Program do wystawiania rachunków online

Rachunek online

Rachunek online to dokument księgowy wystawiany w programie internetowym afaktury.pl
Forma online pozwala do stworzenie rachunku bez użycia papieru czy urządzenia, na którym jest zainstalowany program deskoptowy. Rachunek online to najczęstsza wybierana forma, wręcz już narzucona przez Ministerstwo Finansów. Mimo, że często rachunek może być zastąpiony fakturą bez vat to jest grupa podmiotów, która używa tego dokumentu. Dla tej właśnie grupy, program do wystawiania rachunków jest w wersji online, aby w każdym momencie, z każdego urządzenia z dostępem do internetu można było utworzyć Rachunek.
Rachunek jest dokumentem księgowym i należy go przekazać kontrahentowi oraz zaksięgować i rozliczyć.

Jak wystawić rachunek

Będąc w programie afaktury.pl wybieramy Rachunek z górnego menu po najechaniu kursorem w Wystaw dokument. Otworzy się szablon do wypełnienia. Bardzo przejrzysty wzór rachunku sprawia, że wypełnienie danych będzie bardzo szybką czynnością.
System automatycznie wstawi kolejny, bieżący numer dokumentu, taki jaki ustawiliśmy w Ustawieniach -> numeracja rachunku. Podobnie ukażą się aktualne daty z możliwości wyboru innego dnia.
Dane po stronie Sprzedawcy, które są obowiązkowe, pojawią się również jeżeli wcześniej zostały zapisane w Dane firmy.

Obowiązkowe dane Sprzedawcy to:
- Nazwa firmy/podmiotu
- Adres
- Numer NIP lub inny numer podmiotu, np PESEL
- Jeżeli rachunek opłacony ma być przelewem, musi znaleść się numer konta bankowego.

Dodatkowo można umieścić nr telefonu, adres mailowy czy stronę www.

Po prawej stronie wpisujemy dane Nabywcy.
Zgodnie z ustawą obowiązkowo należy umieścić:
- nazwę nabywcy
- adres
- jeżeli jest to firma, numer NIP

Niezbędną rzeczą jest wypełnienie tabelki czyli wpisanie nazwy towaru lub usługi orazpodanie ceny i ilości.
Na koniec pozostaje określić czy Rachunek jest opłacony i jakim sposobem lub podać sposóbi termin płatności.

Jako, że rachunek wypełniany jest w wersji online nie ma konieczności wstawiania podpisów, ale jest na nie przeznaczone miejsce i można uzupełnić.
Szablon rachunku posiada również dodatkowe informacje takie jaki dopiski, statusy czy uwagi do dokumentu.
Po wypełnieniu wszystkich niezbędnych i dodatkowych informacji rachunek należy zapisać w programie. W tym celu z menu wybieramy zapisz rachunek. Dokument zastanie zachowany i widoczny w liście dokumentów -> rachunki. Z tego miejsca można wejść do rachunku klikając w jego numer, wydrukować, wysłać emailem, oznaczyć jako zapłacony czy utworzyć kolejny, podobny.

Rachunek bez vat

Rachunek to forma dokumentu, na którym nie ma informacji na temat kwot netto, vat i brutto. Zastosowana stawka podatku to „bez vat”. Zatem to właściwy dokument dla podmiotów, które nie są płatnikami podatku vat.
Domyślnie w tabeli zastosowana jest właśnie ta stawka, mimo, że nie jest ona uwidoczniona.
Wystarczającymi danymi to nazwa towaru lub usługi, ilość i cena. System automatycznie wyliczy ostateczną cenę do zapłaty bez powiększania jej o % vat.
Rachunek bez vat stanowi podobiznę do faktury bez vat, również przeznaczoną dla podmiotów nie zarejestrowanych do VAT i nie będących płatnikiem podatku.

Wzór rachunku w pdf

Po prawidłowym utworzeniu i zapisaniu rachunku otworzyć można go w pdf. Wzór rachunku w pdf wcześniej ustawia się w wyglądzie dokumentów. Tu wybiera się jeden z dostępnych szablonów i kolorów.

PDF rachunku dodatkowo może być wzbogacony o informacje takie jak:
- ceny na wydruku
- podpisy
- QRCode
- termin zapłaty
- datę w terminie zapłaty
- QRCode płatności
- status dokumentu
- pole GTU
- pole procedura sprzedaży
- podsumowanie ilości
- kwotę słownie
- kwotę netto w walucie, kwotę VAT w PLN
- pole P (paragon)
- pole statusu produktu (wydruk)
- sposób dostawy
- kwotę w dwóch walutach
- waluty
- konta bankowe
- czy płatnik VAT
- czy płatnik VAT EU
- podzielona płatność
- wpłatę
- historię wpłat

Jednakże w pierwszej kolejności należy wybrać Drukuj z listy dokumentów lub Utwórz PDF edycji dokumentu. W okienku, które się otworzy będą widoczne powyższe opcje.
Wzór rachunku w pdf można przetłumaczyć na języki obce. Do wyboru mamy zatem rachunek po angielsku, niemiecku, słowacku, francusku, holendersku, czesku, bułgarsku, włosku, hiszpańsku, szwedzku, litewsku, portugalsku, rosyjsku, hindi, białorusku, ukraińsku, chińsku, chorwacku, turecku, łotewsku, estońsku, norwesku, grecku afrykanersku, rumuńsku, słoweńsku, japońsku, kazahsku, duńsku, węgiersku, fińsku, litewsko-angielsku polskobułgarsku, polsko-hiszpańsku polsko-szwedzku, angielsko-niemiecku, polsko- portugalsku, bułgarsko-słowacku, angielsko-rumuńsku, polsko-włosku, polsko-duńsku, polsko- chińsku, polsko-czesku.

Na sam koniec zatwierdzamy przyciskiem Drukuj. Rachunek wówczas otworzy się w pliku pdf. Plik ten można zapisać na komputerze lub wydrukować.

E-rachunek czyli jak wysłać rachunek mailem

Najpopularniejszą formą przekazania dokumentu kontrahentowi jest wysłanie go e-mailem.
Z programu do wystawiania rachunków afaktury.pl w bardzo prosty sposób można to zrobić zarówno korzystając z komputera jak i telefonu komórkowego. W edycji rachunku oraz w iście rachunków znajdują się przyciski Wyślij. Po kliknięciu w jeden z nich, otworzy się okienko, w którym wystarczy wpisać adres email odbiorcy. Jednocześnie można wysłać do kilku adresatów jak również do siebie. Wysłany w ten sposób rachunek pełni funkcję erachunku.
Rachunek wysłany bezpośrednio z programu afaktury.pl jest szyfrowany i zabezpieczony. Jednocześnie wysyłamy klientowi krótką wiadomość dotyczącą tego dokumentu. Treść ta zaproponowana jest przez system, jednakże można ją w dowolny sposób zmienić lub dopisać inne informacje.
W ustawieniach wysyłki maili jest możliwość stworzenia indywidualnej treści wiadomości i załączania do e-rachunku.
W momencie wysyłki zaznaczyć można dodatkowe informacje, podobne do tych, które wybrać można podczas generowania pdf. E-rachunek można wysłać w obcym języku.

Jak zaciągnąć dane z GUS na rachunek

Program do rachunków online niesie ze sobą bardzo dużo ułatwień, między innymi możliwość zaciągnięcia danych bezpośrednio z bazy GUS. To najbardziej popularna baza, która skupia wszystkich zarejestrowanych podmiotów, zarówno działalności gospodarcze jak i spółki. Podczas sporządzania rachunku, po stronie sprzedawcy należy wpisać nr NIP w rubryczkę NIP i kliknąć przycisk GUS. W ciągu kilku sekund wypełnią się pola z nazwą firmy i adresem a niekiedy wstawiony zostanie adres email.
Dane te najczęściej są aktualne. Dodatkowo klienta zapisać można w programie poprzez zatwierdzenie zapisz kontrahenta. Wówczas tworzyć będzie się wewnętrzna, indywidualna baza własnych kontrahentów co ułatwi późniejsze tworzenie rachunku.

Program do wystawianie rachunków online

Afaktury.pl jest jednym z najpopularniejszych programów online to tworzenia rachunków. Dostęp online pozwala na nieograniczony czas i miejsce pracy. Zapis rachunków do wewnętrznego archiwum zapewnia dostęp do dokumentów nawet wystawionych kilka lat wcześniej. Za pomocą podręcznej wyszukiwarki wyświetlić można rachunki wystawione dla danego klienta lub z określonych towarem.
Program z rachunkami online jest bogaty w funkcjonalność, dzięki czemu każdy może dopasować swoje konto do indywidualnych potrzeb skracając sobie czas wypisywania dokumentu.