KSeF Autopilot

Automatyczna ponowna wysyłka faktur KSeF

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych rewolucji w polskiej księgowości. Docelowo ma usprawnić obieg dokumentów, ale przedsiębiorcy obawiają się problemów technicznych po stronie rządowej. Co zrobić, gdy pojawią się awarie w KSeF, a faktura nie zostanie przetworzona? W afaktury.pl przygotowaliśmy rozwiązanie, które ogranicza ręczne pilnowanie dokumentów oczekujących na wysyłkę do KSeF.

Funkcja KSeF autopilot czuwa nad procesem i automatycznie wraca do faktur, których nie udało się przekazać z powodu czasowej niedostępności systemu.

Jak działa wysyłka faktur do KSeF przy problemach technicznych

• gdy problem dotyczy dostępności KSeF, program nie wymaga ręcznego ponawiania wysyłki dokumentu, 
• ponowna wysyłka faktur KSeF odbywa się automatycznie po przywróceniu działania systemu, 
• status dokumentu, numer KSeF i UPO widzisz w afaktury.pl, 
• faktury sprzedażowe i kosztowe sprawdzasz w programie, bez osobnego logowania do KSeF.

Funkcja KSeF autopilot - automatyczne ponowienie wysyłki faktur po awarii KSeF

Przedsiębiorcy korzystający z systemów elektronicznych wiedzą, że czasowa niedostępność zewnętrznej platformy potrafi zaburzyć obieg dokumentów. W momencie, gdy Krajowy System e-Faktur nie przyjmuje ich w standardowym trybie, wielu użytkowników obawia się o terminowość dostarczenia dokumentów i poprawność rozliczeń VAT. Przerwa techniczna lub awaria po stronie Ministerstwa Finansów oznacza, że dokument nie otrzyma numeru KSeF od razu. Dla firmy liczy się wtedy kontrola nad jego dalszym obiegiem: ma pozostać widoczny w programie i wrócić do wysyłki, gdy KSeF znów przyjmuje zgłoszenia.

Funkcja KSeF autopilot pilnuje takich dokumentów, ogranicza ryzyko ich przeoczenia i uruchamia ponowne przekazanie faktur wtedy, gdy system umożliwia dalszą obsługę wysyłki. Nie wymaga od przedsiębiorcy ręcznego uruchamiania, a po powrocie Krajowego Systemu e-Faktur do działania kontynuuje wysyłkę oczekujących dokumentów automatycznie.

Wykrycie problemu  

W momencie wysyłki program do faktur KSeF przekazuje dokument do systemu Ministerstwa Finansów. Jeżeli KSeF zwraca błąd lub chwilowo nie przyjmuje faktury, dokument zostaje oznaczony odpowiednim statusem i oczekuje na ponowną wysyłkę.

Kolejkowanie w tle

Faktura nie znika z systemu, tylko zostaje umieszczona w kolejce. Dzięki temu Ty nie tracisz czasu na sprawdzanie komunikatu o błędzie ani na ręczne klikanie przycisku „wyślij ponownie”.

Automatyczne wznowienie wysyłki i aktualizacja statusu

Po przywróceniu działania systemu Ministerstwa Finansów program ponawia przekazanie dokumentu do KSeF. Po skutecznym przyjęciu i przetworzeniu automatycznie pobiera numer KSeF oraz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), aktualizując listę Twoich faktur.

Statusy dokumentów księgowych zawsze pod kontrolą

Program do faktur KSeF powinien pokazywać status dokumentu bez zmuszania użytkownika do osobnej kontroli w kilku miejscach. Przedsiębiorca potrzebuje jasnej informacji: faktura czeka na wysyłkę, została przekazana, otrzymała numer KSeF albo wymaga sprawdzenia.

W afaktury.pl te dane pozostają widoczne przy dokumentach, także przy fakturach sprzedażowych i kosztowych. Nie musisz logować się do rządowych portali, aby zarządzać swoją dokumentacją - wszystko, czego potrzebujesz do sprawnego prowadzenia biznesu, znajduje się w jednym, intuicyjnym interfejsie.

Zgodność z przepisami a błędy techniczne KSeF

Obowiązkowy KSeF zmienia fakturowanie z prostej czynności wystawienia dokumentu w proces, w którym liczy się także poprawne dostarczenie faktury i uzyskanie numeru KSeF. Samo zapisanie dokumentu w programie księgowym nie kończy sprawy, jeśli firma musi przesłać fakturę do rządowego systemu.

Zasady działania KSeF rozróżniają standardową wysyłkę, czasową niedostępność, tryb awaryjny oraz awarię całkowitą. Automatyczne ponowienie wysyłki dotyczy sytuacji, w których Krajowy System e-Faktur umożliwia późniejsze przekazanie dokumentu.

W afaktury.pl widzisz status faktury, masz pod ręką dokument oczekujący na ponowne wysłanie i nie musisz sam pilnować, czy otrzymał już numer KSeF.

Najczęstsze pytania o ponowną wysyłkę faktur do KSeF

Czy program afaktury.pl pokaże problem z wysyłką do KSeF

Tak. Program pokazuje status dokumentu i informuje, gdy pojawi się problem techniczny z wysyłką do KSeF. Zakres komunikatu zależy od odpowiedzi zwróconej przez system.

Czy funkcja Wznowienie KSeF poprawi błędny NIP, datę albo inne dane na fakturze

Nie. Automatyczne ponowienie dotyczy problemów z dostępnością KSeF lub techniczną obsługą wysyłki. Jeśli dokument zawiera błędne dane, musisz poprawić fakturę i dopiero wtedy przekazać ją ponownie do systemu.

Czy zobaczę w programie, że faktura wymaga mojej reakcji

Tak. W afaktury.pl widzisz status dokumentu i komunikat związany z wysyłką do KSeF. Jeśli problem nie dotyczy samej dostępności systemu, masz informację, że faktura wymaga sprawdzenia.

Czy muszę wystawiać fakturę od nowa, jeśli KSeF jej nie przyjmie

Nie. Jeśli problem dotyczy czasowej niedostępności KSeF, dokument pozostaje w programie i oczekuje na ponowną wysyłkę. Nie tworzysz drugiej faktury ani nie przepisujesz danych od początku.

Czy mogę dalej pracować w programie, gdy faktura czeka na ponowną wysyłkę

Tak. Dokument oczekujący na ponowne przekazanie do KSeF pozostaje widoczny w programie, a Ty możesz pracować dalej z fakturami i kontrahentami. Nie musisz ręcznie sprawdzać tej samej faktury w systemie rządowym.

Jeśli chcesz przygotować firmę do pracy z KSeF bez ręcznego kontrolowania każdej próby wysyłki, sprawdź afaktury.pl. Wystawisz dokumenty, zintegrujesz program z KSeF i zobaczysz status faktur bez przechodzenia między kilkoma systemami.