Status KSeF

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowa platforma prowadzona przez Ministerstwo Finansów, do której trafiają wszystkie faktury wystawiane między firmami w Polsce. Można ją porównać do centralnej, elektronicznej bazy danych – każdy dokument wystawiony innemu przedsiębiorcy musi tam trafić i zostać zarejestrowany.

Po wysłaniu faktury do KSeF system nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny i zapisuje ją w rejestrze. Od tej chwili faktura jest oficjalnie uznana przez urząd skarbowy. Brak wysyłki lub wysyłka po terminie może skutkować karą finansową – dlatego tak ważne jest, żebyś zawsze wiedział, czy Twoje dokumenty faktycznie dotarły do systemu i mają właściwy status.

Program do wystawiania faktur afaktury.pl jest w pełni zintegrowane z KSeF. Nie musisz logować się na żadne zewnętrzne strony rządowe – całą obsługę, zarówno wysyłkę faktur sprzedażowych, jak i odbieranie faktur kosztowych, prowadzisz z poziomu swojego konta w programie.

Gdzie w programie znajdziesz statusy KSeF

Statusy KSeF znajdziesz bezpośrednio na liście faktur. Po zalogowaniu się do afaktury.pl kliknij zakładkę Lista dokumentów, a następnie Faktury w górnym menu. Zobaczysz tabelę ze wszystkimi swoimi dokumentami.

Po prawej stronie tabeli znajduje się dedykowana kolumna zatytułowana KSeF. Dla każdej faktury widoczne są tam od razu trzy informacje:

• Data i godzina wysyłki - dokładny moment, w którym dokument został przesłany do systemu ministerstwa
• Status - aktualny stan faktury w KSeF, np. „Faktura zarchiwizowana w KSeF"
• Numer KSeF - unikalny identyfikator nadany przez Ministerstwo Finansów, potwierdzający rejestrację dokumentu

Nie musisz otwierać każdej faktury z osobna. Cały obraz sytuacji masz na liście - jednym rzutem oka widzisz, które faktury dotarły do urzędu, które czekają w kolejce, a które wymagają Twojej uwagi.

Co oznaczają poszczególne statusy KSeF

To status, który wyświetla się na zielono i oznacza, że faktura dotarła do Ministerstwa Finansów, została zweryfikowana i zarejestrowana w systemie. Urząd wie o jej istnieniu. Z Twojej strony nie ma już nic do zrobienia - dokument jest kompletny i bezpieczny. Możesz go porównać do pieczątki na papierowym dokumencie, oficjalnego potwierdzenia ze strony urzędu, że sprawa jest załatwiona.

Faktura została wystawiona, ale jeszcze nie trafiła do KSeF. Dzieje się tak, gdy korzystasz z funkcji opóźnionej wysyłki - na przykład ustawiłeś, żeby program wysyłał dokumenty automatycznie pod koniec dnia albo po kilku godzinach od wystawienia. Faktura czeka w kolejce i zostanie przesłana zgodnie z Twoimi ustawieniami. Nie musisz nic robić.

Dokument jest w tej chwili przesyłany do systemu KSeF. Ten status pojawia się na chwilę - cały proces trwa zwykle kilka sekund. Jeśli go widzisz, po prostu odczekaj chwilę i odśwież listę.

Coś poszło nie tak podczas przesyłania dokumentu. Najczęstszą przyczyną jest drobny błąd w danych faktury – na przykład nieprawidłowy NIP kontrahenta. Zdarza się też chwilowa niedostępność systemu po stronie ministerstwa. Afaktury.pl wskazuje wprost, co wymaga poprawki, więc korekta zwykle zajmuje dosłownie chwilę. Po wprowadzeniu zmian możesz od razu ponownie wysłać dokument do KSeF. Nie wiesz, co poprawić albo błąd jest dla Ciebie niejasny? Zadzwoń do nas, nasz zespół obsługi klienta przeprowadzi Cię przez cały proces krok po kroku i zadba o to, żeby faktura została prawidłowo przyjęta przez KSeF. Numer telefonu i godziny pracy znajdziesz w zakładce Kontakt.

Ważna informacja: jeśli błąd wysyłki wynikał z chwilowej niedostępności KSeF, program automatycznie ponowi próbę, gdy tylko system ministerstwa wróci do działania. Twoja faktura nie przepadnie. Program afaktury.pl działa nawet wtedy kiedy KSeF ma awarię

Jak wysłać fakturę do KSeF, ręcznie czy automatycznie

W afaktury.pl masz do wyboru dwa sposoby wysyłki i możesz wybrać ten, który lepiej pasuje do Twojego stylu pracy.

Po wystawieniu faktury kliknij przycisk „Zapisz i wyślij do KSeF" – dostępny bezpośrednio na formularzu faktury. Dokument zostanie od razu przesłany do systemu ministerstwa. Na liście faktur w kolumnie KSeF pojawi się status potwierdzający przyjęcie dokumentu. Możesz też wysłać fakturę z poziomu listy faktur, klikając w opcje przy wybranym dokumencie i wybierając wysyłkę do KSeF.

To rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy nie chcą pamiętać o ręcznym wysyłaniu każdego dokumentu. Po jednorazowym ustawieniu funkcji KSeF Autopilot program będzie wysyłał faktury samodzielnie – natychmiast po wystawieniu, po upływie określonego czasu albo raz dziennie o wybranej godzinie. Ty wystawiasz dokument i zajmujesz się swoją firmą, a program dba o terminową wysyłkę do urzędu.

Wysyłka automatyczna odbywa się po stronie serwera afaktury.pl, a nie na Twoim urządzeniu. Oznacza to, że nawet jeśli zamkniesz komputer albo wyłączysz telefon, program i tak wyśle dokumenty we właściwym czasie. Jak skonfigurować tę funkcję, opisujemy szczegółowo w artykule: Jak ustawić automatyczną wysyłkę faktur do KSeF

Faktury kosztowe z KSeF, odbierasz je też w programie do faktur

KSeF to nie tylko miejsce, do którego wysyłasz swoje faktury sprzedażowe. To również system, w którym pojawiają się faktury wystawione Tobie przez kontrahentów – faktury za usługi, materiały, najem, paliwo, abonamenty i wszelkie inne koszty firmowe. Są to tak zwane faktury kosztowe. Do tej pory takie dokumenty przychodziły e-mailem albo pocztą. Teraz, gdy KSeF jest obowiązkowy, Twoi dostawcy rejestrują faktury kosztowe bezpośrednio w systemie ministerstwa – i stamtąd możesz je odbierać.

W afaktury.pl nie musisz w tym celu logować się na stronę rządową ani ręcznie pobierać żadnych plików. Faktury kosztowe od kontrahentów pojawiają się w programie automatycznie, po tym jak trafią do KSeF. Żeby je zobaczyć, przejdź do zakładki Koszty - KSeF w górnym menu programu. Znajdziesz tam pełną listę dokumentów kosztowych z datą wystawienia, danymi sprzedawcy, kwotami i statusem rejestracji w KSeF.

Każdą fakturę kosztową możesz filtrować według daty, kwoty, waluty i innych parametrów. Dokumenty kosztowe pobierane z KSeF nie są objęte limitem liczby dokumentów – możesz mieć ich tyle, ile Twoja firma potrzebuje.

Dlaczego to ważne? Bo zamiast grzebać w skrzynce e-mail, szukać faktur od dostawców i pilnować, żeby żaden dokument nie wypadł z obiegu, masz wszystko w jednym miejscu i faktury sprzedażowe, i kosztowe. To realna oszczędność czasu i porządek w dokumentacji firmowej. Więcej szczegółów na temat faktur kosztowych z KSeF znajdziesz w osobnym artykule: Jak pobierać faktury kosztowe z KSeF

Co to jest UPO i dlaczego warto je pobrać

Obok statusu faktury w KSeF na liście faktur znajdziesz przycisk „Pobierz UPO". UPO to skrót od Urzędowego Poświadczenia Odbioru, oficjalny dokument wystawiony przez system KSeF, potwierdzający przyjęcie Twojej faktury przez ministerstwo. Traktuj UPO jak papierowe pokwitowanie od urzędu. Jeśli kiedykolwiek pojawią się wątpliwości co do tego, czy i kiedy faktura trafiła do KSeF, UPO jest dowodem, który jednoznacznie rozstrzyga sprawę – zarówno wobec kontrahenta, jak i urzędu skarbowego.

Żeby pobrać UPO, kliknij przycisk „Pobierz UPO" przy wybranej fakturze na liście. Plik zostanie pobrany na Twój komputer. Warto przechowywać UPO razem z dokumentacją księgową, szczególnie dla większych i ważniejszych transakcji.

Co to jest numer KSeF i po co jest Ci potrzebny

Numer KSeF to unikalny identyfikator nadawany każdej fakturze przez Ministerstwo Finansów w momencie jej rejestracji w systemie. Widoczny jest bezpośrednio na liście faktur, w kolumnie KSeF, tuż pod statusem dokumentu.

Numer ten jest oficjalnym dowodem, że faktura istnieje w państwowym rejestrze. W razie sporu z kontrahentem albo pytań ze strony urzędu skarbowego, numer KSeF pozwala błyskawicznie zidentyfikować dokument w systemie ministerstwa i potwierdzić wszystkie jego szczegóły. Numer pojawia się na fakturze automatycznie po jej zarejestrowaniu przez KSeF. Jeśli faktura ma jeszcze status „Oczekuje na wysyłkę", numer pojawi się po zakończeniu przesyłki, nie musisz nic robić ręcznie.

Jak skonfigurować połączenie z KSeF

Żeby wysyłać faktury do KSeF i odbierać faktury kosztowe z poziomu afaktury.pl, niezbędne jest jednorazowe połączenie konta z systemem ministerstwa. Robi się to przez wklejenie tokenu autoryzacyjnego - specjalnego klucza dostępowego, który generujesz na stronie KSeF.

Token działa jak hasło: mówi systemowi rządowemu, że masz prawo wysyłać i odbierać dokumenty w imieniu swojej firmy. Po jednorazowej konfiguracji program zapamiętuje połączenie i nie musisz już logować się na żadne zewnętrzne strony, cały obieg dokumentów odbywa się w tle, automatycznie.

Pełną instrukcję krok po kroku, jak wygenerować token i połączyć konto z KSeF, znajdziesz tutaj: Jak zintegrować z KSeF

Nie jesteś pewien jak działa KSeF? Wyjaśniamy

Czy mogę wysłać tę samą fakturę do KSeF dwa razy
Nie. System KSeF nie pozwala na dwukrotną rejestrację tego samego dokumentu. Jeśli faktura ma już status „Zarchiwizowana w KSeF", nie ma potrzeby ani możliwości ponownego jej wysłania.

Co zrobić, jeśli faktura ma status błędu?
Afaktury.pl wyświetla informację o tym, co konkretnie wymaga korekty, nie musisz szukać błędu samodzielnie. Popraw wskazane dane, zapisz fakturę i wyślij ją ponownie do KSeF lub skontaktuj się z Nami, a na pewno pomożemy.

Czy automatyczna wysyłka zadziała, jeśli zamknę komputer
Tak. Wysyłka odbywa się po stronie serwera afaktury.pl, a nie na Twoim urządzeniu. Możesz spokojnie wyłączyć komputer lub telefon, program do faktur i tak wyśle dokumenty zgodnie z ustawieniami.

Czy faktury dla osób prywatnych też muszę wysyłać do KSeF 
Nie. Obowiązek wysyłki do KSeF dotyczy faktur wystawianych innym przedsiębiorcom (transakcje B2B). Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie podlegają temu obowiązkowi.

Co się stanie, jeśli KSeF będzie niedostępny w momencie wysyłki 
Afaktury.pl automatycznie umieszcza dokument w kolejce i ponawia próbę wysyłki, gdy tylko system ministerstwa wróci do działania. Twoja faktura nie przepadnie, nie musisz nic robić ręcznie.

Czy faktury kosztowe od wszystkich kontrahentów pojawią się automatycznie w programie 
W programie pojawią się faktury kosztowe od tych kontrahentów, którzy sami wysłali dokument do KSeF. Jeśli dostawca nie korzysta jeszcze z KSeF lub wystawił fakturę poza tym systemem, dokument nie będzie dostępny do automatycznego pobrania, w takim przypadku musisz wprowadzić go ręcznie, tak jak dotychczas.