawcze lubią stosować zasadę, że każda reguła ma wyjątki, a te wyjątki potwierdzają regułę. Wielokrotnie jeszcze będziemy mogli się przekonać, jak to skutecznie komplikuje przedsiębiorcom swobodę działalności gospodarczej.


Wspomnianym odstępstwem od zasady przekazywania oryginału dokumentu dla odbiorcy jest faktura VAT RR, gdzie nabywca albo inaczej płatnik podatku wystawia sam sobie dokument, którego oryginał przekazuje sprzedawcy czyli rolnikowi ryczałtowemu, pozostając jako nabywca z kopią tegoż dokumentu. No cóż, chcąc handlować z rolnikiem czy korzystać z jego usług, trzeba trochę popracować nad wystawieniem faktury.


Dokument zwany powszechnie fakturą przechowujemy przez okres pięciu lat. Forma przechowywania jest dowolna czyli dokument może być archiwizowany w formie papierowej, w oznaczonych teczkach, skoroszytach lub segregatorach. Może być archiwizowany również w formie elektronicznej na dysku komputera, dyskach przenośnych, pendrive`ach, płytach CD, DVD.

Poniżej przykład wypełnienia faktury VAT:

faktura VAT

W jaki sposób archiwizujemy faktury?

Archiwizacja faktur powinna być prowadzona według rodzaju dokumentów (VAT, korygujące, duplikaty, RR, marża, walutowe, uproszczone, zaliczkowe). Na pewno archiwum faktur musi być zgodne z zasadą chronologicznego ich przechowywania. Oznacza to, że dokumenty są posegregowane według dat wystawienia lub sprzedaży albo według kolejnych numerów.


Od 2014 roku rozsądniejsze jest archiwizowanie wszystkich faktur według dat sprzedaży lub dostarczenia towaru, usługi, gdyż jest to moment powstania obowiązku podatkowego, a co za tym idzie, dzień księgowania dokumentu. Najważniejsze jest aby nie było luk w numeracji faktur lub dublowania numerów.


Jeśli zdarzy się taka sytuacja to najprostszym rozwiązaniem jest dołączenie do dokumentu oświadczenia osoby odpowiedzialnej za ich wystawianie o okolicznościach zaistnienia takiej sytuacji. W razie kontroli skarbowej nie musimy zastanawiać się, co było przyczyną pomyłki, która zawsze może się zdarzyć.


Co to są faktury elektroniczne i jak je przechowywać

Faktury elektroniczne czyli przesyłane w formie pliku PDF czy HTLM powinny być przechowywane w takiej samej formie jak zastały przesłane zarówno przez wystawcę jak i odbiorcę faktury. Sposób przechowywania ich ma gwarantować autentyczność ich pochodzenia i integralność treści, jej czytelność przez cały pięcioletni okres ich przechowywania.


Dokumenty księgowe udostępnia się do wglądu w siedzibie firmy lub w innym miejscu wskazanym przez przedsiębiorcę we wniosku do wpisu rejestrującego firmę. Należy pamiętać, że adres przechowywania dokumentów to miejsce, w którym zostanie przeprowadzona kontrola skarbowa, jeśli taka będzie miała być przeprowadzona.


Dokumentację księgową czyli nasze faktury musimy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, rozpowszechnianiem bez zgody przedsiębiorcy, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przy prowadzeniu archiwizacji faktur na prywatnym komputerze, powinno dokonać się zabezpieczenia w dostępie do dokumentów dla innych użytkowników.


Dokonując podsumowania w jaki sposób archiwizować faktury, można jednoznacznie stwierdzić, że obojętne czy jest to dokument na papierze, czy jest to dokument w formie elektronicznej, przechowujemy go przez okres pięciu lat, pamiętając o chronologii numerów lub dat wystawienia czy sprzedaży.


Twoje archiwum faktur online

Takie proste, łatwe i praktyczne archiwum zapewnia program afaktury.pl, który przechowuje dokumenty na zabezpieczonych serwerach, które posiadają certyfikat bezpieczeństwa SSL. Każdedo dnia wykonywane są kopie bezpieczeństwa, która ułatwiają dostęp do archiwalnych dokumentów.


Rewelacyjnie prosty jest również sposób odnajdywania faktur, gdyż wchodząc na zakładkę listy faktur, mamy przejrzysty obraz według jakich kategorii chcemy odszukać jeną lub więcej faktur. Jeśli wybierzemy rok, który nas interesuje w poszukiwaniach, to i jednocześnie możemy wybrać jedną z dwunastu zakładek z kolejnymi miesiącami roku. Oczywiści mamy możliwość kliknąć na opcję wszystkie faktury w całym roku.


W programie afaktury.pl przedsiębiorca może również łatwo wyszukać dowolną ilość swoich dokumentów przez wprowadzenie w okno edytowane nazwę odbiorcy, numer NIP osoby lub firmy, numer faktury, datę sprzedaży czy konkretną kwotę do zapłaty jaka była na szukanej fakturze. Czyniąc jakąkolwiek z powyższych czynności, rozwinie się lista faktur z danymi, które zostały wprowadzone do poszukiwań.


Jakie to proste! Aż chce się człowiekowi bawić w detektywa. :)

Przykład wydrukowanej faktury pdf:

fatura VAT pdf

Jakie informacje zawiera faktura?

Dokument potwierdzający transakcję handlową powinien identyfikować zarówno dostawcę jak i odbiorcę, najlepiej jak są to pełne dane dotyczące nazwy i siedziby kontrahentów. Kolejnym ważnym elementem tego dokumentu jest jego unikatowy numer i należy pilnować aby numeracja była właściwa, bez powtarzania i bez luk. Brak chronologii w numeracji może rodzić podejrzenie o jakieś nieprawidłowości w obrocie handlowym i jej dokumentacji podczas kontroli podatkowej lub skarbowej.


Data sprzedaży i wystawienia faktury jest elementem powtarzalnym na dokumentach, gdyż przedsiębiorca może wystawiać w przeciągu jednego dnia dużo takich faktur. Według najnowszych przepisów prawa podatkowego, ważniejsza jest data dostarczenia towaru lub usługi niż data wystawienia dokumentu.


Obie są jednak ważne, gdyż pierwsza powoduje obowiązek podatkowy, druga jest ograniczona czasowo w zależności od rzeczywistej daty dostarczenia towaru lub usługi do nabywcy.

Faktura musi określać przedmiot transakcji i jej poszczególne elementy czyli przede wszystkim nazwę produktu, towaru, usługi, jego ilość, cenę i wartość. W przypadku faktur VAT wyszczególnia się również stawkę podatku VAT na dany towar lub usługę i wartość tego podatku ustalonej od ceny netto. Kwota brutto i jej zsumowana ogólna należność za całą transakcję musi być wyrażona cyfrowo i słownie.


Co do sposobu i terminu zapłaty za transakcję, musimy ustalić formę zapłaty i może to być gotówka lub przelew. Może być również forma mieszana co oznacza, że część faktury została opłacona gotówką a pozostała część zostanie zapłacona przelewem. Termin zapłaty nie jest ściśle określony, możemy dowolnie ustalać ostateczną datę wpływu gotówki na konto.


Na fakturze możemy również umieścić informację o sposobie i warunkach dostawy sprzedawanych towarów lub usług. Jeśli chodzi o sposoby dostawy to może być odbiór przesyłka pocztowa lub kurierska. Co do warunków dostawy, to mogą one określać koszt dostawy i wskazywać sprzedawcę lub nabywcę jako płatnika. W międzynarodowej sprzedaży towarów często stosuje się określenie incoterms, co oznacza, że koszty transportu ponoszą obie strony transakcji, rodzaj transportu jest określony z góry oraz wyznaczony jest moment przejścia odpowiedzialności za przesyłkę na nabywcę.


Faktura zawiera zawsze takie informacje, które jak najlepiej określają wszystkie ważne elementy umowy kupna sprzedaży. Dokument ten z założenia wystawia sprzedawca, ale ma formę kontraktu lub umowy.

Wystawca dokumentu potwierdza sprzedaż ( przekazanie, wysyłkę) konkretnych produktów a nabywca akceptuje wszystkie zawarte w niej informacje czy dane.

Czy trzeba podpisywać efaktury?

Nie ma wymogu podpisu odbiorcy akceptującego dokument. Faktura potwierdza transakcję, która wcześniej została uzgodniona czy omówiona, czasem jest sporządzana na podstawie innych dokumentów (zamówienia, proformy). Zapłata pieczętuje lub inaczej: finalizuje całą transakcję czyli umowę kupna sprzedaży.


Faktura VAT jest szczególnym rodzajem dokumentu, który wystawiany jest przez płatników podatku od towarów i usług. Jest ona bardziej szczegółowa, zawiera stawki i kwoty podatku VAT. Podlega odrębnym przepisom prawnym zawartych w ustawie o VAT.


Jakie są rodzaje faktur i co ich charakteryzuje?

Każdy rodzaj faktury jest wyjątkowym dokumentem, który sporządzany jest na różne okoliczności w obrocie gospodarczym i niewątpliwie każda taka faktura, niezależnie od rodzaju, dokumentuje etap transakcji handlowych, wręcz go identyfikuje.


Duplikat faktury potwierdza fakt zagubienia, zniszczenia lub innych okoliczności powodujących zastąpienie go kopią wcześniej wystawionego dokumentu. Duplikat wystawia się w dwóch egzemplarzach, ale to już nie jest ten pierwotny, oryginalny dokument. Może przecież się okazać, że nasza zguba się odnajdzie i wtedy należy przechowywać oba dokumenty, najlepiej z informacją o okolicznościach ich zdublowania.


Faktura proforma

Faktura proforma jest wyjątkowo interesującym dokumentem, gdyż wygląda dokładnie tak samo jak właściwy dokument księgowy lecz nim nie jest i nie powoduje zobowiązań podatkowych. Nie znaczy to jednak, że nie jest istotne jak zostanie sporządzony. Taka proforma to wizytówka przyszłych dokumentów księgowych potwierdzających sprzedaż towarów lub usług przez przedsiębiorcę. Może zachęcić nabywcę do kupna lub też zniechęcić na przykład brakiem rabatu czy zawyżona ceną.


Proforma w niektórych sytuacjach jest sygnałem dla nabywcy, że warto zabezpieczyć sobie możliwość zakupu towarów czy usług, które zostały ujęte w fakturze proforma i dokonuje on wpłaty zaliczki na poczet przyszłej dostawy do której będzie już wystawiony właściwy dokument księgowy potwierdzający sprzedaż.


Faktura zaliczkowa

Faktura zaliczkowa jest wystawiana przez sprzedawcę produktów, towarów lub usług w terminie nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano ta zaliczkę. Obowiązek podatkowy na gruncie podatku VAT powstanie z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Fakturę zaliczkową nie można jednak wystawiać wcześniej niż na 30 dni przed otrzymaniem częściowej wpłaty.

Na każdą zaliczkę, przedpłatę czy ratę musimy wystawić osobny dokument.


Wobec takich przepisów, aby nie komplikować sobie życia i dopuszczać do sytuacji kiedy produkujemy stos dokumentów, w tym przypadku kilku czy kilkunastu zaliczek od kontrahenta, należy wcześniej porozumieć się z nabywcą i ustalić warunki przedpłaty. Oczywiście nie zawsze jest to możliwe, w szczególności gdy kupowany towar lub usługa są nabywane na długoterminowe raty. Należy rozważyć jaka opcja zapłaty jest najlepsza dla przedsiębiorcy sprzedającego swoje produkty.


Faktura korygująca

Faktura korygująca jest dokumentem, w którym dokonuje się poprawy różnego rodzaju błędów w fakturze właściwej. Wystawiana jest również w przypadku reklamacji czy zwrotu zakupionych towarów lub usług.


Korekta faktury może dotyczyć źle wprowadzonych nazw, cen, jednostek miary, stawek VAT, kwot netto, brutto i kwot sumujących należność ogółem na fakturze. W przypadku faktur wystawianych przy użyciu programów komputerowych, częstotliwość wystąpienia błędów jest znikoma.


W obrocie gospodarczym występują jeszcze faktury ze szczególnymi procedurami, które są stosowne w wyjątkowych okolicznościach. Podstawowe elementy które musi posiadać faktura są takie same, lecz inne są okoliczności i procedury ich wystawiania. Takie sytuacje dotyczą niewielkiej grupy przedsiębiorców lub niewielu sytuacji, w których dokonuje się transakcji o szczególnym charakterze.


Pozostałe rodzaje faktur

Do faktur o szczególnych procedurach należy faktura VAT RR, którą wystawia przedsiębiorca dokonujący zakupu towarów lub usług od rolnika ryczałtowego. Oryginał dokumentu przekazuje rolnikowi a kopię zachowuje dla siebie. Jeśli zapłata nastąpi na rachunek bankowy rolnika, to przedsiębiorca może odliczyć należny podatek VAT. Faktura jest wystawiana w każdej takiej sytuacji, ale nie w każdym przypadku rolnik posiada konto bankowe. Wówczas należy skalkulować transakcję i ewentualnie zmienić dostawcę produktów rolnych lub usług przez niego świadczonych, na innego rolnika ryczałtowego.


Wystaw fakturę VAT Faktura marża to również dokument o szczególnych procedurach. Podstawą opodatkowania jest marża stanowiąca różnicę między całkowitą kwotą, którą ma zapłacić nabywca towaru, a kwotą nabycia, pomniejszoną o podatek. Takie dokumenty wystawiają właściciele, komisów samochodowych, biur podróży, antykwariatów. Faktura marża dokumentuje sprzedaż towarów używanych i usług turystycznych.


Spróbuj za darmo bez rejestracji lub zarejestruj się aby skorzystać z pełnej funkcjonalności