Rechnungsprogramm – grundlegende Informationen

Speichern, Versenden und Drucken im Online-Rechnungsprogramm

Eine ausgestellte Rechnung sollte mit „Rechnung speichern“ gespeichert oder über „PDF erstellen“ ausgedruckt werden.
Ein gespeichertes Dokument kann per E-Mail versandt, bearbeitet und auf Zahlung und Versand geprüft werden. Mit „Ähnlich“ lässt sich eine Kopie mit aktueller Nummer und aktuellen Daten erstellen.

Rechnungsarten:

Rechnung mit und ohne MwSt. – worin liegt der Unterschied?

Eine Umsatzsteuerrechnung enthält den zutreffenden Satz, etwa 23 %, 8 % oder 0 %. Befreite oder nicht steuerbare Umsätze erhalten die passende Kennzeichnung. Nicht umsatzsteuerpflichtige Unternehmen können Rechnungen ohne MwSt. ausstellen. Rechnung ohne MwSt. enthält nur Preis, Menge und Beschreibung der verkauften Waren oder Dienstleistungen.
MwSt.-Sätze können in der MwSt.-Spalte geändert werden.
Mitunter fehlt der benötigte Satz in der Liste.
Unter Einstellungen > MwSt.-Sätze/Einheiten können eigene Sätze hinzugefügt werden.

Differenzbesteuerte Rechnung – wann und wie wird sie ausgestellt?

Differenzbesteuerte Rechnung ist eine besondere Rechnung mit Nummer, Daten, Verkäufer- und Käuferangaben, Beschreibung, Preis und dem zutreffenden Hinweis auf die Differenzbesteuerung.
Außerdem ist der gesetzlich vorgeschriebene MwSt.-Satz zuzuweisen.
Der MwSt.-Satz kann beim Erstellen in der MwSt.-Spalte geändert werden.

Reverse-Charge-Rechnung

Bei einer Transaktion, bei der der Käufer die Steuer schuldet, ist eine Reverse-Charge-Rechnung mit entsprechendem Hinweis und Steuerschlüssel auszustellen.
Die übrigen Angaben entsprechen einer Standardrechnung.

Split-Payment-Verfahren und Rechnungsprogramm

Wie wird eine MPP-Split-Payment-Rechnung erstellt? Im Rechnungsprogrammafaktury.pl ist dies automatisch oder manuell möglich.
Was muss eine MPP-Split-Payment-Rechnung enthalten?
Sie muss den Hinweis „Split-Payment-Verfahren“ oder „MPP“ enthalten.
Zusätzlich kann ein MwSt.-Bankkonto angegeben werden.
Aktivieren Sie die Split-Payment-Anzeige unter Einstellungen > Dokumentdarstellung, damit MPP-Hinweis und MwSt.-Konto automatisch erscheinen.

Fremdwährungsrechnung zum NBP-Wechselkurs

Rechnungen für ausländische Kunden werden häufig in deren Landeswährung ausgestellt.
Wählen Sie die Währung oberhalb der Waren-/Dienstleistungstabelle im Feld „Währung“.
Nach der Auswahl wird der aktuelle NBP-Kurs eingesetzt.
Sie können einen eigenen oder einen historischen Kurs verwenden.
So entsteht eine Fremdwährungsrechnung.

Rechnungen in Fremdsprachen übersetzen

Rechnungen für ausländische Kunden können mit einem Klick in vielen Sprachen erstellt werden. Wählen Sie die Sprache beim Versand oder PDF-Download.
Die Übersetzung wird beim Erstellen, Drucken oder Senden der PDF gewählt.
Vom Benutzer eingegebene Inhalte werden nicht automatisch übersetzt. Produkt- und Leistungsbeschreibungen sind in der gewünschten Sprache einzugeben.
afaktury.pl bietet zahlreiche Rechnungssprachen.
Am beliebtesten sind Englisch, Polnisch-Englisch, Deutsch und Polnisch-Deutsch.
Verfügbar sind außerdem unter anderem Slowakisch, Französisch, Niederländisch, Tschechisch, Bulgarisch, Italienisch, Spanisch, Schwedisch, Litauisch, Portugiesisch, Russisch, Hindi, Ukrainisch, Chinesisch und weitere ein- und zweisprachige Varianten.

Rechnungshinweise – was sind sie?

Hinweise kennzeichnen eine besondere steuerliche Behandlung, etwa Reverse Charge, Barzahlungsmethode, EU-MwSt., Differenzbesteuerung oder Split Payment.
Eigene Hinweise sind flexibel und können bei aktivem Abonnement gespeichert werden.

Eine Rechnung per E-Mail aus dem Rechnungsprogramm senden

Jede Rechnung kann als sichere E-Rechnung per E-Mail versandt werden. Eine herkömmliche Zustellung oder Unterschrift ist nicht erforderlich.
Wählen Sie nach dem Speichern „Dokument senden“, geben Sie die Empfängeradresse ein und wählen Sie bei Bedarf:
- Dokumenttyp
- Dokumentsprache

Jede Rechnung enthält eine bearbeitbare Standardnachricht. Eigene Texte können unter Einstellungen > E-Mail-Einstellungen gespeichert werden.
Dort können auch separate Texte für Dank, Erinnerung und Zahlungsaufforderung festgelegt werden.
Diese Nachrichten können über die Glocke in der Spalte „Zahlungsfrist“ direkt aus afaktury.pl gesendet werden.
Bei aktivem Abonnement begrenzt afaktury.pl die Anzahl versandter E-Mails nicht.
Die Dokumentliste zeigt außerdem Versanddatum, Uhrzeit und Empfängeradresse.
Der Kunde öffnet die erhaltene Rechnung als PDF-Datei.

PDF-Rechnung – einfache Rechnungsvorlage

Eine ausgestellte Rechnung kann als PDF geöffnet, gespeichert oder gedruckt werden.
Mit „PDF erstellen“ können Sie Folgendes auswählen:
- Dokumenttyp, Anzahl der Exemplare, zusätzliche WZ oder Duplikat
- Dokumentoptionen wie QR-Code, Währungsangaben, Status, GTU, Zahlungshistorie, Fälligkeit und Lieferart
- Dokumentsprache; dasselbe Dokument kann beliebig oft in verschiedenen Sprachen heruntergeladen werden
- PDF-Vorlage, Layout und Farben unter Einstellungen > Dokumentdarstellung

Die Rechnungsvorlage kann an Anforderungen und Geschmack angepasst werden.
Ein professionelles Erscheinungsbild schafft Vertrauen; daher ist die PDF-Vorlage wichtig.

GTU auf der Rechnung – Rechnungsprogramm mit GTU

Einige Unternehmen müssen GTU-Codes vor allem in der JPK-Datei verwenden. Auf der Rechnung sind sie freiwillig; afaktury.pl bietet dafür eine GTU-Spalte.
Blenden Sie die Spalte über „GTU anzeigen“ ein und wählen Sie den passenden Code.
Die Codes reichen von GTU 01 bis GTU 013 und erleichtern die Zuordnung der Warengruppe in JPK.

So wird eine JPK-Prüfdatei erstellt

Das Gesetz sieht die Prüfdateien JPK VAT und JPK FA vor. Programm für Umsatzsteuerrechnungen afaktury.pl unterstützt beide Formate.
Beginnen Sie die JPK-Erstellung mit einem Klick auf JPK erstellen in der Dokumentliste.
Wählen Sie Monat, Jahr, Dateityp und Finanzamtscode und klicken Sie auf „Dokumente anzeigen“.
Laden Sie anschließend die JPK-Datei herunter.

Daten aus GUS und VIES abrufen

Käuferdaten können manuell eingegeben oder aus GUS und VIES abgerufen werden.
GUS enthält polnische, VIES europäische Unternehmensdaten.
Beide Datenbanken sind in afaktury.pl verfügbar.
Wie werden Daten aus GUS und VIES abgerufen?
Klicken Sie neben der USt-IdNr. des Käufers auf GUS oder VIES; die Daten werden automatisch eingesetzt.

BDO und Status als aktiver MwSt.-Zahler

Für bestimmte Unternehmen in den Bereichen Abfall, regulierte Produkte oder Verpackungen ist eine BDO-Nummer vorgeschrieben.
Tragen Sie die BDO-Nummer im entsprechenden Verkäufer- oder Käuferfeld ein. Eine dauerhafte Nummer kann in den Einstellungen gespeichert werden.
Die Rechnung kann auch angeben, ob der Kunde aktiver MwSt.-Zahler ist.
Wählen Sie beim GUS-Abruf „MwSt.-Zahler“, um diese Information in die PDF aufzunehmen.

Verkaufsverfahren – kostenloses Online-Rechnungsprogramm

Bei der JPK-Erstellung müssen bestimmte Waren mit der gesetzlich vorgeschriebenen Verfahrenskennzeichnung versehen werden.
In afaktury.pl wird das Verkaufsverfahren unter der Dokumentnummer gewählt. Jede Abkürzung ist beschrieben.

Rechnungsarchiv

In afaktury.pl gespeicherte Rechnungen bleiben sicher, durchsuchbar und bearbeitbar und können erneut als PDF geladen oder versandt werden.
Gespeicherte Rechnungen erscheinen mit Zahlungs-, Versand-, Korrektur- und Statusinformationen in der Dokumentliste.
Aus gespeicherten Rechnungen lassen sich Register und JPK-Dateien erstellen.
Ein Rechnungsregister enthält Dokumente eines Zeitraums als PDF, XLS oder CSV und kann an die Buchhaltung übergeben werden.
JPK VAT wird monatlich, JPK FA auf Anforderung übermittelt. Beide Berichte werden aus der Dokumentliste erstellt.

Kostenloses Rechnungsprogramm mit uneingeschränktem Zugang

Online-Rechnungsprogramm ist ein wichtiges Unternehmenswerkzeug. afaktury.pl erleichtert die Einhaltung wechselnder Steuerregeln, unterstützt elektronische Meldungen und bündelt alle Transaktionsdokumente.
Die einfache, intuitive Bedienung spart Zeit und Aufwand.

Rechnung mit dem nationalen E-Rechnungssystem ausstellen

Viele Unternehmen befürchten, dass die Pflicht zur Nutzung des Nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) zusätzlichen Aufwand beim Ausstellen und Empfangen strukturierter Rechnungen verursacht.

Benutzer von afaktury.pl können Rechnungen bereits direkt an KSeF senden. Die KSeF-Integration ermöglicht rechtskonforme Buchhaltungsdokumente.

Rechnungen werden automatisch an KSeF übertragen; dies vereinfacht und beschleunigt die Ausstellung. Die Lösung verbessert Komfort und Rechtskonformität und verringert Fehler.
Sie können sich auf Ihr Unternehmen konzentrieren, während die integrierte Software E-Rechnungen und tägliche Buchhaltungsaufgaben übernimmt.

Wie funktioniert die Integration des Rechnungsprogramms mit KSeF?

Unternehmen können mit der KSeF-Integration ihre bestehende Online-Lösung weiterverwenden. So funktioniert es:
Unternehmen mit Software wie afaktury.pl müssen ihr bewährtes Rechnungsprogramm nach dem KSeF-Beitritt nicht aufgeben.
KSeF stellt eine API zur direkten Verbindung mit Rechnungs- und Buchhaltungslösungen bereit. Unternehmen können ihre Software weiterverwenden und strukturierte KSeF-Rechnungen darüber bearbeiten.
Bestehende Funktionen bleiben erhalten; elektronische Rechnungen und Rechtskonformität werden erleichtert.

Die Integration eignet sich für Unternehmen, die Kontrolle behalten und manuelle Anpassungen vermeiden möchten.

Was ist nötig, um in afaktury.pl eine strukturierte Rechnung auszustellen?

Befolgen Sie diese Schritte, um die Software mit KSeF zu verbinden und eine konforme Rechnung auszustellen:

1. Am Programm anmelden - Melden Sie sich bei Ihrem E-Rechnungskonto an oder registrieren Sie sich.
2. KSeF-Zugang prüfen - Stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff auf das nationale E-Rechnungssystem haben, indem Sie es in die Anwendung integrieren. Melden Sie sich mit einem Vertrauensprofil auf der Website des nationalen E-Rechnungssystems (ksef.mf.gov.pl) an, wählen Sie im Seitenmenü „Token“ und erzeugen Sie einen Token. Öffnen Sie danach afaktury.pl und gehen Sie zu „Einstellungen“ -> Öffnen Sie Firmendaten oder KSeF/JPK, und fügen Sie das in KSeF erzeugte Token ein.
3. Option zur Rechnungsausstellung finden - Zeigen Sie auf „Dokument ausstellen“ und wählen Sie „Rechnung“.
4. Rechnungsdaten ausfüllen - Geben Sie Nummer, Daten, Verkäufer, Käufer, Waren oder Leistungen, Menge, Nettopreis, MwSt.-Satz und Beträge ein und prüfen Sie alles.
5. KSeF als Versandart wählen - Wählen Sie „An KSeF senden“ als Versandart.
6. Daten an KSeF übertragen - Die Software überträgt die Rechnungsdaten automatisch und gewährleistet so Konformität und Zustellung.
7. Rechnung prüfen - Prüfen Sie alle Daten und stellen Sie sicher, dass KSeF aktiv ist.
8. Rechnung an KSeF senden - Die Software übergibt die Rechnung an KSeF, das die weiteren Zustellungsschritte übernimmt.

Dies sind die allgemeinen Schritte zur Ausstellung über KSeF. Verfolgen Sie Rechtsänderungen und halten Sie Ihre Abläufe aktuell.

Wie sieht eine PDF-Rechnung aus?