Współpraca z zagranicznymi kontrahentami wymaga od przedsiębiorcy przygotowywania dokumentów w językach obcych oraz stosowania innych walut. Dlatego dobranie właściwego programu do fakturowania jest szczególnie istotne. Oprócz możliwości zmiany języka i waluty trzeba zwrócić uwagę na dodatkowe funkcje i możliwości.
Najlepiej sprawdzi się intuicyjny interfejs, który zagwarantuje brak problemów z obsługą, ale warto pamiętać również o zaawansowanych funkcjach, które pozwolą na wykonywanie analiz i statystyk oraz rozliczanie się z urzędami. W tym miejscu warto dodać, że polskie prawo umożliwia prowadzenie rozliczeń z przedsiębiorcami z zagranicy w obcych walutach, stąd używany program powinien mieć taką opcję.
Faktura walutowa to dokument, który nie różni się znacząco od tradycyjnej faktury VAT. Jedyną różnicą jest język, w jakim przygotowano fakturę oraz waluta, gdyż klient zamiast w złotówkach płaci w Euro. Przygotowanie dokumentów w obcych walutach jest zgodne z przepisami prawa, mimo iż ustawodawca zastrzega sobie, żeby kwota podatku VAT, która jest związana z daną transakcją, widniała w złotówkach.
Na dokumencie muszą pojawić się następujące elementy: data wystawienia, nazwa wraz z adresem przedsiębiorców i ich numery identyfikacyjne, informacje o sprzedawanym towarze/oferowanej usłudze, a wśród nich jednostka miary, ilość i cena. Używany program do faktur Euro powinien ułatwiać pracę przedsiębiorcy i bez konieczności wykonywania dodatkowych działań przeliczać kwoty widniejące na fakturach na obce waluty (cena jednostkowa netto i brutto, wartość netto oraz brutto). System ma również wyliczać kwotę podatku VAT, a wartość widnieją na dokumencie, powinna być automatycznie wstawiona w złotówkach, co jest zgodne z obowiązującymi w naszym kraju przepisami.
Warto jeszcze poświęcić kilka słów na temat kursów używanych w fakturach walutowych. Zasady są dokładnie omówione w ustawie o podatku od towarów i usług. Informuje ona, że do przeliczania waluty w fakturach stosuje się średni kurs przyjętej waluty ogłaszany przez NBP w ostatnim dniu roboczym przed wykonanie usługi albo sprzedażą towaru.
Wybierając program do fakturowania, warto dokładnie zapoznać się z jego funkcjami i wyglądem, gdyż staje się podstawowym narzędziem wykorzystywanym przez przedsiębiorcę do prowadzenia księgowości i rozliczeń z urzędami. Skoro przedsiębiorca wystawia dokumenty w obcej walucie, powinien upewnić się, że faktury prezentują się spójnie i odpowiadają wysokim standardom firmy. System umożliwia wybór jednego z dostępnych szablonów, a następnie wzbogacenie go w charakterystyczne dla firmy elementy, czyli logo bądź znak firmowy. W taki sposób można nadać dokumentom oryginalności i wypracować jeszcze silniejszą pozycję na rynku. Dodatkowo przedsiębiorca może zmienić wielkość czcionki i inne elementy występujące na dokumencie.
Kolejną funkcją, której nie można pominąć, są bazy kontrahentów i towarów/usług. Dzięki nim cały proces fakturowania odbywa się ze sporą oszczędnością czasu. To także sprawdzony sposób na unikanie błędów. Aby kontrahent został wpisany do bazy, wystarczy znać jego numer NIP. To takie łatwe! To wpisaniu numeru identyfikacyjnego, pozostałe informacje są pobierane z GUS i wpisywane automatycznie.
Uzupełnianie baz towarów i usług wymaga wpisania kilku informacji jak na przykład ceny, jednostki miary i innych. Bazy mogą być kompatybilne z magazynem, dzięki czemu każdy, kto sprawdzi system, będzie widział, jakich dóbr jest najwięcej, co trzeba zamówić, a także co zalega na stanie. Uzupełnione bazy to gwarancja sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wpisywanie towarów i usług można powierzyć pracownikom. Wystarczy przygotować dla nich subkonta z dostępem do wybranych funkcji. Właśnie w taki sposób ogranicza się dostęp do wszystkich informacji o firmie.
Program do faktur Euro umożliwia przechowywanie dokumentów w archiwum w chmurach. Taki sposób przekonuje wielu przedsiębiorców, gdyż nie muszą drukować wszystkich faktur, marnować czasu i zagracać biura. Takie rozwiązanie staje się jeszcze wygodniejsze, kiedy przedsiębiorca korzysta z ewidencji dokumentów. Wszystkie faktury w jednym miejscu, dokumenty magazynowe również. Ewidencję prowadzi się latami albo z podziałem na kontrahentów. To doskonały sposób archiwizowania dowodów sprzedażowych i magazynowych występujących w firmie.
Programy do fakturowania są przyjazne również dla przedsiębiorców, którzy cenią dokumenty w tradycyjnej wersji. Właśnie dla nich powstają funkcje multidruku. Wystarczy jedno kliknięcie i wszystkie dowody są wydrukowane w ciągu paru chwil. To ogromna oszczędność czasu. Niby niewielkie udogodnienie, ale wywołuje ogromne zadowolenie wśród przedsiębiorców, stąd zasługuje na szczególną uwagę. Taka opcja jest dostępna w programie Afaktury.pl.
Współpraca z zagranicznymi kontrahentami to dla wielu firm standard. Ze względu na międzynarodowe stosunki przedsiębiorcy muszą korzystać z programu do fakturowania, który oferuje nie tylko przygotowanie dokumentów w obcych językach, ale również zmianę waluty. Przeliczenie wartości występujących na dokumencie odbywa się w pełni automatycznie, stąd system powinien być regularnie aktualizowany. Takie działania oszczędzają przedsiębiorcy czasu i sprawiają, że proces fakturowania jest prosty i przyjemny.
Przedsiębiorcy czasem muszą mierzyć się z nieterminowymi płatnościami od kontrahentów. W takim przypadku program do fakturowania, który nawiązał współpracę z firmą windykacyjną to ogromna zaleta i brak dodatkowych kosztów. Już z poziomu programu można wysyłać przypomnienia o zaległych płatnościach, a jeśli takie działania nie przyniosą pożądanych efektów, trzeba skorzystać ze wsparcia specjalistów. Najpierw windykacja miękka, czyli wezwania do zapłaty i telefony, a później komornik czy sąd. Taki dodatek w programie jest wyjątkowo ważny i pozwala w znacznym stopniu odciążyć przedsiębiorcę, który każdego dnia ma do wykonania bardzo wiele zadań i obowiązków.
