KSeF в afaktury.pl

Що таке Національна система електронних рахунків-фактур (KSeF)?

Національна система електронних рахунків-фактур (KSeF) — це сучасна інформаційно-телекомунікаційна платформа, створена Міністерством фінансів для повної централізації та цифровізації процесу виставлення рахунків-фактур у Польщі. З 2026 року вона стане обов’язковою для всіх підприємців.

Завдяки KSeF кожен рахунок-фактура замість індивідуального надсилання контрагенту електронною або звичайною поштою спочатку потрапляє до центральної системи, де отримує унікальний номер і стає доступним одержувачу.

Система інтегрує програми для виставлення рахунків-фактур (як-от afaktury.pl) із центральною базою Міністерства фінансів. Тому підприємці й надалі створюють рахунки у звичному середовищі та водночас мають гарантію відповідності документа законодавству й автоматичного збереження в KSeF.

Як працює KSeF у програмі для виставлення рахунків-фактур?

Процес виставлення рахунка-фактури в KSeF істотно не відрізняється від традиційного. Після створення документа в програмі afaktury.pl рахунок-фактура перетворюється у формат, необхідний KSeF, і надсилається до системи. Там він отримує індивідуальний номер, який підтверджує його правильну реєстрацію.

Одержувач може завантажити документ безпосередньо з KSeF або отримати його, як і раніше, у форматі PDF чи в роздрукованому вигляді. Цей номер гарантує, що рахунок-фактура міститься в центральному реєстрі та відповідає вимогам законодавства.

KSeF також передбачає керування дозволами: підприємець вирішує, хто в компанії має право створювати або завантажувати рахунки-фактури. Це важливий елемент безпеки, адже він усуває ризик несанкціонованого доступу до документів.

Чи є KSeF обов’язковою для всіх підприємців?

Так. Національна система електронних рахунків-фактур стане обов’язковою для всіх, але її впроваджують поетапно, щоб компанії могли підготуватися до змін.

Згідно з останніми повідомленнями Міністерства фінансів, діє такий графік:

* з 1 лютого 2026 року - KSeF охопить найбільші підприємства, продажі яких у 2025 році (разом із ПДВ) перевищать 200 млн злотих. Для таких компаній це означатиме повний перехід на структуровані рахунки-фактури в KSeF.

* з 1 квітня 2026 року - система стане обов’язковою для всіх інших платників податків, зокрема для підприємців, звільнених від ПДВ. На практиці це охопить як одноосібних підприємців, так і невеликі сервісні чи торговельні компанії.

* з 1 січня 2027 року - до системи приєднаються найменші суб’єкти, яких визначають як „цифрово виключених”: їхні продажі не перевищують 10 тис. злотих на місяць і вони не мають постійного доступу до інтернету.

Варто звернути увагу, що протягом перехідного періоду до кінця 2026 року усе ще можна буде виставляти паперові рахунки-фактури або використовувати касові апарати. Також не буде обов’язку зазначати номер KSeF у банківських переказах, а податкові органи не накладатимуть санкцій за незначні помилки, пов’язані з електронними рахунками. У цей період підприємці можуть спокійно тестувати й упроваджувати систему крок за кроком.

Однак багато власників компаній вирішують почати добровільно користуватися KSeF раніше. Так вони на практиці знайомляться з новою процедурою, навчаються працювати із системою та можуть перевірити, як KSeF впливає на співпрацю з бухгалтерією. Такий підхід дає впевненість, адже після набуття вимогою чинності компанія не зіткнеться з цілком новим інструментом.

У цьому контексті програма afaktury.pl надає величезну підтримку. Наша програма для виставлення рахунків-фактур уже повністю адаптована до вимог KSeF, тому підприємцю не потрібно турбуватися про оновлення, нові логічні структури чи технічні повідомлення Міністерства фінансів. Він створює рахунок як і раніше, а програма автоматично забезпечує відповідність чинному законодавству й надсилає документи до системи. Якщо зміняться нормативні акти або структура рахунка, ми оновимо afaktury.pl зі свого боку. Підприємцю не потрібно нічого самостійно налаштовувати чи вивчати нові процедури. Afaktury.pl працює як „перекладач” між компанією та KSeF: усе відбувається у фоновому режимі, а користувач бачить лише простий та інтуїтивний процес виставлення рахунків.

Чи безпечні рахунки-фактури в KSeF?

Так. Система використовує шифрування даних, електронні сертифікати, механізми аудиту й архівування. Доступ до рахунків мають лише уповноважені особи, а кожна операція реєструється. Традиційні паперові документи чи електронні листи з вкладеннями не забезпечують такого рівня безпеки.

Що відбувається в разі збою KSeF?

Для багатьох підприємців KSeF асоціюється з додатковими обов’язками та побоюванням, що будь-яка помилка чи збій системи паралізує компанію. Насправді з afaktury.pl ці проблеми більше не мають вас турбувати.

Якщо KSeF не працює, вам не потрібно хвилюватися. Ви створюєте рахунок як завжди, а наша програма ставить його в чергу й автоматично надсилає до системи відразу після усунення збою. Ви не витрачаєте час на відстеження повідомлень Міністерства й не думаєте, чи рахунок „дійшов” — ви просто впевнені, що його буде доставлено. Ви зосереджуєтеся на бізнесі, а технічні деталі залишаються за нами.

Навіть у разі продажу за чеком усе просто. Якщо клієнт попросить рахунок-фактуру до чека, у цій програмі ви одним натисканням перетворите документ і надішлете його до KSeF. Усе відбувається безперебійно та відповідно до законодавства.

Як виставити рахунок-фактуру в KSeF за допомогою програми?

На початку цієї сторінки ви знайдете навчальне відео, яке показує весь процес „наживо”: як інтегрувати програму для рахунків із KSeF. Якщо вам зручніше навчатися візуально, прокрутіть угору й перегляньте відео**, а потім поверніться до наведених нижче кроків.

Крок 1. Підготуйте доступ до KSeF.

Якщо ви виставляєте рахунки від імені компанії, переконайтеся, що маєте відповідні дозволи в KSeF (у Застосунку платника податків). Створіть токен авторизації для інтеграції з afaktury.pl. Це безпечний „ключ”, завдяки якому система може технічно надсилати ваші рахунки до KSeF.

Крок 2. Підключіть програму для виставлення рахунків до KSeF.

В afaktury.pl перейдіть до Налаштувань → KSeF і вставте токен. Збережіть. Відтепер створені вами рахунки можуть автоматично надсилатися до KSeF без додаткових дій.

Крок 3. Визначте, коли потрібно надсилати рахунки-фактури.

Є два варіанти: негайно (після збереження рахунка) або із затримкою (наприклад, 2, 10 чи 30 хвилин, 1-2 години або „наприкінці дня”). Затримка дає зручний час для перевірки даних. Ви створюєте документ, ще раз спокійно перевіряєте його, а програма самостійно надсилає його у встановлений час.

Крок 4. Створіть рахунок-фактуру як завжди.

Введіть дані контрагента, позиції, ставки й дати — точно так само, як раніше. Вам не потрібно знати технічні вимоги KSeF: програма підготує та перевірить структуру „у фоновому режимі”.

Крок 5. Збережіть рахунок-фактуру й надішліть його до KSeF.

Після збереження документа afaktury.pl надішле його до KSeF відповідно до ваших налаштувань (відразу або у визначений час). Вам не потрібно нічого надсилати вручну: afaktury.pl подбає про з’єднання, безпеку та підтвердження.

Статуси надсилання рахунків-фактур до KSeF

В afaktury.pl відображається статус кожного рахунка (у списку документів і в подробицях рахунка). Це дає змогу за кілька секунд визначити, чи доставлено рахунок до KSeF. Вам не потрібно здогадуватися: просто перегляньте статус і відразу все дізнаєтеся.

Чи потрібні технічні знання для використання KSeF у програмі?

Ні. Програму розроблено так, щоб кожен користувач, навіть без знань комп’ютера, міг легко виставляти рахунки. Ви створюєте документ як завжди, а система сама забезпечує його відповідність вимогам KSeF. Також можна скористатися відкладеним надсиланням, щоб перевірити дані перед остаточним відправленням.

Afaktury.pl також пропонує технічну підтримку, навчальні матеріали та інтуїтивний інтерфейс, завдяки чому перехід на KSeF простіший, ніж може здаватися.

Проблеми з KSeF? Ми допоможемо

Якщо вас щось турбує або ви просто хочете разом із нами пройти процес інтеграції програми для виставлення рахунків із KSeF , зателефонуйте нам. Ми працюємо щодня у звичайні робочі години (докладну інформацію та номер наведено в нижній частині сторінки й у розділі „Контакти”). Телефоном ми проведемо вас крок за кроком: від створення й вставлення токена та налаштування відкладеного надсилання до тлумачення статусів.

Віддаєте перевагу повідомленню? Скористайтеся вікном „Надіслати зауваження”, коротко опишіть ситуацію, і ми якнайшвидше зателефонуємо або напишемо у відповідь. Ми поставимо уточнювальні запитання, усе перевіримо й допоможемо налаштувати автоматичну роботу без стресу. Навіть під час технічної перерви KSeF ваші рахунки безпечно зберігаються в черзі та автоматично надсилаються після відновлення роботи. Ви не стежите за повідомленнями — ми подбаємо про решту.

Саме тому підприємці обирають нас. Afaktury.pl — це не лише надійна програма, яка самостійно обробляє KSeF, статуси й чергу під час збоїв. Це також команда людей, які відповідають на дзвінки, телефонують у відповідь, спокійно все пояснюють і проводять вас через увесь процес крок за кроком.

Найпростіший спосіб користуватися KSeF

Найпростіший і справді безтурботний шлях до KSeF — зареєструватися в afaktury.pl. Ви створюєте обліковий запис за кілька хвилин, вставляєте токен і оформлюєте документи як завжди, а все інше (надсилання до KSeF, статуси, номер KSeF і чергу в разі збою) програма виконує самостійно. Це доступний інструмент, який докорінно змінює виставлення рахунків. Почніть сьогодні, випробуйте всі можливості й переконайтеся, як швидко KSeF перестає бути викликом і стає звичайною частиною налагодженого процесу.

В одному простому інструменті ви керуватимете всім циклом продажу: створюватимете різні типи документів (рахунок-фактуру, коригування, проформу, рахунок), надсилатимете PDF клієнту, контролюватимете платежі, історію документів, каталоги контрагентів і товарів, а також формуватимете зведення та базові звіти. Якщо ви продаєте на маркетплейсах, то зможете інтегрувати системи за допомогою ключа API, і все узгоджено працюватиме з KSeF.

В afaktury.pl ви отримуєте 30 днів повної версії програми для виставлення рахунків безкоштовно.