WZ online w programie afaktury.pl
WZ czyli Wydanie Zewnętrzne jest dokumentem magazynowym, nie księgowym. Służy do kontroli wydań towarów z magazynu. Wystawiany jest jako osobny dokument, choć niejednokrotnie podpinany pod fakturę. Wydanie Zewnętrzne mówi jaki towary zostały wydane klientowi. Dokument ten najczęściej wystawiany jest przez magazyniera.
WZ wystawić i wydrukować można korzystając z programu online do wystawiania WZ afaktury.pl
Program do WZ umożliwia zapis dokumentu do listy WZ, dzięki czemu jest stały podgląd do zapisanych i wydanych wydań zewnętrznych. Podgląd posiadają wszyscy użytkownicy konta, dzięki czemu prowadzenie magazynu i firmy staje się płynne i organizacyjne.
Kiedy wystawić WZ
WZ wystawia się w momencie wydawania towaru klientowi. Stanowi ono potwierdzenie, że klient otrzymał swoje zamówienie i na tej podstawie można sporządzić fakturę. WZ swoje zastosowanie ma również w momencie dostawy pod wskazany adres. W takim przypadku łatwo można sprawdzić czy otrzymane towary są zgodne ze złożonym zamówieniem. Dla dostawcy stanowi potwierdzenie, że klient zaakceptował dostawę i nie ma ku niej zarzutów.
Dane na WZ
Dane, które wpisujemy na WZ są standardowe.
Dokument taki powinien posiadać nagłówek WZ oraz kolejny numer.
Można umieści numer i datę wcześniej przyjętego zamówienie czy oferty.
Data sprzedaży i wykonania usługi pojawi się automatycznie z możliwością edycji.
Po lewej stronie - dane sprzedawcy będą wypełnione, jeżeli zostały zapisane w Ustawieniach -> dane firmy.
Najważniejsze by podać:
- nazwę firmy
- Adres firmy
- Nr NIP.
Można również zawrzeć dodatkowe informacje, takie jak: nr telefonu, adres email, stronę www.
Po prawej stronie uzupełniamy dane nabywcy, czyli wpisujemy komu towar wydajemy.
- nazwę firmy lub imię i nazwisko
- Adres
- Jeżeli jest to firma nr NIP.
- Dodatkowo można umieścić dane kontaktowe.
Ważną częścią dokumentu WZ jest tabelka z wydanym towarem.
Należy wpisać wszystkie produkty, które wydajemy klientowi z określeniem ich ilości.
Ceny i podatek VAT nie muszą być określone, jednak by móc zapisać dokument w programie należy wpisać choć 1zł. W momencie wydruku pdf ceny można ukryć. Wówczas WZ będzie posiadało tylko informacje o towarze oraz ilości.
Po tabelką znajdują się dane dotyczące terminu i sposobu płatności oraz dostawy. Po rozwinięciu wybieramy porządane. Jeżeli w zaproponowanych terminach nie ma takiego jak nas interesuje to po przejściu do Ustawień - terminy i sposoby płatności, można dodać własne parametry i umieścić na dokumencie WZ.
Jak zamienić WZ w zamówienie, w fakturę lub inny dokument
Bardzo często na bazie WZ tworzymy fakturę. Program do wystawiania WZ posiada szybkie konwertowanie WZ w fakturę lub inny dokument.
Pod każdym zapisanym dokumentem WZ w liście dokumentów znajdują się ikonki zamieniające WZ w inny:
- FV - czyli faktura
- P - czyli proforma
- R - czyli rachunek
- ZAL - czyli faktura zaliczkowa
- ZAM - czyli zamówienie
- RoW - czyli rozchód wewnętrzny
Po kliknięciu w wybraną ikonkę otworzy się odpowiedni dokument. Automatycznie zostaną przeniesione wszystkie dane z wyjątkiem numeru dokumentu i daty.
Numer nowego dokumentu zostanie nadany zgodnie z kolejnością numeracji a data sprzedaży i wystawienia będzie odpowiadała na dzień tworzenia dokumentu.
Dane sprzedawcy i nabywcy oraz sprzedawany towar będą uzupełnione, jednakże w ramach potrzeby można je edytować, uzupełnić konta bankowe, ceny czy termin płatności.
Jak zdjąć produkt ze stanu poprzez WZ
Program do WZ posiada pewną formę magazynu. Każdy produkt, towar można zapisać do wewnętrznej bazy. Dodać można w dwojaki sposób.
1. Wchodząc w Produkty, klikamy dodaj produkt. W tym miejscu uzupełniamy informacje, które potrzebujemy, określając nazwę, ilość, cenę. W tym miejscu możemy również zaznaczyć czy produkt ma być zdejmowany ze stanu. Po zapisaniu produktu pokaże się on w liście produktów.
2. Wystawiając dokument, po wpisaniu towaru w tabelce przyciskamy w pierwszej kolumnie ikonkę dyskietki. Produkt wówczas zapisze się do listy produktów.
Tak zapisane produkty można umieścić w tabeli poprzez załaduj produkt z bazy. Jeżeli chcemy zdjąć produkt ze stanu magazynowego danym dokumentem, np. WZ w Ustawieniach -> konfiguracja wybieramy, który dokument ma ujmować ilość poprzez zaznaczenie Zdejmuj ze stanu stany ilościowe.
Czy ceny na WZ są obowiązkowe
Na dokumencie WZ ceny nie są obowiązkowe a często nawet nie porządane. Ważne jest wskazanie jaki to towar oraz w jakiej ilości.
Jednakże system nie zapisze dokumentu bez ich podania. Cenę w takim przypadku można podać domyślną, ponieważ ukrywanie ceny odbywa się podczas generowania pdf WZ. W tym celu po kliknięciu utwórz pdf, drukuj lub wyślij email z okienka, które się otworzy zaznaczymy opcję „ukryj ceny na wydruku”.Pdf WZ będzie zawierał tylko informacje o produkcie i ilości.
Dodatkowo można wybrać inne opcje, które chcemy umieścić na pdf i są następujące:
- podpisy
- QRCode
- termin zapłaty
- datę w terminie zapłaty
- QRCode płatności
- status dokumentu
- pole GTU
- pole procedura sprzedaży
- podsumowanie ilości
- kwotę słownie
- kwotę netto w walucie, kwotę VAT w PLN
- pole P (paragon)
- pole statusu produktu (wydruk)
- sposób dostawy
- kwotę w dwóch walutach
- waluty
- konta bankowe
- czy płatnik VAT
- czy płatnik VAT EU
- podzielona płatność
- wpłatę
- historię wpłat
W tym samym okienku dostępne są tłumaczenia dokumentu WZ na różne języki obce.
Takie jak:
angielski, niemiecki, polsko-angielski, polsko-niemiecki, słowacki, francuski, holenderski, czeski, bułgarski, włoski, hiszpański, szwedzki, litewski, portugalski, rosyjski, hindi, białoruski, ukraiński, chiński, chorwacki, turecki, łotewski, estoński, norweski, grecki, afrykanerski, rumuński, słoweński, japoński, kazahski, duński, węgierski, fiński, litewskoangielski, polsko-bułgarski, polsko-hiszpański, polsko-szwedzki, angielsko-niemiecki, polsko- portugalski, bułgarsko-słowacki, angielsko-rumuński, polsko-włoski, polsko-duński, polsko- chiński, polsko-czeski.
Każdy dokument można wydrukować bez limitu, zmieniając opcje i tłumaczenia.
Podobnie rzecz się ma z wysyłaniem WZ na adres mailowy. Brak limitów sprawia, że można dokument dostarczyć do kilku adresatów. Dodatkowo podczas wysyłki umieścić można krótką wiadomość.
WZ wzór w pdf
Dokument WZ dostarczamy klientowi zawsze jako plik pdf. Z tego pliku też następuje drukowanie. Program do tworzenia WZ posiada kilka różnych wzorów pdf, dzięki czemu możemy dopasować do indywidualnych preferencji. Dokument można wyposażyć w logo, podpis graficzny lub indywidualną stopkę.
Logo do dokumentu zapisuje się Ustawieniach ->dane firmy. W tym miejscu wgrywamy plik np. Jpg i zapisujemy.
Na wydruku WZ pdf logo może być z prawej lub z lewej strony.
Po wybraniu szablonu prestige ze zdjęciem i dodaniu zdjęcia produktu na pdf WZ będzie zdjęcie sprzedawanego towaru. Sprawi to, że dokument będzie wręcz pokazywać co klient kupił.
Wygląd dokumentu, w tym WZ, stanowi pewną rodzaju wizytówkę więc warto się wyróżnić ustawiając np. kolor tła lub ramek.
Wszystkie te możliwości znajdują się w Ustawieniach - wygląd dokumentów.
Wydanie zewnętrzne - jak wygląda wydruk PDF?
