Wysyłka faktur do KSeF

Automatyczna i opóźniona wysyłka faktur do KSeF

Wysyłka faktur do Krajowego Systemu e-Faktur nie musi oznaczać codziennego logowania, ręcznego klikania i stresu przy każdym dokumencie. Dzięki wbudowanej integracji z KSeF Twój program fakturowania robi to za Ciebie. W tle, cicho i bez Twojego udziału. Sam decydujesz, kiedy i jak każda faktura trafia do rejestru.

Jak działa automatyczna wysyłka faktur do KSeF

Po jednorazowym zintegrowaniu programu z Krajowym Systemem e-Faktur za pomocą indywidualnego tokenu autoryzacyjnego, program tworzy stałe, szyfrowane połączenie z KSeF przypisane do Twojej firmy. Token pełni rolę klucza dostępowego - potwierdza w KSeF, że to właśnie Ty wysyłasz dokumenty, więc nie ma potrzeby każdorazowego logowania się na zewnętrzny portal. Od tego momentu cały obieg faktur odbywa się automatycznie w tle: wystawiasz dokument w afaktury.pl, klikasz „Zapisz” lub „Zapisz i wyślij do KSeF”, a system generuje plik w wymaganej strukturze XML, podpisuje go zgodnie ze standardami i przesyła bezpośrednio do rejestru. Wysyłka odbywa się zgodnie z ustawieniami, które konfigurujesz raz w panelu (w tym ewentualne opóźnienie czy wysyłka zbiorcza). Dzięki temu integracja z KSeF działa ciągle - nie musisz pamiętać o terminach ani zajmować się technikaliami, bo program sam dba o poprawny format, bezpieczeństwo połączenia i przekazanie faktury do systemu.

Opóźniona wysyłka faktur do KSeF

Natychmiastowa wysyłka nie zawsze jest potrzebna. Czasem chcesz najpierw sprawdzić, czy klient nie zgłosi uwag, albo po prostu jeszcze raz rzucić okiem na kwoty. Opóźniona wysyłka do KSeF daje Ci dokładnie tę przestrzeń.

Dostępne opcje opóźnienia:

• 2 minuty
• 5 minut
• 10 minut
• 30 minut
• 1 godzina
• 2 godziny
• Wysyłka zbiorcza po 22:00

Możliwość ustawienia okna czasowego przed przekazaniem faktury do KSeF realnie zmniejsza liczbę korekt, masz czas, żeby wysłać dokument najpierw do klienta, poczekać na potwierdzenie i dopiero wtedy go zarejestrować.

Gdzie dokładnie szukać

Przejdź do Ustawień w głównym menu programu do faktur, następnie otwórz sekcję KSeF / JPK.






Przewiń stronę na dół tam znajdziesz blok Konfiguracja KSeF, w którym zgrupowane są wszystkie parametry związane z automatyczną wysyłką faktur. To właśnie tutaj ustawiasz opóźnienie, a nie przy wystawianiu każdej faktury z osobna. Co oznacza, że konfigurujesz raz i masz spokój.

Co możesz tu zmienić

W sekcji konfiguracji KSeF masz pełną kontrolę nad tym, jak program obsługuje wysyłkę faktur w tle. Możesz w dowolnym momencie:

• włączyć lub wyłączyć automatyczną wysyłkę - jeśli chcesz czasowo wrócić do ręcznego zarządzania dokumentami,
• zmienić obowiązujące opóźnienie - bez żadnych konsekwencji dla faktur już wystawionych, tylko nowe dokumenty będą wysyłane według nowego schematu,
• przełączyć się na wysyłkę zbiorczą - jeśli wolisz, żeby wszystkie faktury z danego dnia trafiały do KSeF jednorazowo, wieczorem.

Każda zmiana wchodzi w życie natychmiast po kliknięciu "Zapisz zmiany".

Co dzieje się po zapisaniu ustawień

Od momentu zapisania konfiguracji system przejmuje pełną odpowiedzialność za wysyłkę. Każda nowa faktura oznaczona do wysłania trafia do wewnętrznej kolejki wysyłki i jest automatycznie przesyłana do KSeF po upływie wybranego czasu, bez Twojego udziału, nawet jeśli w tym momencie masz zamknięty program.

Jeśli w trakcie oczekiwania na wysyłkę zorientujesz się, że w fakturze jest błąd, możesz ją jeszcze edytować. Dopóki nie trafi do KSeF, dokument pozostaje w pełni legalnie edytowalny. To jedna z kluczowych przewag opóźnionej wysyłki nad trybem natychmiastowym: masz realne okno czasowe na weryfikację, zanim dokument zostanie oficjalnie zarejestrowany w systemie państwowym.

Dostępne akcje przy wystawianiu faktury

Przy każdym zapisywanym dokumencie masz do wyboru cztery opcje działania — dobierasz je do sytuacji, nie do przyzwyczajeń.

Zapisz - zachowuje fakturę w systemie bez natychmiastowej wysyłki do KSeF. Jeśli masz włączoną automatyczną wysyłkę z opóźnieniem, dokument zostanie wysłany do rejestru po upływie ustawionego przez Ciebie czasu. Jeśli autowysyłka jest wyłączona, faktura czeka na Twoją decyzję.

Zapisz i wyślij do KSeF - faktura trafia do Krajowego Systemu e-Faktur natychmiast po zapisaniu, bez żadnego opóźnienia. Opcja dla tych, którzy chcą mieć pewność rejestracji w tej samej chwili.

Zapisz i wyślij do klienta - system wysyła fakturę e-mailem bezpośrednio do odbiorcy. Wysyłka do KSeF następuje osobno, zgodnie z Twoją konfiguracją autowysyłki.

Bezpieczeństwo wysyłki faktur i obsługa błędów KSeF

Faktura jest wysyłana do KSeF wyłącznie wtedy, gdy plik spełnia wszystkie wymogi techniczne i posiada poprawną strukturę XML zgodną z aktualnym schematem KSeF. Przed wysyłką system automatycznie sprawdza dokument pod kątem brakujących danych, nieprawidłowych stawek VAT czy błędnych oznaczeń – jeśli coś się nie zgadza, dostajesz jasny komunikat z informacją, co dokładnie wymaga poprawy. Dzięki temu większość błędów wychwytywana jest jeszcze „u źródła”, zanim faktura trafi do rejestru.

Na liście faktur widzisz aktualny status każdego dokumentu: oczekuje na wysyłkę, wysłana, przyjęta przez KSeF, odrzucona z powodu błędu, w kolejce z powodu niedostępności systemu itd. Taki podgląd na żywo daje Ci pełną kontrolę – w każdej chwili wiesz, co dzieje się z fakturą, czy została przyjęta, a jeśli nie, to z jakiego powodu.

W przypadku odrzucenia faktury nie musisz szukać błędu w pliku - program do faktur wskazuje problem wprost, więc korekta zwykle zajmuje dosłownie chwilę. Jeżeli w momencie wysyłki KSeF jest chwilowo niedostępny, dokument nie przepada – trafia do kolejki i zostaje automatycznie wysłany ponownie, gdy tylko system zacznie odpowiadać. Więcej na ten temat napisaliśmy tutaj: KSeF Autopilot

Gdzie sprawdzę czy faktura została poprawnie wysłana do KSeF

Wejdź na listę faktur i to wszystko. W dedykowanej kolumnie KSeF widzisz od razu status każdego dokumentu, numer nadany przez rejestr oraz datę i godzinę wysyłki. Żadnego szukania, żadnego klikania w szczegóły każdej faktury z osobna.