Онлайн-рахунок — повний посібник з електронних рахунків

Рахунок — це документ у паперовій або електронній формі, який відповідає вимогам законодавства та виданих на його підставі нормативних актів.

«Онлайн» буквально означає підключення до Інтернету й описує доступність або активність особи чи іншого суб’єкта через канал зв’язку.

Електронний рахунок надсилається безпосередньо на адресу електронної пошти та містить ті самі дані, що й паперовий.

Afaktury.pl дає змогу швидко й легко підготувати такий рахунок без бухгалтерських послуг і поглибленого знання програм.

Електронний, або онлайн-рахунок, виставляється й отримується в будь-якому електронному форматі. Спосіб його зберігання продавцем чи покупцем не має значення за умови дотримання чинних правил.

Afaktury.pl забезпечує електронне архівування на сервері. Документи можна зберігати й на комп’ютері, але його несправність може спричинити втрату даних. Онлайн-доступ дозволяє будь-коли надрукувати створені документи.

Рахунок підтверджує продаж і складається у двох однакових примірниках. Зазвичай він паперовий, але постанова міністра фінансів 2005 року дозволяє електронну форму.

Рахунок повинен містити основні дані операції:

• Дані продавця й покупця товарів або послуг
• Реквізити продавця та покупця
• Опис товару чи послуги: назва, кількість і ціна
• Строк оплати
• Спосіб оплати: готівка або переказ
• Податкова інформація: ставки ПДВ
• Відомості про документ: назва, номер і дата складання
• Інші відомості, пов’язані з продажем товару або послуги

З 1 січня 2014 року рахунок можна виставити до або після операції, але не пізніше 15-го дня місяця, наступного за місяцем постачання чи надання послуги.

Паперовий або електронний рахунок виставляють не раніше ніж за 30 днів до постачання чи виконання та не пізніше 15-го дня наступного місяця.

Дата складання не створює податкового зобов’язання: воно виникає при передачі товару або наданні послуги.

Попередній семиденний строк продовжено до 15-го дня наступного місяця.

Новий строк поширюється й на авансові рахунки: це 15-й день місяця після отримання всієї або частини оплати.

• 30 днів після виконання будівельних або будівельно-монтажних робіт;
• 60 днів після передачі друкованих книжок (крім карт і листівок), газет і журналів;
• 90 днів після друку книжок, газет і журналів, крім карт, листівок та послуг, що за ст. 28b є імпортом послуг;
• 120 днів від першої поставки, якщо договір передбачає повернення видавничої продукції;
• 7 днів після договірної дати повернення неповернутої заставної тари;
• 60 днів від передачі тари, якщо строк повернення не встановлено. Зведений рахунок може охоплювати продажі одному контрагенту за весь календарний місяць.

Законодавець спростив і уніфікував правила. Необхідні справжність походження та цілісність змісту.

Afaktury.pl забезпечує обидві умови та правильність форми й змісту документа.

Постійне використання сервісу підтверджує автора рахунку й те, що документ не змінювався під час надсилання.

Електронні та паперові рахунки мають відповідати однаковим умовам, а процедури контрагентів — гарантувати вимоги до передавання.

Afaktury.pl спрощує роботу з е-рахунками, покращує обіг документів, керування ними та контроль змісту.

Податковою базою замість обороту стало все, що становить оплату, тому платникам слід переглянути відповідні податкові тлумачення.

Якщо рахунок отримано пізніше ніж через три місяці після завершення місяця операції, вхідний податок треба скоригувати, сплатити й повторно відрахувати після отримання документа.

Через це платники можуть бути змушені фінансувати ПДВ самостійно, особливо втративши контроль над рухом рахунків і платежів.

Afaktury.pl допомагає контролювати рахунки, заборгованість і строки, а позначення оплачених рахунків полегшує цю проблему.

Для звільненого від ПДВ продажу за ст. 43 ч. 1 і ст. 113 ч. 1 та 9 Закону про ПДВ рахунок не обов’язковий, але на вимогу покупця платник повинен його видати.

З 1 січня 2014 року це дозволено, але не раніше ніж за 30 днів до постачання чи виконання. Це стосується й повної або часткової передоплати.

В особливих випадках документ можна виставити раніше, але в ньому треба зазначити відповідний період.

Це стосується оренди, найму, лізингу й подібних послуг. Наприклад, у січні можна виставити рахунок за оренду в лютому, зазначивши лютий у документі.

При наданні знижки платник повинен отримати підтвердження одержання коригувального рахунку, адже знижка зменшує базу та належний податок.

Це також потрібно при помилці в сумі податку та оформленні коригування для зменшення бази.

Без підтвердження базу можна зменшити, якщо задокументовано спробу доставки й підтверджено виконання операції на умовах коригувального документа.

Так. Головні аргументи — час і гроші. Afaktury.pl доступний усюди, де є Інтернет.

Підказки скорочують час складання й допомагають створити правильний документ. Електронною поштою або HTML-файлом він надходить майже миттєво, тоді як пошта може йти кілька днів.

Користувачі також заощаджують на дорогих ліцензійних програмах, поштових і кур’єрських витратах, які з часом стають значними.

Окрім економії грошей і часу, вони дають контроль над обігом документів. Інтернет-сервіси на кшталт afaktury.pl значно прискорюють розрахунки порівняно з паперовою поштою.

Підприємствам варто перейти на мобільний облік: витрати на оформлення зменшуються вже з першого онлайн-рахунку.

Електронні рахунки можливі з 2010 року, хоча спочатку була потрібна попередня згода контрагента. За правилами, що діють із 2014 року й продовжують правила 2013 року, згода більше не потрібна.

Їх можна видавати без обмежень, як паперові, а згода одержувача презюмується. На вимогу контрагента паперовий документ слід негайно надати. Постанова міністра фінансів від 17 грудня 2010 року регулює електронне передавання, зберігання та доступ податкових і контрольних органів (Зб. законів 2010 № 249, поз. 1661).

Щоб рахунок вважався виставленим, постачальник має надати його одержувачу електронною поштою або через портал, сервіс чи вебсайт. Він вважається отриманим під час завантаження або надходження електронного листа з рахунком.