Aktualności afaktury

Faktura

F A K T U R A

Faktura to jeden z najważniejszych dokumentów w obrocie gospodarczym. Stanowi formalne potwierdzenie zawarcia transakcji między dwiema stronami - sprzedawcą a nabywcą - i jest podstawą do rozliczeń podatkowych. W Polsce sposób wystawiania faktur, ich zawartość oraz terminy są szczegółowo regulowane przez ustawę o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) oraz przepisy wykonawcze.

W programie afaktury.pl rozumiemy, że dla wielu przedsiębiorców wystawianie faktur to nie tylko obowiązek, ale również źródło stresu. Dlatego nasz system został stworzony tak, aby maksymalnie uprościć cały proces zarządzania dokumentami finansowymi, jednocześnie zapewniając zgodność z aktualnymi przepisami prawa.

Czym jest faktura?

Zgodnie z art. 106b ustawy o VAT, fakturę musi wystawić każdy podatnik VAT czynny, który dokonuje sprzedaży towarów lub usług na rzecz innego przedsiębiorcy lub osoby prawnej. W pewnych przypadkach obowiązek ten dotyczy także podatników zwolnionych z VAT - np. w relacji B2B, przy eksporcie towarów lub sprzedaży wysyłkowej.

Faktura dokumentuje:

datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
kwotę należności brutto,
wartość netto,
zastosowaną stawkę i kwotę podatku VAT,
dane stron transakcji (NIP, adresy, nazwa firmy),
nazwę towaru/usługi oraz ich ilość.
Każda faktura musi też zawierać unikalny numer identyfikacyjny, przypisany do danej serii i roku obrotowego.

Rodzaje faktur - kiedy i którą należy wystawić?

W praktyce gospodarczej przedsiębiorca może mieć obowiązek wystawienia różnych rodzajów faktur, w zależności od charakteru transakcji, statusu podatkowego stron oraz sposobu rozliczeń. Kluczowe znaczenie ma tutaj poprawne dopasowanie typu dokumentu do sytuacji - zarówno pod względem prawnym, jak i księgowym. Oto najczęściej stosowane rodzaje faktur:

Faktura VAT - podstawowy dokument sprzedaży dla podatników VAT czynnych. Obowiązkowa przy transakcjach B2B i sprzedaży towarów lub usług objętych podatkiem. Musi zawierać m.in. stawkę VAT, kwoty netto i brutto, dane nabywcy i sprzedawcy, datę wystawienia oraz numer kolejny.
Faktura bez VAT (rachunek) - wystawiana przez podmioty korzystające ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego z VAT (np. mikroprzedsiębiorcy na ryczałcie, nauczyciele, drobni usługodawcy). Zamiast stawki VAT powinna zawierać podstawę prawną zwolnienia, np. „zwolnienie na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”.
Faktura zaliczkowa - dokumentuje otrzymanie zaliczki (częściowej zapłaty) przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru. Obowiązkowa, jeśli sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT. Na jej podstawie nie można jeszcze ująć całej sprzedaży – do tego służy faktura końcowa.
Faktura końcowa - podsumowuje całą transakcję i uwzględnia wcześniej wystawione faktury zaliczkowe. Musi zawierać informację o kwotach już zapłaconych i odliczonych.
Faktura korygująca - wystawiana, gdy konieczna jest zmiana danych na fakturze pierwotnej (np. błędna cena, ilość, dane kontrahenta lub stawka VAT). Jej wystawienie jest obowiązkowe niezależnie od powodu pomyłki, a jej prawidłowe ujęcie w ewidencji zależy od akceptacji odbiorcy.
Faktura pro forma - nie jest dokumentem księgowym ani podatkowym, lecz pełni funkcję oferty lub zapowiedzi płatności. Może być wystawiana przed dostawą lub usługą – np. przy płatności z góry.
Faktura walutowa - stosowana przy sprzedaży zagranicznej lub krajowej, rozliczanej w obcej walucie. Musi zawierać równowartość podatku i podstawy opodatkowania w PLN, przeliczoną według kursu NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury.
Faktura eksportowa lub wewnątrzwspólnotowa (WDT/WNT) - przeznaczona do dokumentowania sprzedaży towarów i usług poza granice Polski, objęta często stawką 0% VAT. Wymaga spełnienia dodatkowych warunków formalnych (np. potwierdzenie wywozu).

Dobór odpowiedniego rodzaju faktury nie tylko ułatwia rozliczenia księgowe, ale też zabezpiecza interesy przedsiębiorcy w razie kontroli podatkowej. W programie do wystawiania faktur afaktury.pl każdy z tych dokumentów można wystawić z pomocą intuicyjnego kreatora, który automatycznie podpowiada odpowiednie pola i wymagane elementy.

Obowiązki prawne faktur

Wystawianie faktur musi być zgodne z przepisami prawa. Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy VAT czynni są zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co oznacza, że faktury muszą być wystawiane w formie ustrukturyzowanej i przesyłane elektronicznie do Ministerstwa Finansów.

System afaktury.pl jest w pełni przygotowany do integracji z KSeF:

Wystawisz fakturę w formacie XML zgodnym z wymogami Ministerstwa,
Program do faktur prześle dokument bezpośrednio do KSeF i zwróci potwierdzenie,
Archiwizacja faktur odbywa się automatycznie, a Ty masz wgląd do całej dokumentacji z poziomu konta użytkownika.

Jak wystawić fakturę?

Wystawienie faktury może być szybkie, bezbłędne i zgodne z przepisami - jeśli robisz to w afaktury.pl. To narzędzie stworzone po to, byś nie musiał znać ustaw, śledzić zmian w prawie ani martwić się o błędy w dokumentach. W kilka kliknięć wystawisz w pełni legalną, zgodną z przepisami fakturę VAT, gotową do wysyłki, do druku lub bezpośrednio do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

System działa całkowicie online - bez instalacji, bez konfiguracji i bez ryzyka. Wystarczy, że wejdziesz na formularz wystawiania faktury, wpiszesz dane klienta (lub podasz tylko NIP - a oprogramowanie pobierze resztę z GUS), uzupełnisz pozycje faktury i… gotowe. Program do faktur sam:

przeliczy VAT, kwoty netto i brutto,
przypisze numer dokumentu zgodny z obowiązującą serią,
doda kurs NBP przy fakturach walutowych,
przygotuje fakturę do wysyłki i zapisze ją w Twoim archiwum,
prześle ją do KSeF i odeśle urzędowe potwierdzenie odbioru.

To faktura, która spełnia wszystkie wymogi urzędu skarbowego - możesz mieć pewność, że jest poprawna i bezpieczna.
I co najważniejsze - możesz korzystać z tego programu do faktur całkowicie za darmo przez 30 dni. Bez umów, bez zobowiązań.

Przekonaj się, jak działa profesjonalne fakturowanie bez komplikacji - kliknij i wystaw swoją pierwszą fakturę już teraz: www.afaktury.pl/wystaw-fakture,3,1/

Kiedy trzeba wystawić fakturę?

Obowiązek wystawienia faktury nie dotyczy każdej sprzedaży - ale w wielu przypadkach jest wymagany przepisami prawa. Zgodnie z art. 106b ustawy o VAT, fakturę trzeba wystawić zawsze wtedy, gdy sprzedajesz towar lub usługę:

na rzecz innego przedsiębiorcy (B2B),
na rzecz osoby prawnej nieprowadzącej działalności gospodarczej (np. fundacji, stowarzyszeń),
gdy klient - nawet osoba fizyczna - zażąda faktury do paragonu (jeśli zgłosi się najpóźniej do 3 miesięcy od końca miesiąca zakupu),
w przypadku eksportu towarów, dostaw wewnątrzwspólnotowych (WDT), sprzedaży usług poza terytorium kraju lub sprzedaży wysyłkowej do UE.

Fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż - ale w wielu przypadkach warto zrobić to wcześniej, np. od razu po otrzymaniu zaliczki. Co ważne, przy transakcjach objętych obowiązkiem KSeF (czyli u podatników VAT czynnych), faktura musi być przesłana w strukturze ustrukturyzowanej do Krajowego Systemu e-Faktur - dopiero wtedy uznaje się ją za wystawioną. Jeśli nie wystawisz faktury w terminie, urząd skarbowy może uznać to za wykroczenie skarbowe - nawet jeśli sprzedaż została zrealizowana i zaksięgowana.

Od jakiej kwoty wystawiana jest faktura?

Co do zasady, fakturę możesz wystawić niezależnie od kwoty sprzedaży - nawet jeśli transakcja opiewa na kilka złotych. Nie ma dolnego limitu wartości, od którego faktura staje się obowiązkowa. Natomiast od wartości dokumentu zależy forma faktury, jaką możesz wystawić, a konkretnie - możliwość zastosowania faktury uproszczonej.

Zgodnie z przepisami (rozporządzenie Ministra Finansów oraz art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT), jeśli wartość brutto sprzedaży nie przekracza 450 zł lub 100 euro, możesz wystawić tzw. fakturę uproszczoną. To rodzaj faktury, która zawiera mniej danych niż standardowa, ale nadal uprawnia do odliczenia VAT i pełni rolę dokumentu księgowego.

Taka faktura:

nie musi zawierać pełnych danych nabywcy (wystarczy NIP),
może mieć ograniczoną liczbę pozycji i uproszczony opis,
może funkcjonować nawet jako paragon fiskalny z NIP nabywcy (w określonych przypadkach).

Co daje faktura na firmę?

Faktura wystawiona na firmę to nie tylko dokument potwierdzający zakup - to przede wszystkim narzędzie, które umożliwia legalne rozliczenie kosztów, optymalizację podatkową i zachowanie porządku w finansach firmy. Dla przedsiębiorcy ma ona realną wartość - zarówno na gruncie podatku dochodowego, jak i VAT.

Otrzymując fakturę na firmę:

możesz zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu, co bezpośrednio obniża podstawę opodatkowania i zmniejsza należny podatek dochodowy (PIT lub CIT),
masz prawo do odliczenia VAT, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT i wydatek ma związek z działalnością gospodarczą,
zyskujesz dowód zakupu wymagany przy ewentualnej kontroli skarbowej, ubieganiu się o gwarancję, reklamację, leasing lub dotację,

W przeciwieństwie do paragonu (nawet z NIP), faktura daje pełną możliwość odliczeń i jest traktowana jako właściwy dokument księgowy. Co więcej, faktura to także dowód w przypadku sporów z dostawcą czy usługodawcą - jej brak może znacznie ograniczyć Twoje prawa.

W systemie afaktury.pl wystawisz lub odbierzesz taką fakturę w kilka sekund - a jeśli sam jesteś sprzedawcą, to masz pewność, że Twój klient otrzymuje dokument zgodny z przepisami, gotowy do rozliczeń podatkowych i księgowych.

Potrzebujesz faktury na firmę? Zrób to raz, a dobrze - zarejestruj się w afaktura.pl, najprostszym programie do faktur online.

Dlaczego warto wystawiać faktury w afaktury.pl?

Nasz system to nie tylko narzędzie do wystawiania faktur, ale kompleksowa platforma wspierająca całą obsługę sprzedaży:

natychmiastowe pobieranie danych kontrahenta z GUS po numerze NIP,
automatyczne wyliczanie VAT i sum brutto/netto,
przeliczanie kursów walut z NBP,
przypomnienia o terminach płatności,
pełna historia faktur i ich statusów (wystawiona, opłacona, przesłana do KSeF).
Dzięki temu unikasz błędów, oszczędzasz czas i możesz w pełni skupić się na rozwoju swojej firmy.

W jaki sposób zapisujemy faktury w programie?

W programie afaktury.pl zapisanie faktur jest procesem szybkim i intuicyjnym, który pozwala na łatwe zarządzanie dokumentami. Po wystawieniu faktury, klikamy w przycisk „Zapisz” bądź „Zapisz i wyślij do klienta” system automatycznie przypisuje jej unikalny numer, który jest zgodny z zasadą chronologii, a więc numeracja faktur odbywa się w porządku rosnącym. Ważne jest, aby każda faktura była zapisana zgodnie z datą wystawienia lub sprzedaży, co pozwala na łatwe przypisanie dokumentów do odpowiednich okresów rozliczeniowych.
W przypadku faktur kosztowych, system umożliwia ich zapis w tej samej formie, w jakiej zostały przesłane przez wystawcę lub odbiorcę - zarówno pliki PDF, jak i HTML są przechowywane bez zmian, zapewniając integralność i autentyczność dokumentów przez cały okres ich obowiązywania.

Bezpieczeństwo faktur w programie

Bezpieczeństwo faktur to kwestia, która nie może być lekceważona, zwłaszcza w dzisiejszych czasach, gdy dokumenty elektroniczne stanowią fundament działalności gospodarczej. Program afaktury.pl zapewnia najwyższy poziom ochrony przechowywanych faktur, oferując użytkownikom solidne zabezpieczenia i wygodne archiwum.
Każdy dokument wystawiony za pomocą tego programu do faktur jest przechowywany na zabezpieczonych serwerach, które posiadają certyfikat bezpieczeństwa SSL. Dzięki temu masz pewność, że Twoje dane są odpowiednio chronione przed dostępem osób trzecich. Certyfikat SSL zapewnia szyfrowanie transmisji, co sprawia, że informacje przesyłane przez Internet są w pełni bezpieczne.
Dodatkowo, program do fakturowania codziennie wykonuje kopie zapasowe wszystkich dokumentów, co daje gwarancję, że nawet w przypadku awarii sprzętu czy innych nieprzewidzianych okoliczności, dostęp do archiwalnych faktur będzie szybki i bezproblemowy. Dzięki tej funkcji, możesz być spokojny o przyszłość swoich dokumentów - wszystkie dane są przechowywane w sposób uporządkowany i zabezpieczony.

FAQ: Faktury - co musisz wiedzieć jako przedsiębiorca?

Dla przedsiębiorcy faktura to podstawowy dokument sprzedaży, ale jednocześnie źródło wielu pytań. Oto odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, które pomogą Ci działać zgodnie z przepisami i bez zbędnych komplikacji:

Czy zawsze muszę wystawiać fakturę? 
Tak, jeśli sprzedajesz towar lub usługę innemu przedsiębiorcy (B2B), masz taki obowiązek niezależnie od kwoty. Osobie prywatnej wystawiasz fakturę tylko na żądanie – ale musisz to zrobić, jeśli zgłosi się w ciągu 3 miesięcy od zakupu.

Czy mogę wystawić fakturę bez VAT, jeśli jestem zwolniony? 
Tak. W takim przypadku wystawiasz tzw. fakturę bez VAT, z odpowiednią podstawą prawną zwolnienia (np. art. 113 ust. 1 ustawy o VAT).

Co musi zawierać prawidłowa faktura? 
M.in. datę wystawienia, numer, dane sprzedawcy i nabywcy (w tym NIP), nazwę towaru/usługi, ilość, cenę jednostkową, kwotę netto, VAT i brutto. Program afaktura.pl uzupełnia te dane automatycznie, zgodnie z wymogami ustawy.

Czy muszę zgłaszać faktury do KSeF? 
Tak, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT - obowiązek ten dotyczy wszystkich faktur od 1 lipca 2024. W afaktura.pl możesz wysyłać faktury do KSeF automatycznie, a system zwraca potwierdzenie odbioru (UPO).

Czy za błąd na fakturze mogę dostać karę?
 Tak - błędne dane, brak obowiązkowych elementów lub niewysłanie faktury do KSeF mogą skutkować odpowiedzialnością skarbową. Dlatego warto korzystać z narzędzi, które eliminują ryzyko pomyłki.

Czy muszę wystawiać faktury, jeśli jestem na ryczałcie lub zwolniony z VAT?
Tak, ale wystawiasz tzw. fakturę bez VAT - z odpowiednią podstawą prawną zwolnienia (np. art. 113 ust. 1 ustawy o VAT).

Czym różni się faktura VAT od faktury pro forma?
Faktura VAT to dokument księgowy - podlega księgowaniu i opodatkowaniu. Pro forma to jedynie oferta, nie wywołuje skutków podatkowych.

Czy mogę wystawić fakturę po sprzedaży?
Tak, o ile mieścisz się w ustawowym terminie. Jeśli przekroczysz termin, możesz zostać ukarany.

Co zrobić, jeśli pomyliłem się na fakturze?
Wystaw fakturę korygującą - to jedyna forma prawna umożliwiająca poprawienie błędów w kwotach, danych nabywcy lub opisie.

Czy mogę wystawić fakturę w euro lub dolarach?
Tak - fakturę walutową wystawiasz z obowiązkowym przeliczeniem wartości na złote polskie wg kursu NBP z dnia poprzedzającego wystawienie.

Jak prawidłowo numerować faktury?
Faktury muszą być numerowane w sposób ciągły - np. według schematu: FV/05/2025. Możesz mieć różne serie numeracji dla różnych rodzajów faktur czy działów firmy.

Właśnie dlatego powstał program afaktury.pl - żebyś mógł wystawiać faktury szybko, zgodnie z przepisami i bez stresu. Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność, sklep internetowy, firmę usługową czy obsługujesz klientów z całej Europy – to narzędzie dopasuje się do Twoich potrzeb i ułatwi Ci codzienną pracę.

Dołącz do tysięcy przedsiębiorców, którzy każdego dnia oszczędzają czas i nerwy dzięki afaktura.pl. Przez pierwsze 30 dni korzystasz z programu do faktur za darmo - bez zobowiązań, z pełnym dostępem do wszystkich funkcji. Nie czekaj, aż urząd skarbowy upomni się o dokumenty.

Zacznij już teraz - zarejestruj się i wystaw swoją pierwszą fakturę. To najprostszy krok, jaki możesz dziś zrobić dla swojej firmy.