Fakturowanie online

Fakturowanie online to szeroka gama czynności związanych z wystawianiem faktur w postaci elektronicznej. Dzięki nim szybko przygotujesz tego rodzaju dokumenty księgowe, a także błyskawicznie dostarczysz je kontrahentowi, co z kolei wiąże się z możliwością szybszej zapłaty. Co więcej, dobre systemy do fakturowania online pozwalają wystawiać faktury w wielu językach oraz kontrolować to, czy konkretne płatności zostały już uregulowane. Dowiedz się więcej!

Fakturowanie online - jakie się wiążą z nim zalety?

Oto najistotniejsze zalety fakturowania online.

—> Szybki czas wystawiania faktur i dostęp do nich z całego świata

Fakturowanie online to rozwiązanie, które pozwala wystawiać faktury praktyczne od razu, bez konieczności instalacji zbędnych programów – czasem wystarczy się jedynie zarejestrować. W nowoczesnym systemie całe dokumenty wypełnia się w prosty i intuicyjny sposób. Ponadto możesz korzystać z nich często przez całą dobę, z każdego miejsca na świecie – wystarczy mieć dostęp do internetu.

—> Możliwość wystawiania faktur w wielu językach

Nowoczesne systemy pozwalają wystawiać faktury w bardzo wielu językach. Uwzględniają one również możliwość korzystania z wielu walut, co ma szczególne znaczenie dla firm współpracujących głównie z kontrahentami zza granicy.

—> Kompatybilność programów do faktur z urządzeniami mobilnymi

Obawiasz się, że Twoja aplikacja nie będzie działała one na urządzeniach mobilnych? W przypadku zaawansowanych technologicznie systemów nie ma tego problemu. Co więcej, zapewniają one możliwość korzystania z przyjaznego interfejsu, a całość idealnie dopasowuje się do tabletów czy telefonów.

—> Dostęp do bardzo różnych typów faktur

Warto podkreślić, że wybrane systemy oferują nie tylko wystawiania klasycznych faktur, ale również m.in. tych zaliczkowych, korygujących czy proforma, a także faktur VAT marża. Ponadto możesz łatwo te dokumenty księgowe edytować, drukować, wysyłać czy nawet sporządzać ich duplikaty. Ważne jest to, że w niektórych programach obecna jest też opcja cyklicznego wysyłania prawie identycznych faktur (z innymi numerami).

—> Brak konieczności wpisywania wszystkich danych

Należy zaznaczyć, że w przypadku wysokiej klasy systemów do faktur nie trzeba wpisywać wszystkich danych, a tylko niektóre – reszta jest pobierana z Głównego Urzędu Statystycznego. Przykładowo więc trzeba uwzględnić jedynie NIP, aby wyświetliły się inne informacje o firmie kontrahenta. To z kolei oznacza znaczną oszczędność czasu, który w przypadku każdego biznesu jest na wagę złota. Co więcej, zmniejsza się w ten sposób ryzyko związane z tzw. czynnikiem ludzkim i możliwością niewłaściwego wpisania danych.

—> Regularne aktualizacje

Zanim wybierzesz odpowiednie narzędzie do fakturowania online, zwróć uwagę również na to, czy jest ono na bieżąco aktualizowane, tak aby można było w nim działać w zgodzie z przepisami. Jeśli tak się dzieje, zapewnia to znaczną przewagę nad klasycznymi programami komputerowymi. Niezależnie więc od tego, czy zmianie ulegną np. stawki VAT czy też zostaną wprowadzone zupełnie nowe regulacje, w nowoczesnym systemie wszystkie zmiany będą implementowane na bieżąco.

—> Możliwość wystawiania faktur „od ręki”

W przypadku niektórych systemów do fakturowania online dokument sprzedaży da się wystawić dosłownie „od ręki”. Korzystasz jednocześnie z pomocy biura rachunkowego? Zaawansowane narzędzia ułatwią waszą współpracę – wystarczy utworzyć w ramach aplikacji odpowiednie subkonta, z których mogą korzystać zarówno księgowi, jak i twoi pracownicy.

—> Tworzenie bogatej bazy kontrahentów

Ważne jest również to, że w niektórych aplikacjach do wystawiania faktur istnieje opcja tworzenia bogatej bazy kontrahentów, co z kolei zapewnia łatwiejszy dostęp do istotnych informacji. Co więcej, możesz dodać wszystkich klientów przy pomocy jednego kliknięcia – wystarczy, że uwzględnisz dane wszystkich w jednym pliku w Excelu.

—> Kontrola płatności

Po wystawieniu faktur zyskujesz w nowoczesnych narzędziach opcję kontroli płatności. Dzięki niej możesz łatwo monitorować to, jakie należności zostały już uregulowane, a jakie jeszcze nie. W ten sposób bez problemu zweryfikujesz kontrahentów, którzy zalegają ze swoimi zobowiązaniami.

—> Generowanie przydatnych statystyk

Starannie dobrane narzędzie do fakturowania online pozwala także generować różne statystyki oraz raporty. Dzięki temu możesz mieć większą kontrolę nad swoją sytuacją finansową. Jest to o tyle istotne, że samodzielne ich przygotowywanie wiąże się z dużą ilością czasu i jest w większym stopniu obarczone ryzykiem błędów.

—> Korzystny wpływ na środowisko

Bliskie Twojemu sercu są ekologiczne ideały? W takim razie zainteresuje Cię to, że mniejsza ilość generowanych dokumentów papierowych oznacza mniejszą ilość wykorzystywanych zasobów potrzebnych do ich produkcji. Ponadto dzięki fakturom online można zredukować liczbę odpadów, co zdecydowanie korzystnie wpływa na samo środowisko.

—> Obniżenie kosztów i oszczędność miejsca

Fakturowanie online przekłada się na mniejszą ilość kupowanego papieru, tuszu, drukarek oraz kopert czy znaczków. Nie ponosi się wówczas aż tak często również kosztów przesyłek, ponieważ wysyła się papierową korespondencję znacznie rzadziej. Nie musisz w takiej sytuacji przechowywać także wydrukowanych faktur w osobnych segregatorach, co oznacza dla Ciebie czystą oszczędność miejsca.

—> Drukowanie wielu faktur naraz

Zależy Ci na możliwości drukowania wielu faktur naraz? W wielofunkcyjnych, zaawansowanych systemach taka opcja jest również dostępna. Dzięki temu nie musisz zajmować się każdym plikiem osobno, co zapewni Ci jeszcze więcej czasu, który masz szansę wykorzystać na rozwój własnego biznesu.

Fakturowanie online w programie afaktury.pl

W programie do wystawiania faktur afaktury.pl znajdziesz wszystkie funkcje, które omówiliśmy powyżej. Z powodzeniem przetłumaczysz w nim dokumenty na ponad 31 języków, do tego zapewniamy zróżnicowane wzornictwo, tak abyś mógł dopasować fakturę do swoich preferencji estetycznych. A to dopiero początek szerokiej gamy możliwości, jakie Ci owo narzędzie oferuje. Załóż konto w programie do fakturowania afaktury.pl i dowiedz się więcej!

Specjalista afaktury.pl
Martyna Ćwiek