Oferta handlowa to jeden z dokumentów wystawianych w przedsiębiorstwie. Jest wykorzystywana w celu znalezienia klientów albo przedstawienia nowych produktów czy usług dotychczasowym kontrahentom.
Występuję różne rodzaje ofert – jedne są proste i zawierają krótkie informacje o oferowanych towarach czy usługach, a inne umożliwiają zapoznanie się z podstawowymi funkcjami oferowanych dóbr, korzyściami ich stosowania i oczywiście warunkami współpracy.

Oferta handlowa ma na celu wzbudzić w odbiorcy chęć posiadania przedstawianych dóbr, co skłoni go do nawiązania kontaktu. Jeśli przedstawiane warunki są dobre – można liczyć na długoterminową, owocną współpracę. Jednak wymaga to skrupulatnego przygotowania dokumentów, uzyskania podstawowych informacji o kliencie i dopasowania oferty do jego potrzeb i preferencji. Ważny jest także wygląd oferty oraz miła obsługa. W dobie ogromnej konkurencji, jaka panuje na rynku, liczy się każdy szczegół. 

Jak przygotować dobrą ofertę handlową?

Przygotowanie oferty handlowej powinno odbywać się w programie przeznaczonym do fakturowania i zarządzania firmą. To doskonałe narzędzie do przygotowywania estetycznych dokumentów, na których widnieją wszystkie wymagane informacje. Aż trudno wyobrazić sobie sprawnie działającą firmę bez dobrego oprogramowania. Co ciekawe, w programie dostępne są gotowe szablony, które należy wzbogacić w wymagane informacje i dane na temat kontrahenta. 
 

Wybór programu jest bardzo dobrym rozwiązaniem, gdyż część danych jest uzupełniana w pełni automatycznie, co pozwala zaoszczędzić czasu oraz uniknąć błędów. Oprócz podstawowych elementów, które muszą znaleźć się na dokumencie, warto pomyśleć także o dodatkach wpływających na podświadomość odbiorcy. Mowa o zdjęciach produktów czy innej grafice. Jesteśmy wzrokowcami, dlatego wizerunek towarów wywołuje u nas chęć posiadania, co przekłada się na rozpoczęcie współpracy z przedsiębiorstwem. Warto wprowadzić również charakterystyczne dodatki, a wśród nich logo firmy czy pieczęć graficzną – wszystkie działania odbywają się z poziomu programu, co oszczędza pracy i jednocześnie przynosi doskonałe efekty. 

Oferta handlowa składa się z:

- danych przedsiębiorcy, 

- danych odbiorcy, czyli potencjalnego klienta, 

- opisu towaru czy usługi wraz z ceną, 

- daty oraz numeru, 

- tytułu. 

Jak przygotować ofertę handlową wzór – pomoc programu do ofertowania

Mamy już świadomość, że oferta handlowa to jeden z najważniejszych dokumentów występujących w firmie, gdyż pozwala zdobyć nowych klientów i wygenerować większy zysk dla firmy. To pozytywne działanie, dlatego przygotowując ofertę, trzeba nie tylko pamiętać o wymaganych elementach, ale zadbać także o estetykę i skrótowe podanie wszystkich potrzebnych informacji. 

Szablon oferty handlowej najlepiej jest uzyskać z programu do ofertowania oraz fakturowania. Narzędzie zdecydowanie ułatwia wpisanie wszystkich danych, część z nich jest uzupełniana automatycznie, inne z kolei można modyfikować. Na pierwszej stronie muszą znaleźć się wszystkie wymagane dane ułatwiające nawiązanie kontaktu, czyli adres e-mail i numer telefonu. Ważne są również dane osobowe obu stron, numer dokumentu oraz data. Prezentowane produkty czy usługi powinny widnieć w tabelce, dzięki czemu można dokładnie zapoznać się z wyznaczonymi przez przedsiębiorcę cenami. 

W ofercie należy zawrzeć także szereg informacji dedykowanych dla potencjalnego klienta. Tylko w taki sposób będzie on bardziej skłonny do zakupu oferowanych towarów czy usług. Korzyści są szczególnie ważne, tak samo, jak i zalety zakupu oferowanych dóbr. Należy mu uświadomić, że oferowane dobra są nie tylko dobre jakościowo, ale przyczynią się do poprawy jego statusu i sytuacji życiowej. Dokument musi być pisany językiem korzyści, ale na temat. 

Program do ofertowania – jakie funkcje są szczególnie przydatne?

Stosowanie programu do ofertowania jest bardzo ważne dla każdego przedsiębiorcy, który prowadzi prężnie rozwijające się przedsiębiorstwo. Oferty pozwalają znaleźć nowych klientów, ale również zmodyfikować zamówienia dotychczasowych kontrahentów poprzez wzbogacenie ich zakupów w nowe towary czy oferowane usługi. Ofertowanie to jeden z elementów marketingu i przynosi doskonałe efekty, jednak to nie jedyne możliwości, jakie zapewnia dobrze dobrane narzędzie do zarządzania firmą. 

Program do ofertowania powinien ułatwiać sprawowanie kontroli nad firmą. Na liście dokumentów widnieje termin płatności, dlatego dokładnie widać, którzy klienci zwlekają z płatnościami, a którzy wręcz przeciwnie – płacą wszystko na czas. Z kolei w przypadku pojawienia się dłużników, którzy nie spieszą się z regulowaniem płatności – wystarczy przekazać sprawę firmie windykacyjnej. Specjaliści wykonują wszystkie potrzebne czynności, a widmo rozprawy sądowej, dodatkowych kosztów i karnych odsetek sprawia, że regulują zobowiązania na czas. 

Narzędzie do ofertowania powinno umożliwiać przygotowanie wielu innych dokumentów. Jednym z podstawowych dowodów występujących w obrocie gospodarczym jest faktura, ale nie można zapominać także o rachunkach, paragonach, zamówieniach i dokumentach magazynowych. Opcji jest bardzo wiele, tak samo, jak i potrzeb współczesnych przedsiębiorców. 

Używany program powinien ułatwiać funkcjonowanie całej firmy. Z tego względu niezbędne jest wykonywanie rozliczeń na koniec miesiąca, uzupełnianie księgi przychodów i rozchodów oraz sprawdzanie stanów magazynowych. 

Wybór odpowiedniego narzędzia do ofertowania i fakturowania jest kwestią indywidualną, gdyż w małym przedsiębiorstwie nie wymaga się skomplikowanych raportów czy statystyk, ale stanowią one nieodzowny element potężnego przedsiębiorstwa służącego do sprawdzania sytuacji w firmie, a także monitorowania przychodów i kosztów. Wszyscy przedsiębiorcy powinni wybierać narzędzie intuicyjne i proste w obsłudze, które nie dostarcza żadnych trudności zarówno dla właściciela konta głównego, jak i użytkowników z dostępem do systemu.