Każdy przedsiębiorca ma obowiązek dokumentowania sprzedaży w firmie oraz rozliczania się z Urzędem Skarbowym i płacenia składek ZUS. To absolutne minimum, które musi spełniać każda podstawowa wersja programu do fakturowania, czyli głównego narzędzia używanego do zarządzania firmą i prowadzenia księgowości. Jeśli przedsiębiorca stawia swoje pierwsze kroki na rynku, nie ma zbyt dużego kapitału albo pragnie po prostu zaoszczędzić – dostępne są darmowe wersje programów, które jednak mają pewne ograniczenia.

Wśród podstawowych ograniczeń wymienia się brak dostępu do wszystkich funkcji oraz limity w przygotowaniu dokumentów. Oczywiście wersja programu zawsze może zostać zmieniona (rozszerzona), kiedy przedsiębiorca zechce wystawić więcej faktur czy innych dowodów albo zapragnie korzystać z dostępnych statystyk i analiz, które występują głównie w wersjach bardziej zaawansowanych. 

Jaki program do fakturowania darmowy?

Wybierając program do faktur, trzeba zwrócić uwagę na wszystkie dostępne funkcje i udogodnienia występujące w systemie. Tylko w taki sposób zarządzenie firmą i sprawowanie kontroli odbywa się bez większych problemów. Ważne, aby system był łatwy w obsłudze, a intuicyjne menu pozwalało na przygotowanie wszystkich potrzebnych dokumentów, bardzo przydatne są również dodatkowe konta dla zatrudnionych osób. Wtedy pracownicy są w stanie pomóc w fakturowaniu, zapewnić kompleksową obsługę kontrahentów, sprawowanie kontroli i tworzenie estetycznych dokumentów. Ta funkcja powinna być dostępna w darmowej wersji. 

Ewidencja dokumentów, czyli temat znany dla każdego przedsiębiorcy. Mowa o przechowywaniu wszystkich dowodów odgrywających ważną rolę w obliczaniu zysku generowanego przez firmę. Wśród najpopularniejszych ewidencji można wymienić: sprzedaż, przychody, zakupy (koszty) oraz środki trwałe. Ewidencja ryczałtu również cieszy się bezustanną popularnością, gdyż to sposób rozliczania wybierany przez wielu przedsiębiorców. 

Czynni podatnicy VAT mają obowiązek generowania plików kontrolnych JPK. W systemie gromadzone są wszystkie informacje niezbędne do rozliczenia każdego miesiąca oraz przygotowania raportu. Warto dodać, że przedsiębiorca nie ma obowiązku wysyłania plików do urzędu skarbowego. Taki obowiązek powstaje dopiero po otrzymaniu pisemnej informacji z urzędu. Narzędzie do fakturowania powinno umożliwiać przygotowanie JPK_V7M, JPK_V7K, JPK_FA, JPK_PKPIR, JPK_EWP, JPK_MAG.
 

Mimo iż programy do faktur pozwalają na przechowywanie dokumentów w archiwum w chmurze, wielu przedsiębiorców cały czas preferuje tradycyjne metody i drukuje dokumenty. Darmowy system powinien zapewniać bardzo przydatną opcję, jaką jest multidruk. To oszczędność czasu – wystarczy wybrać interesujący przedział czasu, a następnie potwierdzić wykonane czynności i zająć się innymi sprawami. Program szybko upora się z powierzonym mu zadaniem. 

Co może się przydać przedsiębiorcy? 

Zarówno wersje płatne, jak i darmowe powinny umożliwiać korzystanie z pomocy specjalistów i wsparcie techniczne. Problemy z obsługą programu występują zdecydowanie rzadziej, kiedy producent skupił szczególną uwagę na stworzeniu prostego i intuicyjnego interfejsu oraz wzbogacenie zakładek czy katalogów w instrukcje postępowania. Dobrym przykładem prostego menu i pomocnych instrukcji jest program Afaktury.pl. Wszystko zostało w nim dokładnie opisane, a jeśli pojawią się problemy – pomoc jest oferowana szybko i co najważniejsze bez dodatkowych kosztów. 

Początkujący przedsiębiorcy na pewno ucieszą się z możliwości obliczania zaliczki na podatek dochodowy PIT oraz prowadzenia rozliczeń z ZUS z poziomu programu (chodzi przede wszystkim o miesięczną deklarację ZUS DRA). Aby wymienione rozliczenia mogły dojść do skutku, przedsiębiorca musi wystawiać w programie wszystkie dokumenty sprzedażowy oraz wklepywać faktury kosztowe, co jest uproszczone, dzięki ewidencji. 

Darmowy program do faktur powinien ułatwiać zarządzanie firmą. Dlatego optymalnym rozwiązaniem jest skorzystanie z narzędzia w chmurze. Do logowania wystarczy adres e-mail, a po uzyskaniu dostępu fakturowanie, czy wykonywanie innych działań odbywa się szybko i sprawnie. Żaden przedsiębiorca, bez względu na to, czy prowadzi małą, czy dużą firmę nie ma czasu na szkolenie się z obsługi programu do faktur bądź spędzanie długich godzin nad rozpracowywaniem systemu. Warto znaleźć oprogramowanie, które pozwala na wystawianie dokumentów w mniej niż 1 minutę. Pomaga w tym przejrzysty i intuicyjny interfejs. 

Jaki program do fakturowania darmowy -  funkcje

Przedsiębiorcy korzystający z programu najbardziej skorzystają na funkcjach oszczędzających sporo czasu. Mowa o uzupełnieniu baz kontrahentów oraz towarów i usług, w których pojawiają się wszystkie potrzebne informacje niezbędne do szybkiego i bezbłędnego przygotowania dokumentów. Co ciekawe, aby dowód sprzedaży był gotowy, wystarczy podać numer NIP kontrahenta, a pozostałe dane pojawiają się zupełnie automatycznie. 

Darmowy program powinien umożliwić przygotowanie wszystkich niezbędnych dokumentów. Mowa nie tylko o różnych rodzajach faktur, ale także dokumentach magazynowych, ofertach czy zamówieniach. W menu musi widnieć nota korygująca w przypadku wystąpienia błędów w dokumentach. 

Jaki program do fakturowania darmowy? Bardzo przydatna jest opcja szybkich płatności, która pojawia się u kontrahenta. Wystarczy, że potwierdzi on działanie, a pieniądze znajdą się na koncie przedsiębiorcy jeszcze tego samego dnia. Tylko terminowe regulowanie faktur przyczynia się do braku problemów z płynnością finansową firmy, dlatego w przypadku ewentualnych opóźnień czy braku reakcji ze strony klientów, warto jak najszybciej skontaktować się z firmą windykacyjną. Ta opcja występuje w wybranych systemach, jednak często wymaga uregulowania dodatkowej płatności. 

Bardzo przydatny jest kalendarz widniejący w systemie, gdyż pozwala na wpisanie ważnych wydarzeń oraz zaznaczenia terminów płatności. Przypomnienie jest dostarczane na telefon przedsiębiorcy albo na skrzynkę mailową. Dobry program pozwala zaoszczędzić sporo czasu, przygotować estetyczne dokumenty i rozprawić się z dłużnikami, a to wszystko przy niewielkim nakładzie pracy.