Dobrze dobrany program do fakturowania ułatwia funkcjonowanie całej firmy i jest w stanie z powodzeniem zastąpić księgową. Oferowane systemy są bardzo rozbudowane, co oznacza, że przygotowywane dokumenty wyglądają tak, jak życzy sobie tego właściciel przedsiębiorstwa. Oprócz estetyki i kolorów dobranych do preferencji, na dokumentach może pojawić się również logo czy pieczęć firmowa. Inną opcją, której nie znajdziemy w każdym programie, jest możliwość wzbogacenia dowodów o zdjęcia oferowanych towarów albo usług.

W firmie, w której funkcjonuje magazyn, oprogramowanie ułatwia zarządzanie, uzupełnianie ewidencji oraz generowanie zamówień zgodnych z faktycznym stanem. Takie działanie przekłada się na zadowolenie kontrahentów i sprawne funkcjonowanie jednostki. Na jakie funkcje warto zwrócić uwagę, wybierając program do faktur?

Dobry darmowy program do wystawiania faktur, czyli jaki? 

Narzędzie do fakturowania powinno znaleźć się w każdej firmie, gdyż oprócz wystawiania dokumentów, umożliwia kontrolę i kierowanie całą jednostką. Oprogramowanie powinno być przede wszystkim zaprojektowane w taki sposób, żeby przygotowanie dokumentów nie wymagało wiele czasu. Stąd intuicyjny interfejs i zrozumiałe menu, a do tego samouczek przygotowany przez producenta to podstawa. W dalszej kolejności trzeba zwrócić uwagę na bezpieczeństwo. Używanie programu do faktur nie może wiązać się z żadnym ryzykiem zarówno dla przedsiębiorcy, jak i klientów. Wszystkie informacje zawarte w systemie są chronione i służą do tego specjalne zabezpieczenia. Przed wyborem programu należy upewnić się, że są one wystarczające. Automatyczne aktualizacje to kolejna cecha dobrego oprogramowania. Dzięki tej opcji nie trzeba martwić się niewłaściwymi danymi czy złym kursem walut. Aktualizacje pozwalają również zapisać przygotowane dokumenty w chmurze, czyli żadne awarie sprzętu nie dostarczą przedsiębiorstwu kłopotów. 

Narzędzie używane do fakturowania pozwala przygotować spersonalizowane dokumenty, które przyczyniają się do wzmocnienia relacji z kontrahentami. Na rynku panuje ogromna konkurencja, dlatego estetycznie przygotowane faktury wzbogacone w zdjęcia produktów oraz logo świadczą o skrupulatności firmy i oferowaniu usług, a także towarów na najwyższym poziomie. W programie powinny być dostępne gotowe szablony graficzne z możliwością zmiany czcionki czy kolorystyki. To najlepszy sposób na kreowanie dobrego wizerunki firmy. Znakomite opinie trafiają do innych klientów i ułatwiają generowanie większych zysków. Możliwość dołączania do faktur innych dokumentów również stanowi ciekawy dodatek. Szczególnie często fakturę wysyła się razem  ofertą handlową. 

Dobry darmowy program do wystawiania faktur stanowi narzędzie niezbędne w każdej firmie. Przed ostatecznym wyborem trzeba upewnić się, że producent umożliwia zmianę waluty oraz języka, w jakim wystawia się dokumenty. Takie działanie pozwala na realizowanie bardzo korzystnych transakcji międzynarodowych, które dla firmy wiążą się często z większym zyskiem oraz zadowoleniem. Z kolei dostępne raporty czy analizy pozwalają jeszcze lepiej zarządzać firmą, sprawować kontrolę nad wszystkimi sektorami i jednocześnie wprowadzać konieczne zmiany. 

Dobry darmowy program do wystawiania faktur – na co jeszcze warto zwrócić uwagę?

Kiedy przedsiębiorca sprawdzi wszystkie podstawowe funkcje, jak fakturowanie, zmianę języka czy ułatwione kontakty z kontrahentami przychodzi czas na dodatkowe możliwości. Darmowa wersja programu powinna umożliwiać przygotowanie Jednolitych Plików Kontrolnych. Ich generowanie odbywa się automatycznie na podstawie dokumentów sprzedaży widniejących w systemie. 

Funkcja magazyn nie jest dostępna w każdym darmowym programie, stąd przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy wybrane narzędzie pozwala na monitorowanie i kierowanie stanem magazynowym oraz sprawne i szybkie przygotowanie dokumentów magazynowych, a wśród nich WZ, PZ, PW, RW oraz MM. Kompatybilny moduł pozwala na sprawowanie jeszcze lepszej kontroli nad firmą, prowadzenie skutecznych działań i wysyłanie zamówień zgodnych z rzeczywistymi potrzebami firmy. 

Bardzo ważne jest również przygotowanie dokumentów kasowych i kontrolowanie płatności. W tym celu tworzone są bazy, a w nich oznaczenia kolorystyczne wszystkich wystawionych dokumentów. Na przykład w programie do faktur Afaktury.pl opłacone dowody sprzedaży zmieniają kolor na zielony, a jeśli termin płatności został przekroczony, zostają podkreślone na czerwono i oznaczone dzwonkiem. Jeśli w systemie pojawi się takie oznaczenie to znak, że trzeba zacząć działać. 

Co jeszcze warto sprawdzić w programie do fakturowania? 

Spóźnione płatności są połączone z kolejną dodatkową funkcją, a mianowicie możliwością skorzystania z pomocy firmy windykacyjnej. Dłużnicy zdarzają się w każdej firmie, a pomoc specjalistów sprawia, że pieniądze mogą szybko trafić na firmowe konto. W najtrudniejszych przypadkach sprawa zawsze może trafić do sądu. 

Wśród przydatnych funkcji warto wspomnieć również o możliwości korzystania z wersji mobilnej. Wystarczy ściągnąć ją na telefon i używać bez względu na lokalizację. Aplikacja mobilna to nowoczesne narzędzie w rękach każdego przedsiębiorcy, który pragnie na bieżąco kontrolować sytuację w firmie, nawet jeśli przebywa poza nią, a nawet w innym kraju. Co ważne, wiele działań wykonywanych przez pracowników wymaga akceptacji szefa, stąd szybki dostęp do programu jest szczególnie ważny. 

Dostęp do programu do fakturowania dla pracowników jest ważnym elementem i sprawia, że przedsiębiorca nie musi samodzielnie wystawiać dokumentów oraz stale kontrolować statusu płatności. Zamiast tego może skoncentrować uwagę na efektach, pracować nad zdobyciem nowych klientów i odbywać ważne spotkania biznesowe. Po stworzeniu subkont dla zatrudnionych osób wprowadza się dla nich stosowne ograniczenia. Dzięki nim pracownicy nie wiedzą, jak kształtuje się sytuacja w firmie, ile zarabiają inne osoby, a także jakie zyski osiąga jednostka. 

Wybór dobrego programu do faktur jest bardzo ważny, dlatego warto skorzystać z darmowej wersji próbnej, zapoznać się z interfejsem i dostępnymi funkcjami.