Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą powinien korzystać z dobrego programu do wystawiania faktur. Tej zasady powinny przestrzegać również osoby nabywające plony rolne od rolników, którzy zgodnie z przepisami prawa mają obowiązek dokumentowania swoich zakupów. Dodajmy jeszcze, że dla rolników wystawia się odpowiednie dokumenty, które muszą być dostępne w menu programu do fakturowania i prowadzenia księgowości. Mowa oczywiście o fakturze dla rolnika ryczałtowego określanej skrótem RR. Jakie funkcje przydadzą się najbardziej i na co trzeba zwrócić szczególną uwagę w trakcie testowania systemu?
Program do faktur jest dedykowany wszystkim czynnym podatnikom VAT oraz osobom kupującym plony rolne od rolników ryczałtowych. Dodajmy, że to właśnie kupcy zajmują się przygotowaniem dowodów sprzedaży, a nie rolnicy, czyli zasady są inne niż w przypadku działalności handlowej, usługowej czy produkcyjnej. Dobry system pozwala na sprawne i szybkie przygotowanie wymaganych dokumentów (nie tylko faktury RR, ale również innych dowodów). Bardzo przydatna jest opcja szybkiego drukowania, kiedy po naciśnięciu kilku przycisków wszystkie dokumenty zostają automatycznie wydrukowane. To maksymalna oszczędność czasu, który jest potrzebny każdemu przedsiębiorcy.
Wybór najlepszego programu do fakturowania nie jest zadaniem skomplikowanym. Wystarczy zwrócić uwagę na podstawowe cechy oraz dodatkowe funkcje. Prosta i intuicyjna obsługa jest wyjątkowo ważna i pozwala na wystawienie dokumentów i prowadzenie rozliczeń bez konieczności udawania się na dodatkowe szkolenia czy kursy. W menu powinny znajdywać się wszystkie dostępne funkcje, ale oprócz tego również informacje, jak wystawiać dokumenty, jakich elementów nie może zabraknąć i jak unikać błędów.
Funkcjonalny program ułatwia wystawianie dokumentów i prowadzenie działalności. Ważne, żeby znajdowały się w nim bazy kontrahentów oraz dostępnych towarów. Właśnie w taki sposób można szybko i sprawnie uzupełnić wszystkie dane, a następnie wprowadzić je do dokumentu.
Po zakupie produktów rolnych kupujący ma obowiązek wystawienia faktury RR. Należy ją przygotować w dwóch egzemplarzach — jedną zatrzymać i zgodnie z przepisami prawa przechowywać przez okres minimum 5 lat. Z kolei drugi egzemplarz trafia do rolnika ryczałtowego.
Trzeba także wiedzieć, jakie elementy muszą znajdywać się na fakturze RR, aby uniknąć błędów i konieczności korygowania dowodów sprzedaży. W fakturze RR muszą występować:
- dane nabywcy oraz dostawcy, a w tym imię i nazwisko oraz miejsce zamieszkania,
- numer NIP, a jeśli nie został przyznany, wystarczy numer PESEL,
- ceny jednostkowe produktów rolnych,
- nazwy produktów, które stanowią przedmiot niniejszej transakcji,
- datę zakupu oraz wystawienia faktury, jeśli jest ona inna od daty nabycia.
Wybór programu do fakturowania to ważne zadanie i trzeba je potraktować bardzo poważnie. W pierwszej kolejności trzeba zwrócić uwagę na nieskomplikowany oraz intuicyjny interfejs i przydatne funkcje. Kolejnym krokiem jest upewnienie się, że w katalogu dostępnych dokumentów widnieje możliwość przygotowania faktury RR oraz korekty w razie ewentualnych błędów czy przyznanych rabatów. Bardzo ważnym dodatkiem jest możliwość prowadzenia ewidencji dokumentów. W jednym miejscu można zapisać, a następnie zarchiwizować faktury, rachunku, dokumenty magazynowe i wszystkie inne dowody wystawiane przy pomocy programu. Takie działanie zapewnia porządek i brak problemów ze znalezieniem potrzebnych dowodów, szczególnie jeśli ewidencja jest prowadzona zgodnie z rokiem wystawienia dokumentu.
W programie można zmienić język na dokumencie oraz walutę. Ta funkcja jest szczególnie przydatna dla osób współpracujących z zagranicznymi kontrahentami. Wszystkie działania odbywają się automatycznie — wystarczy wskazać język oraz pożądaną walutę. Nie ma obowiązku sprawdzania aktualnego kursu czy wykonywania działań matematycznych. Jednak aby wszystkie czynności odbywały się zgodnie z przepisami prawa, system musi być regularnie aktualizowany i w pełni bezpieczny.
Najlepiej, jeśli faktury są dostarczane do kontrahentów bezpośrednio z poziomu programu. Wtedy nie trzeba ich ściągać na komputer, a następnie przesyłać w formie pliku PDF. Każdy użytkownik powinien ułatwiać sobie życie, a korzystanie z zaawansowanej technologii jest jedną z nich.
Narzędzie do wystawiania faktur może okazać się bardzo pomocne przy radzeniu sobie z nieterminowymi kontrahentami. W pierwszej kolejności warto mieć podgląd statusu płatności i wiedzieć, który klienci uregulowali już płatności, a którzy tego nie wykonali. Kiedy termin do zapłaty za fakturę został już przekroczony, warto zacząć od wysłania przypomnienia (jeden przycisk w programie). Jeśli przypomnienie nie przyniesie pożądanych efektów, przychodzi czas na poważniejsze działania. Afaktury.pl oferuje wsparcie specjalistów z firmy windykacyjnej. Eksperci doskonale wiedzą, jakie przedsięwziąć kroki, żeby dłużnik był bardziej skory do opłacenia faktur. Z kolei brak efektów przyczynia się do skierowania sprawy do sądu.
Bez względu na charakter prowadzonej działalności program do fakturowania to jedno z podstawowych narzędzi używanych w firmie. Jest on tak ważny, jak dobrej jakości sprzęt, oddani pracownicy i wiedza. Narzędzie ułatwia sprawowanie kontroli nad wszystkimi sektorami, monitorowanie generowanych przychodów i kosztów, wykonywanie interwencji i wiele innych.
Ogromnym uproszczeniem dla przedsiębiorcy jest opcja tworzenia subkont dla pracowników, którzy również mogą przygotowywać dokumenty, kontrolować płatności i monitorować stany magazynowe. Właśnie dzięki współpracy powstaje nowoczesne przedsiębiorstwo odnoszące sukces na rynku i traktujące z szacunkiem zatrudnione osoby.
