Program do fakturowania to narzędzie używane do przygotowania dokumentów oraz zarządzania firmą. Dobrze dobrane funkcje ułatwiają pracę przedsiębiorcy i pozwalają na dokładne analizowanie sytuacji panującej w firmie, sprawdzanie bieżących przychodów i kosztów, a do tego planowanie kolejnych działań. W przypadku mikrofirm albo małych przedsiębiorstw, w których przygotowuje się kilka dokumentów na miesiąc, darmowe narzędzie powinno okazać się wystarczające.
W programie występują jednak pewne ograniczenia, a przedsiębiorcy mogą korzystać tylko z wybranych funkcji. Warto wiedzieć, jakie działania można wykonywać z darmowym oprogramowaniem i jak zyskuje na tym firma, a także porównać do wersji płatnej. 

Czy jest darmowy program do faktur?

Darmowy program do fakturowania pozwala zarządzać małą firmą i umożliwia przygotowanie podstawowych dokumentów. Warto zwrócić uwagę na dostępne funkcje, gdyż brak abonamentu przekłada się na nieco mniejsze możliwości. Zacznijmy od bardzo ważnej kwestii, jaką jest bezpieczeństwo. System nie może być dostępny dla przypadkowych pracowników. Przedsiębiorca co prawda ma możliwość stworzenia dodatkowych kont z ograniczonymi funkcjami dla zatrudnionych osób, jednak ochrona danych wrażliwych występujących w programie jest niezwykle istotna. Jeśli informacje przedostaną się do Internetu, dla całej firmy oznacza to duże problemy. Programy do faktur muszą mieć odpowiednie zabezpieczenia i certyfikaty – wtedy darmowe narzędzie jest skuteczne, a korzystanie z niego przynosi doskonałe efekty. 

Fakturowanie to jedno z podstawowych zadań programu. Aby cały proces przebiegał sprawnie i bez większych problemów, w systemie występują bazy kontrahentów oraz towarów i usług. Pierwsza z baz pozwala na zgromadzenie informacji o wszystkich klientach. Jednak przedsiębiorca nie musi ich własnoręcznie wpisywać, gdyż takie działanie jest nie tylko czasochłonne, ale dodatkowo narażone na występowanie błędów. Zamiast tego programy do faktur, jak na przykład Afakury.pl wymagają jedynie NIP-u nabywcy, a pozostałe dane są pobierane z bazy GUS. 

Kiedy bazy są kompletne i dobrze uzupełnione dokumenty powinny szybko i sprawnie trafiać do klientów. Wysyłanie dokumentów z poziomu programu pozwala zaoszczędzić sporo czasu, a do tego jest dobrze postrzegane przez przedsiębiorców. W trakcie wystawiania dokumentów przedsiębiorca może wybrać również nazwę — Kopię, Oryginał czy też Duplikat. Kolejną opcją jest zmiana języka na fakturze. 

Kiedy zagraniczny kontrahent otrzyma dokument w języku urzędowym albo przynajmniej po angielsku szansa na nawiązanie wieloletniej współpracy automatycznie wzrasta. Takie działanie jest bardzo dobrze odbierane przez klientów, a dzięki programowi nie zajmuje dużo czasu. 

Czy jest dobry darmowy program do faktur?

Program do faktur, za który nie trzeba płacić, powinien zawierać bardzo przydatne funkcje. Ciekawą propozycją jest pieczęć graficzna, która ozdabia dokumenty i sprawia, że nabierają bardziej personalnego, a nawet oryginalnego charakteru. Pieczęć przyciąga uwagę i jednocześnie zawiera szereg potrzebnych informacji. To doskonały sposób na zdobycie zaufania klientów oraz wyróżnienie dokumentów na tle innych firm. 

W menu programu powinny występować różnorodne dokumenty. Od tych najbardziej podstawowych jak faktury VAT czy zaliczki, przez zamówienia, a kończąc na paragonach fiskalnych. Duży wybór pozwala dobrać rodzaj dowodów sprzedaży do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa i przełoży się również na zadowolenie klientów. 

Weryfikacja przedsiębiorców to doskonały sposób, aby zabezpieczyć się przed nierzetelnymi klientami i problemami z uzyskaniem płatności za faktury. Dostępna jest biała lista podatników, a sprawnie działający system może okazać się świetnym narzędziem do sprawdzania, czy klienci firmy nie zmagają się już z zadłużeniem. Jeśli klient sprawia wiele problemów, regularnie nie płaci na czas, a do tego  oczekuje obsługi na najwyższym poziomie, w wybranych narzędziach istnieje opcja blokady sprzedaży. Problematyczny kontrahent traci prawo do realizowania zamówień, co może skłonić go do zmiany postępowania i uregulowania zaległości.
 

Uwagi dołączone do dokumentów są ważne nie tylko dla klientów, ale również i przedsiębiorcy. W dowolnej części dokumentu można poinformować o terminie płatności, wskazać przepis prawa upoważniający do skorzystania ze zwolnienia w płaceniu podatku dochodowego albo podać numer konta, na który należy wpłacić należność. Ta funkcja okaże się przydatna również po przyznaniu rabatu – takie działanie nie powinno przejść niezauważone. 

Sposób numerowania dokumentów jest kwestią indywidualną. Stosuje się różnorodne numeracje i powinny być one dostosowane do preferencji i potrzeb przedsiębiorstwa. Długość numeru ma znaczący wpływ na wygląd dokumentu. System oferuje kilka rozwiązań, dlatego warto sprawdzić, jak wyglądają dostępne propozycje. 

Czy jest darmowy program do faktur i czy warto się na niego zdecydować?

Wybierając narzędzie do fakturowania, można zdecydować się na wersję podstawową, która nie wiąże się z żadnymi kosztami oraz wersję zaawansowaną, gdzie oprócz podstawowych funkcji występują również dodatkowe raporty, możliwości i specjalistyczna pomoc. Co ciekawe, nie można stwierdzić, jaki program sprawdzi się najlepiej, gdyż każda firma ma inne potrzeby i wymagania. Warto skupić uwagę na intuicyjnym interfejsie oraz uproszczeniu całego procesu wystawiania dokumentów. Ważna jest również opcja przygotowania dowodów w różnych językach i sprawne dostarczanie faktur dla klientów.

Możliwość współpracy z firmą windykacyjną przyda się w każdym przedsiębiorstwie. Niestety, nie jesteśmy w stanie przewidzieć, że kontrahenci będą zwlekać z regulowaniem należności za towary czy usługi. Z tego względu opcja uzyskania pomocy i to z poziomu programu, bez konieczności podpisywania umów, szukania odpowiedniej firmy czy płacenia sporych kwot jest bezcenna.

Kiedy przedsiębiorca wybierze odpowiedni program do fakturowania, zyska sporo czasu, a do tego będzie korzystał z nowoczesnego systemu, który ułatwi mu zarządzanie firmą, a nawet zwiększy generowane zyski.