Przechowywanie wystawionych i otrzymanych faktur oraz innych dokumentów księgowych, ma obowiązek każda firma, niezależnie czy jest to jednoosobowa działalność czy duża spółka. Okres w jakim dokumentny muszą być do dyspozycji urzędu to 5 lat rozliczeniowych. Po tym czasie dokumenty można zniszczyć.
Jednakże, niezależnie od ilości, każdy dokument musimy być w stanie odnaleźć na żądanie kontrolera. Po 5 latach niejednokrotnie stanowi to problem.
Program do fakturowania afaktury to nie tylko możliwość wystawienia dokumentu to również możliwość jego zapisu i przechowywania online. Każdy dokument, niezależnie czy to faktura, rachunek, korekta czy zwykła oferta lub zamówienie, każdy z nich można zapisać do bazy online. Dzięki temu tworzy się lista dokumentów, którą podejrzeć, wygenerować z niej pdf, duplikat można nawet po kilku latach.
Po wypisaniu faktury lub innego dokumentu wystarczy kliknąć przycisz "zapisz dokument" by zachował się on w bazie, czyli archiwum.
Przechowywać należy nie tylko faktury sprzedażowe ale i kosztowe.
W afaktury istnieje możliwość umieszczenia faktury kosztowej, paragonu lub innego wydatku i tym samym tworzyć archiwum kosztów, które jest podobnie przechowywane. Wraz z informacjami z dokumentu kosztowego można wgrać i zachować oryginał, zarówno w pdf i scan. Tym samym każda otrzymana faktura, paragon, przelew bankowy można zarchiwizować i zabezpieczyć się przed zagubieniem, wypłowieniem druku czy zniszczeniem.
Szybka i dokładna wyszukiwarka pozwoli na odnalezienie dokumentu nawet po kilku latach.
Dodatkowe zalety listy dokumentów to:
Obowiązek przechowywania dokumentów zgodnie z ordynacją podatkową art. 86 § 1 to 5 lat. W afaktury archiwum z zapisanymi dokumentami jest dostępne przez cały okres trwania ważności konta. Po zaprzestaniu korzystania z konta na afakaktury, zapisane faktury przechowywane są jeszcze przez okres 6 lat. Pozwoli to na odzyskanie całego archiwum w okresie możliwej kontroli skarbowej.
