Oferta handlowa online

Oferta handlowa

Oferta handlowa to dokument, który przedstawiamy kontrahentowi z propozycją sprzedaży towarów lub usługi. Oferta jest dokumentem nieksięgowym i niezobowiązującym obie strony do transakcji. . W handlu oraz w usłudze jednak często się go używa w celach zaoferowania materiałów, usług, cen, terminu, dostawy. Klient wówczas może porównać z innymi ofertami na rynku i wybrać najkorzystniejszą. Oferta handlowa zwaną również ofertą sprzedaży może być sporządzona zarówno dla klienta firmowego jak i osoby prywatnej nie posiadającej numeru NIP. Dość istotną informacją na ofercie jest jej termin ważności.

Komu i kiedy wystawić ofertę handlową

Nie ma żadnych konkretnych wytycznych co do oferty. Na rynku, w praktyce ofertę stosuje się przed zawarciem umowy. Najczęściej oferta wystawiana jest klientowi, który poszukuje towarów lub usług. Przykładem może być klient zamierzający wyremontować dom.
Wówczas potrzebuje oferty na potrzebne materiały oraz usługę, aby zorientować się w cenach i czasie realizacji. Oferta handlowa pomoże klientowi na zdecydowanie się na zaproponowany towar. Wiele firm na ofercie handlowej przedstawia szczegóły i warunki zakupu, termin dostawy lub czas wykonywania usługi.

Wzór oferty handlowej pdf

Program do tworzenia ofert handlowych afaktury.pl posiadają w swej ofercie różne wzory pdf. W ustawieniach-wygląd dokumentów znajdują się szablony pdf. Można wybrać najprostszy lub taki, który zwróci na siebie uwagę i wyróżni się spośród innych dokumentów.
Wśród dostępnych wzorów jest oferta handlowa, na której w pdf można umieścić zdjęcia towarów. Jest to dość ekskluzywna opcja a zarazem dużo mówiąca o produkcie, gdyż oferta ze zdjęciem towaru od razu pokazuje klientowi co dokładnie jest przedmiotem sprzedaży.
PDF oferty handlowej można wybrać w dowolnym kolorze, dodać logo firmy lub pieczątkę graficzną, wstawić dodatkowe uwagi dotyczące szczegółów sprzedaży (zakupu).
Oferta handlowa powinna być staranna i rzetelna, zachęcająca klienta do sfinalizowania transakcji.

Co powinna zawierać oferta handlowa

Najważniejszym punktem oferty handlowej jest przedmiot zakupu, czyli towar lub usługa.
Powinna być dokładnie opisana, wraz ceną, podatkiem i czasem realizacji. Te dane umieszczamy w tabelce. Jeżeli mamy zapisane towar/usługę w bazie wówczas jednym kliknięciem można załadować na dokument. Do danego produktu jest możliwość zapisania zdjęcia, wówczas zdjęcie również wyświetli się w tabeli a wybór odpowiedniego wzoru pdf pozwoli na wydrukowanie fotografii na ofercie handlowej w pdf.
Istotnymi danymi, które umieszczamy na ofercie są dane sprzedawcy i nabywcy czyli kto sprzedaje i kto kupuje.
Po stronie Sprzedawcy powinny być:
- nazwa i adres firmy, NIP, warto dodać nr telefonu, adres email oraz stronę www.
Po stronie nabywcy
- nazwę kupującego, adres, jeżeli jest to firma nr NIP i warto umieścić nr telefonu czy email.
Termin ważności oferty, szczegóły zakupu, dostawy lub inne ważne informacje wpisać można w dodatkowych informacjach. Warto zawrzeć jak najwięcej szczegółów by oferta była optymalna i rzetelna.

Druk oferty handlowej

Ofertę handlową można wydrukować lub wysłać emailem.
Warunkiem jest jej wcześniejszy zapis do listy ofert. Dzięki temu oferta zostaje zachowana, można do niej powrócić, poprawić, wystawić podobną , wydrukować i wysłać elektronicznie do klienta.
W liście ofert znajdują się przyciski Drukuj i Wyślij, po kliknięciu których otwiera się okienko z dodatkowymi wyborami.
Znajdują się tu typy dokumentów - np. możliwość wydrukowania oferty jednocześnie w dwóch egzemplarzach.
Dodatkowo wybrać można:
- ceny na wydruku
- podpisy
- QRCode
- termin zapłaty
- datę w terminie zapłaty
- QRCode płatności
- status dokumentu
- pole GTU
- pole procedura sprzedaży
- podsumowanie ilości
- kwotę słownie
- kwotę netto w walucie, kwotę VAT w PLN
- pole P (paragon)
- pole statusu produktu (wydruk)
- sposób dostawy
- kwotę w dwóch walutach
- waluty
- konta bankowe
- czy płatnik VAT
- czy płatnik VAT EU
- podzielona płatność
- wpłatę
- historię wpłat

Po kliknięciu Utwórz pdf otworzy się oferta w wersji, którą dostarczmy klientowi.
Drukowanie odbywa się z pliku pdf.
Natomiast podczas wysyłki podajemy adres lub adresy email. System wyśle na skrzynkę ofertę jako załącznik pdf wraz z krótką treścią informacyjną.

Oferta handlowa po angielsku, niemiecku i w innych językach

Bardzo często ofertę kierujemy do klientów zagranicznych. Dużym ułatwieniem jest przedłożenie oferty w rodzimym języku kontrahenta.
Program do robienia ofert handlowych afaktury.pl posiada możliwość przetłumaczenia oferty na poniższe języki:
angielski, niemiecki, słowacki, francuski, holenderski, czeski, bułgarski, włoski, hiszpański, szwedzki, litewski, portugalski, rosyjski, hindi, białoruski, ukraiński, chiński, chorwacki, turecki, łotewski, estoński, norweski, grecki, afrykanerski, rumuński, słoweński, japoński, kazahski, duński, węgierski, fiński, litewsko-angielski polsko-bułgarski, polsko-hiszpański, polsko-szwedzki, angielsko-niemiecki, polsko- portugalski, bułgarsko-słowacki, angielskorumuński, polsko-włoski, polsko-duński, polsko- chiński, polsko-czeski.

Nie trzeba znać dokładnie języka, aby wygenerować ofertę dla zagranicznego kontrahenta.
Podczas generowania pdf oraz wysyłki emailem, w okienku wyboru znajdują się wymienione powyżej tłumaczenia. Wystarczy zaznaczyć porządane i utworzyć pdf.

Jak zamienić ofertę w fakturę lub inny dokument

Dużym ułatwieniem dla Użytkowników afaktury.pl jest możliwość konwertowania dokumentu w inny dokument. Dzięki czemu z oferty, która jest realizowana można jednym kliknięciem zrobić proformę, fakturę zaliczkową, fakturę czy inny dokument.

Po zapisaniu oferty do listy ofert, pod numerem oferty znajdują się ikonki:
- FV - czyli faktura
- P - czyli proforma
- R - czyli rachunek
- WZ - czyli wydanie zewnętrzne
- KP - czyli kasa przyjęła
- KW - czyli kasa wypłaciła
- ZAM czyli zamówienie
- ZAL - czyli faktura zaliczkowa
- PPT - czyli protokół przekazania towaru

Po wybraniu jednej z ikonek otworzy się wybrany dokument, w którym wszystkie dane, jakie były wprowadzone do oferty, zostaną automatycznie przeniesione. W ten sposób szybko można wystawić inny dokument bez konieczności wpisywania po raz kolejny wszystkich informacji.
Nowy dokument posiadać będzie numerację zgodną dla wybranego, aktualną datę i możliwość edycji pozostałych danych.
Po zapisie, pokaże się w liście dokumentów zgodnie z jego nową nazwą, czyli faktura trafi do listy faktur a zaliczka do faktur zaliczkowych.
Dzięki szybkiemu i łatwemu konwertowaniu dokumentu w inny dokument unikamy pomyłki czy przeoczenia informacji.

Oferta handlowa - wydruk PDF