Prowadzenie działalności poza terytorium Polski to norma dla wielu przedsiębiorców. Sprzedaż zagraniczna czy świadczenie usług często wiąże się z bardzo dobrym zarobkiem. Przedsiębiorcy, którzy decydują się na prowadzenie biznesu międzynarodowego, powinni zaznajomić się z pojęciem faktura europejska, gdyż jest wystawiana dla zagranicznych kontrahentów, a precyzując kontrahentów pochodzących z Unii Europejskiej. To dokument, który nie odbiera znacząco od polskiej faktury VAT, jednak trzeba pamiętać o przestrzeganiu kilku zasad. 

Faktura europejska – co to jest i jak ją wystawić?

Polscy przedsiębiorcy od wielu lat oferują towary oraz usługi na rynku europejskim i osiągają sporo sukcesów. Współpraca z zagranicą to wiele korzyści, począwszy od nauki nowoczesnej technologii, przez szybki rozwój, a kończąc na sporym zysku. Jednak w trakcie sprzedaży za granicę może pojawić się pytanie, w jaki sposób odbywają się rozliczenia z kontrahentami, którzy nie pochodzą z Polski. Rozwiązanie jest tylko jedno – faktura europejska, występująca także pod nazwą europejska faktura VAT. Dokument może zostać wystawiony w dowolnym języku. 

W tym miejscu warto zaznaczyć, iż zgodnie z przepisami prawa dowody wpisywane do Księgi Przychodów i Rozchodów muszą być wystawiane w języku polskim, dlatego przedsiębiorcy przygotowują dwie wersje – jedna po polsku, a druga w języku używanym przez kontrahenta. 

Faktura europejska musi zawierać szereg elementów, a wśród nich dane przedsiębiorcy oraz kontrahenta, numery identyfikacji podatkowej (mowa o NIP-ach europejskich), a także informacji czy klient jest czynnym podatnikiem VAT widniejącym w bazie VIES. Na fakturze musi pojawić się dopisek „odwrotne obciążenie” widniejące w uwagach. Nie może zabraknąć również standardowych informacji, czyli numeru faktury, daty wystawienia oraz całej specyfiki produktu czy usługi (w tym nazwa, miara, ilość czy zakres), waluta faktury, cena jednostkowa netto, sumaryczna wartość podatku. Niezbędne są kody IBAN oraz SWIFT, gdy uregulowanie należności odbywa się za pomocą przelewu.
 

W tym miejscu trzeba podkreślić, że obowiązek podatkowy określany jako odwrotne obciążenie w większości przypadków jest przerzucany na zagranicznego kontrahenta. W rubryce, w której uzupełnia się stawkę podatku na fakturze, należy wpisać „nie podlega”. 

Program do faktur europejskich – jakie funkcje?

Pierwszą i najważniejszą funkcją programu do fakturowania wybieranego przez przedsiębiorcę współpracującego z zagranicznymi kontrahentami jest możliwość wystawiania dokumentów w obcych językach. Trzeba się jednak upewnić, że faktury prezentują się spójnie i estetycznie. Dobry szablon to podstawa, ale wybrać można też czcionkę wraz z jej wielkością i opcjonalnie dodać logo na dokumencie. Starannie przygotowane faktury oraz ładnie wyglądające oferty handlowe – dzięki nim każdy klient poczuje się doceniony i chętnie nawiąże dłuższą współpracę z firmą. Skupienie uwagi nawet na najmniejszych detalach jest bardzo ważne i przynosi wiele korzyści. 

Możliwość ewidencjonowania dokumentów jest szczególnie istotna w przedsiębiorstwach, gdzie każdego miesiąca wystawia się sporo faktur czy innych dowodów. Przygotowane dokumenty można grupować ze względu na ich rodzaj, datę, kontrahentów… Nie ma znaczenia, jaki sposób wybierze przedsiębiorca. Najważniejsze jednak, że taki sposób działania zapewni ład i porządek w firmie – cały plik archiwizuje się o wiele łatwiej niż pojedyncze dokumenty. 

Program do faktur umożliwiający wzbogacenie dokumentów w kody QR również zasługuje na szczególną uwagę. Przede wszystkim daje on gwarancję bezpieczeństwa i wiarygodności. Kontrahent ma pewność, że wybrany dokument został wystawiony przez firmę, w której kupuje towary albo nabywa usługi, a nie oszusta, który się za nią podszywa. Kody QR stanowią doskonałe uwierzytelnienie dokumentów, co podnosi renomę firmy i czyni ją godną zaufania. Aby zrozumieć informacje zawarte w obrazku, trzeba zastosować specjalną aplikację. 

Przedsiębiorca powinien sprawować stałą kontrolę nad uzyskiwanymi przychodami oraz generowanymi kosztami. Właśnie w tym celu narzędzie do fakturowania powinno umożliwiać prowadzenie statystyk oraz raportów. To doskonały sposób monitorowania sytuacji panującej w firmie, sprawdzania wysokości przychodów i kosztów oraz kontrolowania, jakie towary czy usługi przynoszą największy zysk dla firmy. Wyniki uzyskane w raportach są w stanie przyczynić się do wprowadzenia restrukturyzacji, otwarcia kolejnego działu czy zmianę asortymentu. Statystyki pozwalają także uzyskać informacje o efektywności poszczególnych pracowników. Aby skorzystać z dostępnych raportów czy analiz, wystarczy wystawiać faktury oraz wklepywać do systemu dokumenty kosztowe. Wymagane jest również prowadzenie magazynu. Statystyki są bardzo przydatne, a ich wygenerowanie nie należy do skomplikowanych. 

Czy program do fakturowania pomoże z dłużnikami?

Niestety, coraz więcej przedsiębiorców musi zmagać się z nieterminowymi płatnościami. Kontrahenci wymagają regularnych dostaw towarów czy świadczenia usług, jednak wielokrotnie regulowanie należności nie jest ich mocną stroną. Aby unikać sytuacji, które przyczyniają się do utraty płynności finansowej czy innych problemów, warto wybrać narzędzie do fakturowania pozwalające podjąć odpowiednie działania. Mowa o współpracy z firmą windykacyjną. Taką opcję ma w swojej ofercie między innymi Afaktury.pl. Z poziomu programu można wysłać przypomnienie o zapłacenie – warto to zrobić kilka dni przed upływem terminu płatności, a także po jego upłynięciu. Kiedy dłużnik nawet nie próbuje kontaktować się z firmą i zachowuje się, jakby się nic nie stało, trzeba przystąpić do zdecydowanych działań, a mianowicie skontaktować się z firmą windykacyjną. 

Pierwszym sposobem na odzyskanie należności jest windykacja miękka, aby w dalszej kolejności zastosować windykację twardą, czyli skierować sprawę do odpowiedniego organu sprawiedliwości. Omawiane działania bardzo szybko przynoszą dobre efekty i sprawiają, że sytuacja finansowa firmy ulega poprawie. Dla nieterminowych płatników warto przygotować faktury pro formy i dopiero po ich opłaceniu dostarczać zamówiony towarów czy wykonywać usługę. Takie rozwiązanie będzie stanowić dla nich największą motywację do zapłaty.