tysiąc,tysiące,tysięcy||milion,miliony,milionów||miliard,miliardy,miliardów
zero,jeden,dwa,trzy,cztery,pięć,sześć,siedem,osiem,dziewięć||dziesięć,jedenaście,dwanaście,trzynaście,czternaście,piętnaście,szesnaście,siedemnaście,osiemnaście,dziewiętnaście||dwadzieścia,trzydzieści,czterdzieści,pięćdziesiąt,sześćdziesiąt,siedemdziesiąt,osiemdziesiąt,dziewięćdziesiąt||sto,dwieście,trzysta,czterysta,pięćset,sześćset,siedemset,osiemset,dziewięćset
Musisz wybrać klienta, aby móc wybrać oddział
Podaj numer NIP
Błędny numer NIP
Podaj kod autoryzacyjny
Podany kod jest nieprawidłowy
Brak wystarczającej ilości towaru
Kontrahent został zapisany
Uzupełnij dane - Podaj nazwę kontrahenta
Musisz wybrać klienta, aby móc dodać oddział
Podaj nazwę dla oddziału
Oddział został zapisany
Dane sprzedawcy zostały zapisane
Żaden kontrahent nie został jeszcze utworzony
Konta nie ma na białej liście.
Błędne dane, nieprawidłowy nip lub numer konta
Błąd wykonania zapytania.
Uzupełnij dane - Wybierz sposób płatności
Uzupełnij dane - Wybierz sposób dostawy
Uzupełnij dane - Wybierz walutę
Uzupełnij dane - Podaj nazwę sprzedającego
Uzupełnij dane - Podaj nazwę nabywcy
Uzupełnij dane - Podaj datę wystawienia
Uzupełnij dane - Podaj miejsce wystawienia
Uzupełnij dane - Podaj numer faktury
Zaliczka została dodana
Dokument nie istnieje!
Zaliczka została wysłana
Uzupełnij dane - Podaj adres e-mail
Nie można dodać produktu, jest on już dodany.
Dodaj produkty do faktury
Zaliczka została zapisana
Uzupełnij dane - Podaj termin zapłaty
Przypomnienie zostało wysłane
Wezwanie zostało wysłane
Uzupełnij dane - Podaj przyczynę korekty
Faktura zaliczkowa co to za dokument
Faktura zaliczkowa jest dokumentem księgowym wystawianym jako przedpłata częściowa lub całkowita za zamówiony towar lub usługę. Można też powiedzieć, że zaliczka jest rezerwacją towaru czy gwarancją i zabezpieczeniam, że kontrahent się z transakcji nie wycofa. Przedsiębiorstwo jest również wówczas zobowiązane do zachowania terminu i finalizacji transakcji. Niejednokrotnie fakturę zaliczkową wystawia się na poczet wykonania usługi, za którą wykonawca kupuje materiały. Również przy zamówionym drogim towarze praktykuje się zaliczkowanie transakcji. Dokonuje się tego by pokryć koszty związane z rozpoczęciem transakcji lub na poczet produkcji itd.
Zatem faktura zaliczkowa jest ważnym dokumentem w procesie usługowym i handlowym i bardzo często wystawianym przez firmy i przedsiębiorstwa.
Obowiązkowe dane na fakturze zaliczkowej
Na fakturze zaliczkowej obowiązkowo umieszcza się kwotę zaliczki w wysokości jaką klient wpłaca lub wpłacił. Niezbędna jest również informacja o przewidywalnej całkowitejwysokości transakcji.
Zgodnie z ustawą o VAT art.106f na dokumencie zaliczki muszę znaleźć się takie informacje jak:
- kolejny numer faktury zaliczkowej
- Data wystawienia
- Dane sprzedawcy i odbiorcy, w tym adres i nr NIP
- nazwa towaru/usługi z wyszczególnieniem słowa „zaliczka”
- Kwota zaliczki jaki sposób ma zostać wpłacona lub jaka została wpłacona
- Stawka podatku vat
- Kwoty netto, vat, brutto
Istotne są jeszcze informacje na temat terminu i sposobu płatności oraz ewentualnie nr kontabankowego.
W dolnej części formularza zaliczkowego można dopisać dodatkowe informacje, które mogąbyć przydatne przy wykonywaniu usługi.
Kiedy wystawia się fakturę zaliczkową
Fakturę zaliczkową wystawia się po zaakceptowaniu przez obie strony oferty, zamówienia czy ogólnie mówiąc zgody na rozpoczęcie transakcji sprzedaży. Wcześniej można sporządzić stosowną ofertę czy zlecenie, w których to zawiera się szczegóły. Warto opisać przedmiot zakupu, podać cenę, ilość oraz czas wykonania i realizacji zamówienia.
Zaliczę wystawić można z terminem płatności na uzgodnioną wcześniej kwotę lub na podstawie wcześniejszej wpłaty. W drugiej sytuacji zaliczkę wystawia się obowiązkowo w celu rozliczenia wpłaty. Faktura zaliczkowa opiewać może na częściową zapłatę za towar czy usługę jak również na całkowitą cenę czyli przedpłatę 100%.
Do jednego zamówienia czy usługi może być wystawione kilka zaliczek w różnych terminach. Ważne jest by każdą zaliczkę zaksięgować.
Jak rozliczyć zaliczkę czyli faktura końcowa
Po wykonywaniu usługi lub dostarczeniu towaru każdą zaliczkę trzeba rozliczyć wystawiając tak zwaną fakturę końcową. Jeżeli do jednej transakcji wystawione było kilka zaliczek, rozliczyć trzeba je wszystkie i można to zrobić jedną fakturą.
Faktura końcowa to zwykła faktura, w której muszę być ujęte zaliczki i odjęte od całkowitej wartości towaru/usługi.
W tym celu należy wejść w Listę faktur zaliczkowych. Dla ułatwienia szukania w wyszukiwarce warto wpisać nr NIP Nabywcy oraz określić przedział czasowy, w którym to zaliczki były zapisane.
Jeżeli rozliczamy tylko jedną zaliczkę wystarczy kliknąć w ikonkę ROZ znajdującą się tuż pod numerem zaliczki.
Jeżeli natomiast rozliczamy kilka dokumentów to zaznaczamy je w pierwszej kolumnie i powyżej tabeli klikamy w zielony przycisk „Rozlicz zaliczkę”.
W jednym i drugim przypadku otworzy się faktura z kolejnym bieżącym numerem. Daty jak i dane sprzedawcy oraz nabywcy zostaną uzupełnione automatycznie zgodnie z tym co było na zaliczce. Również uzupełniona zostanie tabela z nazwą towaru/usługi a jej treść będzie brzmiała „Rozlicznie zaliczki numer …” Kwota wyświetli się zgodnie z ceną na zaliczce ale o wartości ujemnej. W pierwszym wolnym wierszu tabeli uzupełniamy dokument o sprzedany towar lub wyświadczoną usługę z ceną umowną - 100%.
Końcowa cena Razem do zapłaty zostanie wyliczona zgodnie z wartością transakcji pomniejszoną o uiszczone zaliczki.
Ostatni krok to zapis faktury rozliczającej zaliczki oraz dostarczenie jej kontrahentowi i księgowości.
Jak wydrukować zaliczkę
Program do wystawiania zaliczek afaktury.pl generuje każdy dokument w pdf. Po zapisaniu faktury zaliczkowej do listy dokumentów czyli archiwum faktur można wydrukować, uprzednio robiąc pdf zaliczki. W menu głównym edycji dokumentu lub w liście dokumentów znajdują się przyciski utwórz pdf i drukuj pdf. Po kliknięciu otworzy się okienko wyboru opcji, które wyświetlą się na pdf.
Możemy w tym momencie wybrać typ dokumentu: oryginał, kopia, duplikat, jeden lub dwa egzemplarze. Poniżej będą opcje dodatkowe, takie jak QRCode. Opcje walutowe, które sąniezbędne, gdy zaliczka została wystawiona w obcej walucie, można też zaznaczyć Mechanizm Podzielonej Płatności czyli MPP, historię wpłat, pole GTU i wiele innych.
Po wybraniu informacji, które nas interesują należy zatwierdzić przyciskiem Utwórz PDF.
Na ekranie pokaże się zaliczka w pdf. Drukowanie zaliczki już odbywa się z wyświetlonego dokumentu. W abonamencie nie ma limitów drukowania. W przypadku zauważenia błędu dokument można poprawić wchodzą do listy dokumentów i klikając w numer zaliczki. Po zapisie można znów wejść w drukowanie.
E-dokument czyli zaliczka wysłana emailem
Bardzo wygodną formą dostarczenia faktury zaliczkowej jest wysłanie jej bezpośrednio na maila kontrahenta. Taka zaliczka zwana jest dokumentem elektronicznym lub po prostu edokument.
Wysłać można bezpośrednio z programu do wystawiania zaliczek afaktury.pl
W systemie znajdują się dwa miejsca, z których można wysłać.
W edycji dokumentu praz w liście dokumentów faktur zaliczkowych znajduje się przycisk wyślij. Następnie wyświetli się okienko z wierszem przeznaczonym na adres mailowy.
Można wpisać więcej niż jedne oddzielając każdy przecinkiem. I tak można wysłać jeden dokument do kilku adresatów jednocześnie.
Dodatkowo w otwartym okienku można wybrać typ dokumentu oraz informacje, które możemy umieścić na zaliczce w pdf.
Wysyłanego w ten sposób dokumentu nie trzeba podpisywać ani drukować a już tym bardziej dostarczać pocztą polską.
Faktura zaliczkowa po angielsku i tłumaczenia na różne języki
Dokument zaliczki wystawić można dla kontrahenta z poza granic Polski w jego rodzimej walucie oraz języku. Walutę wybiera się w momencie wystawiania zaliczki. Tuż nad tabelką jest wybór. System automatycznie przeliczy należność zgodnie z kursem NBP.
Podobnie prosty jest wybór tłumaczenia, w którym zaliczkę chcemy utworzyć.
Tłumaczenie wybieramy w momencie generowania pdf lub wysyłki emailem.
W obu przypadkach w otwartym okienku znajdują się języki. Jest ich ponad 30.
Najczęściej wybieranym jest zaliczka po angielsku i zaliczka po niemiecku.
Oprócz wyżej wymienionych możemy uzyskać takie tłumaczenia jak:
Zaliczka polsko- angielska, polsko-niemiecka litewsko-angielska, polsko-bułgarska, polskohiszpańska, polsko-szwedzka, angielsko-niemiecka, polsko- portugalska, bułgarskosłowacka, angielsko-rumuńska, polsko-włoska, polsko-duńska, polsko- chińska, polskoczeska, słowacka, francuska, holenderska, czeska, bułgarska, włoska, hiszpańska, szwedzka, litewska, portugalska, rosyjska, hindi, białoruska, ukraińska, chińska, chorwacka, turecka, łotewska, estońska, norweska, grecka, afrykanerska, rumuńska, słoweńska, japońska, kazahska, duńska, węgierska, fińska.
Zaliczka w JPK
Aktualnie wytyczne Ministerstwa Finansów nakazują umieszczenie faktur zaliczkowych w comiesięcznym wykazie zwanym Jednolitym plikiem Kontrolnym czyli JPK.
Wystawiając dokument w tabeli z nazwą towaru usługi możemy wyświetlić dodatkową kolumnę zatytułowaną pole JPK. W zawartości komórki pokaże się wybór dostępnych symboli „K”, które należy odpowiednio przypisać.
Bardzo ważną daną, poprzez którą system zaciąga do pliku JPK faktury zaliczkowe jest data zapłaty zaliczki. Należy ją zaznaczyć poprzez ikonkę dolara $ w liście dokumentów.
Następnie również w liście dokumentów poprzez przycisk Generuj JPK przechodzimy do wyboru parametrów pliku JPK.
Program do faktur zaliczkowych i końcowych
Wybierając program do wystawiania zaliczek online afaktury.pl wybieramy oprogramowanie, które ułatwi prowadzenie dokumentów sprzedażowych firmy. Zapisane zaliczki jednym kliknięciem możemy zamienić w fakturę końcową czyli rozliczającą zaliczkę. Wydrukować, wysłać mailem, zrobić JPK. Każdy z wystawionych dokumentów zachowany zostaje w programie dzięki temu dostęp do dokumentów jest nieograniczony. Rozbudowana funkcjonalność programu do robienia zaliczek i faktur końcowych niesie za sobą również inne ułatwienia, takie jak domyślne ustawienia najczęściej wybieranych parametrów np. stawki vat, jednostki miary, ilości miejsc po przecinku, dopisku. Również wpisywanie kontrahenta na dokument zaliczki ułatwiony jest poprzez możliwość wprowadzenia go z bazyGUS i VIES lub wewnętrznej bazy kontrahentów w programie.
Każdy może skorzystać z programu do wystawiania zaliczek. Wystarczy założyć konto i przetestować je przez 30 dni za darmo.
Wzór faktury zaliczkowej pdf
Program do wystawiania zaliczek i faktur końcowych posiada kilka wzorów pdf.
Wzór pdf zaliczki dostępny jest w Ustawieniach - wygląd dokumentów. Zaproponowane są szablony dla abonamentu standard i prestige. Zatem można wybrać pdf zaliczki w ulubionym kolorze, z logo po prawej lub lewej stronie, z danymi bardziej ściśniętymi lub luźno rozstawionymi. Różnice we wzorach pdf zaliczki są również w układzie adresów sprzedawcy i nabywcy oraz wyświetleniem tabeli z nazwą towaru/usługi czy kwoty Razem do zapłaty.
Warto przy okazji wyboru szablonu pdf zaliczki zwrócić uwagę na opcje które można zaznaczyć by automatycznie pokazywały się na wydruku pdf i są następujące:
- pola na podpisy
- QR code
- podsumowanie ilości
- kwotę netto w walucie, kwotę VAT w PLN
- kwotę słownie
- sposób dostawy
- waluty
- przeliczniki
- konta bankowe
- czy płatnik VAT
- czy płatnik VAT EU
- historię wpłat
- wpłatę
- termin zapłaty
- datę w terminie zapłaty
- QRCode płatności
- status dokumentu
- pole GTU
- pole procedura sprzedaży
- pole P (paragon)
- pole statusu produktu (wydruk)
- Podzielona płatność
Ustawienia programu do faktur zaliczkowych
Bardzo ważną funkcją jaką daje program do wystawiania zaliczek jest funkcjonalność i ndywidualne ustawienia. W programie do zaliczek ustawić można:
- indywidualne dopiski
- dodatkowe uwagi do zaliczki
- domyślną stawkę vat
- domyślną jednostkę miary
- miejsca po przecinku w cenie i ilości
- nagłówek dokumentu
- domyślną walutę
- stopkę dokumentu
- domyślny status
Te ustawienia zapisuje się w
Ustawieniach->konfiguracja i zgodnie z potrzebą można dowolnie zmieniać.
Dodatkowo Ustawienia pozwalają na zapisanie własnych stawek vat, dopisków do dokumentu, jednostek miary czy sposób i termin płatności.
Tak szerokie możliwości programu do robienia zaliczek pozwalają na bardzo szybkie fakturowanie.
Przykład wydruku faktury zaliczkowej
