Program do fakturowania to prawa ręka każdego przedsiębiorcy, stąd warto zwrócić uwagę na dostępne funkcje i udogodnienia oferowane przez system. W pierwszej kolejności trzeba sprawdzić interfejs, który powinien być prosty i intuicyjny, dzięki czemu przygotowanie dokumentów oraz analiz, a także prowadzenie księgowości firmy odbywa się bez większych problemów.
Z dobrym narzędziem przedsiębiorca oraz wybrani pracownicy mogą zastąpić księgową czy nawet całe biuro rachunkowe. W programie do faktur znajdują się podpowiedzi, jak wykonywać poszczególne zadania, a do tego oferują one wsparcie zespołu technicznego i innych specjalistów pomagających w różnorodnych problemach. Wybrane firmy są zobligowane do prowadzenia rejestru odpadów. Mowa o BDO, stąd warto wybrać program z odpowiednio zaprogramowanym panelem. 

Program do faktur z BDO – dla kogo?

BDO, czyli Baza Danych Odpadowych jest dedykowana dla każdej firmy produkującej odpady. Uzupełnianie raportu stanowi jeden z obowiązków przedsiębiorcy. W dokumencie znajduje się szereg informacji związanych z produkowanymi przez firmę odpadami. Jeśli ten obowiązek zostanie pominięty, trzeba się liczyć z konsekwencjami prawnymi. Nakładane są kary finansowe, a jeśli przedsiębiorca nie zmieni swojego zachowania, można doczekać się jeszcze większych problemów. 

Obowiązek uzupełniania BDO nie dotyczy osób wykorzystujących do pracy laptop albo inny sprzęt elektroniczny, gdyż nie generują żadnych śmieci. Jednak zdecydowana większość firm musi uzupełniać rejestr. Konieczność prowadzenia BDO to krok w kierunku ekologicznego podejścia do zarządzania produktami i odpadami, a także sprawdzanie, czy firma przestrzega zasad recyklingu i segregacji śmieci. 

W trakcie wybierania programu do fakturowania trzeba zwrócić uwagę, czy jest on zgodny z wymaganiami firmy. Możliwość prowadzenia BDO z poziomu programu jest niezbędna dla firm, które mają obowiązek rejestracji i uzupełniania bazy. 

Program do faktur z BDO – jakie funkcje ułatwią prowadzenie firmy?

Wystawianie faktur to jeden z obowiązków każdej firmy bez względu na charakter prowadzonej działalności. Aby dokumenty prezentowały się spójnie i estetycznie, przedsiębiorca powinien dobrać szablon do swoich preferencji. Dlatego narzędzie do fakturowania powinno mieć kilka opcji wyboru. Kiedy na fakturze znajdzie się logo czy inny znak firmowy, przedsiębiorstwo nawiązuje lepszą relację z konsumentami i zyskuje dobrą opinię wśród konkurencji. W programie można wybrać sposób numerowania dokumentów, czcionkę czy kolorystykę. Jednak niektóre firmy poszły jeszcze o krok dalej. Na przykład Afaktury.pl umożliwia dodanie zdjęć towarów na fakturze. Takie działanie jest przydatne również w przypadku oferty handlowej, gdyż klient doskonale zdaje sobie sprawę, jaki towar zostanie mu dostarczony. 

Możliwość zmiany języka jest bardzo przydatna i doceniana przez klientów z zagranicy. Współpraca międzynarodowa to standard dla wielu firm, dlatego warto się upewnić, że program zapewnia obsługę na najwyższym poziomie. Oprócz zmiany języka, w jakim wystawiana jest faktura, dobrze jest zmienić również walutę – wtedy konsument dokładnie wie, ile musi zapłacić. Dodajmy, że w Księdze Przychodów i Rozchodów wszystkie wprowadzane dokumenty muszą być przygotowane w języku polskim, stąd program umożliwia przygotowanie faktury o tym samym numerze w dwóch językach i dwóch walutach. 

Czas to pieniądz i wie o tym każdy właściciel prężnie prosperującej firmy. W tym celu w trakcie wybierania programu do fakturowania warto sprawdzić, czy występuje opcja tworzenia baz kontrahentów oraz towarów/usług. Po wprowadzeniu do systemu wszystkich informacji fakturowanie nie zajmuje dużo czasu – kilka kliknięć myszką i gotowe. Dokumenty są wysyłane do kontrahentów z poziomu programu. Jeśli kontrahent raz w miesiącu czy raz w tygodniu korzysta z tych samych usług, czy zakupuje dokładnie takie same towary, opcja faktur cyklicznych zdecydowanie ułatwia pracę i pozwala oszczędzić sporo czasu. Przedsiębiorca musi jedynie zatwierdzić wysłanie dokumentu i czekać na uregulowanie płatności. 

Bardzo przydatną funkcją jest ewidencja, czyli zestawienie wszystkich dokumentów w jednym pliku. Ewidencja może zostać przygotowana oddzielnie dla różnych rodzajów faktur (zaliczkowych, pro forma itd.), rachunków, ofert handlowych, zamówień, WZ, KP oraz KW. To najlepszy sposób zachowania porządku w dokumentach i zapisywanie w archiwum całym plików, zamiast pojedynczych dowodów. Ewidencja jest przygotowywana dla celów księgowych i ułatwia przejrzysty wgląd do sytuacji, jaka panuje w firmie.

Z pomocą ewidencji przedsiębiorca może zadecydować o restrukturyzacji, otwarciu kolejnego oddziału albo zmianach w produkcji. Wiele informacji w jednym miejscu to zdecydowana korzyść. Dochodzą do tego również statystyki i analizy, które mogą zostać poświęcone konkretnemu okresie albo wybranym wskaźnikom czy kontrahentom. Opcji wyboru jest naprawdę wiele. 

Program do faktur z BDO – dlaczego warto?

Programy do fakturowania to narzędzia używane w każdym przedsiębiorstwie, gdyż służą nie tylko do przygotowania dokumentów, ale również prowadzenia archiwum czy wykonywania niezbędnych statystyk. W trakcie wyboru najlepszego systemu warto zwrócić uwagę na intuicyjny interfejs i regularne aktualizacje – dzięki czemu dane gromadzone w systemie są cały czas bezpieczne i zgodne z obowiązującymi przepisami. W dalszej kolejności trzeba zwrócić uwagę na wybór programu, który pozwala na przygotowanie estetycznych dokumentów, tworzenie faktur cyklicznych, a także ściganie nieterminowych kontrahentów.
Ostatnia z wymienionych funkcji jest dostępna między innymi w programie Afaktury.pl, który umożliwia również zmianę języka, w jakim wystawiane są dokumenty – do wyboru aż 31 języków! 

Korzystając z programu do fakturowania, część obowiązków można powierzyć pracownikom. W tym celu tworzy się subkonta posiadające szereg ograniczeń – użytkownicy nie korzystają z całego systemu, a jedynie wystawiają faktury, pilnują terminów płatności czy przygotowują oferty dla kontrahentów. Inna grupa pracowników może odpowiadać za obsługę magazynu, wpisywanie produktów do systemu, uzupełnianie stanów i inne. Dzięki rozdzieleniu zadań pracodawca ma zdecydowanie mniej pracy.