Archiwum dokumentów

Przechowywanie wystawionych i otrzymanych faktur oraz innych dokumentów księgowych, ma obowiązek każda firma, niezależnie czy jest to jednoosobowa działalność czy duża spółka. Okres w jakim dokumentny muszą być do dyspozycji urzędu to 5 lat rozliczeniowych. Po tym czasie dokumenty można zniszczyć.
Jednakże, niezależnie od ilości, każdy dokument musimy być w stanie odnaleźć na żądanie kontrolera. Po 5 latach niejednokrotnie stanowi to problem.

Co zatem zrobić, aby nie zagubić żadnego dokumentu ?

Dokumenty przechowywać można w pudełkach, w domu, w biurze. Jednakże jest to dość kłopotliwe bo zajmuje dużo miejsca, w przypadku przeprowadzki jest utrudnieniem, a gdy spotka nieszczęśliwe zdarzenie losowe takie jak pożar, zalanie jest duże ryzyko utraty dokumentów.
Dokumenty zdeponować można w archiwum jednakże jest to dość drogi wydatek
Dokumenty przechowywać można oline a afaktury. Jest to najlepszy, najwygodniejszy, najbezpieczniejszy i najtańszy sposób

Archiwum faktur i innych dokumentów online w afaktury

Dodawanie faktury do archiwum serwisu

Zapisywanie dokumentu do archiwum programu

Program do fakturowania afaktury to nie tylko możliwość wystawienia dokumentu to również możliwość jego zapisu i przechowywania online. Każdy dokument, niezależnie czy to faktura, rachunek, korekta czy zwykła oferta lub zamówienie, każdy z nich można zapisać do bazy online. Dzięki temu tworzy się lista dokumentów, którą podejrzeć, wygenerować z niej pdf, duplikat można nawet po kilku latach.
Po wypisaniu faktury lub innego dokumentu wystarczy kliknąć przycisz "zapisz dokument" by zachował się on w bazie, czyli archiwum.

Archiwum nie tylko dokumentów sprzedażowych

Archiwum dokumentów kosztowych

Przechowywać należy nie tylko faktury sprzedażowe ale i kosztowe.
W afaktury istnieje możliwość umieszczenia faktury kosztowej, paragonu lub innego wydatku i tym samym tworzyć archiwum kosztów, które jest podobnie przechowywane. Wraz z informacjami z dokumentu kosztowego można wgrać i zachować oryginał, zarówno w pdf i scan. Tym samym każda otrzymana faktura, paragon, przelew bankowy można zarchiwizować i zabezpieczyć się przed zagubieniem, wypłowieniem druku czy zniszczeniem.
Szybka i dokładna wyszukiwarka pozwoli na odnalezienie dokumentu nawet po kilku latach.

Archiwum dokumentów sprzedażowych

Dodatkowe zalety listy dokumentów to:

możliwość dostępu do wszystkich faktur i dokumentów niezależnie od czasu i miejsca
łatwość odnalezienia danego dokumentu dzięki inteligentnej, rozbudowanej wyszukiwarce
ciągły porządek w "papierach"
szybkie wygenerowanie duplikatu każdej zapisanej faktury
wysortowanie dokumentów dla danego kontrahenta

Jak długo dokumenty przechowywanie są w archiwum afaktur

Obowiązek przechowywania dokumentów zgodnie z ordynacją podatkową art. 86 § 1 to 5 lat. W afaktury archiwum z zapisanymi dokumentami jest dostępne przez cały okres trwania ważności konta. Po zaprzestaniu korzystania z konta na afakaktury, zapisane faktury przechowywane są jeszcze przez okres 6 lat. Pozwoli to na odzyskanie całego archiwum w okresie możliwej kontroli skarbowej.