Konkurencja panująca na rynku skłania przedsiębiorców do walki o nowych klientów. Dobrze, kiedy jednym z narzędzi jest wszechstronny program do ofertowania online, który pozwala nie tylko przygotować estetyczne dokumenty, ale również zarządzać firmą i sprawować nad nią kontrolę. Oferty handlowe są przygotowywane dla klientów przed zamówieniem towarów czy skorzystaniem z usług. Najczęściej kontrahenci wysyłają prośbę o przygotowanie oferty do kilku konkurencyjnych firm i na podstawie uzyskanych informacji podejmują decyzję o nawiązaniu współpracy.

Co ciekawe, doświadczenie pokazuje, że oprócz wartości widniejących na ofercie ważna jest również estetyka dokumentu, czyli oferta musi zawierać wszystkie wymagane dane i potrzebne informacje. Istotne jest również nawiązanie dobrej relacji z przedsiębiorcą albo przedstawicielem reprezentującym firmę. 

Program do ofertowania online – jaką spełnia funkcję?

Oferta handlowa to jeden z dokumentów przygotowywanych w niemalże każdym przedsiębiorstwie. Powinna prezentować się estetycznie oraz zawierać wszystkie potrzebne informacje, a wśród nich:

- dane sprzedawcy, 

- dane nabywcy, 

- numer dokumentu, 

- datę wystawienia, 

- specyfikę towaru, czyli jednostkę miary, ilość, wartość netto, wartość brutto. 

Można zawrzeć również dodatkowe informacje przydatne dla klienta jak na przykład termin płatności. 

Dobry program do ofertowania pozwala na przekształcenie oferty handlowej w fakturę VAT, pro forma, rachunek, zamówienie oraz fakturę zaliczka. Wszystkie działania mają na celu skrócenie czasu potrzebnego do przygotowania dokumentów w firmie oraz nawiązanie bardzo dobrej relacji z kontrahentami poprzez szybką obsługę i dostarczanie bardzo estetycznych dokumentów, na których znajdują się wszystkie potrzebne informacje. 

Program do ofertowania online – jak sprawnie zarządzać przedsiębiorstwem?

Korzystanie z programu do ofertowania wiąże się dla firmy z wieloma korzyściami. Przede wszystkim wiele działań odbywa się w pełni automatycznie jak, chociażby zapisywanie kontrahentów w bazie, wystawianie faktur cyklicznych czy prowadzenie rozliczeń na koniec miesiąca. Od przedsiębiorcy wymaga się wprowadzenia do systemu minimum informacji i na podstawie danych odbywa się sprawdzanie sytuacji w firmie, monitorowanie przychodów i kosztów, liczenie osiąganej marży. Co ciekawe, statystyki mogą obejmować wybrane okresy, a także obrazować, jakie towary czy usługi cieszą się największą popularnością.
Omawiane funkcje ułatwiają kierowanie firmą i pokazują, czy płynność finansowa zostanie zachowana. Dzięki programowi do ofertowania przedsiębiorca wie, że powinien zmienić oferowane towary na inny asortyment albo rozbudować firmę, wprowadzić restrukturyzację czy zadbać o przeszkolenie zatrudnionych osób.

Warto poświęcić nieco czasu kwestii obsługi programu do ofertowania. Wszystkie działania powinny odbywać się w pełni automatycznie. Prosty i intuicyjny interfejs jest szczególnie ważny, gdyż zarówno przedsiębiorca, jak i użytkownicy nie muszą spędzać zbyt wiele czasu na zapoznawaniu się z obsługą systemu. Nieskomplikowane menu pozwala na szybkie i sprawne wystawianie dokumentów, sprawdzanie analiz, a w razie zaległych płatności – szybko skontaktować się z firmą zajmującą się windykacją. 

Używane narzędzie do ofertowania powinno być na bieżąco aktualizowane, dzięki czemu wszystkie działania są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, a dokumenty czy dane wpisywane do systemu zostają regularnie zapisywane w archiwum w chmurze. Gromadzenie dokumentów jest kolejną zaletą, gdyż nie trzeba ich dłużej drukować i przechowywać w formie papierowej. Chociaż dla przedsiębiorców, którzy cenią takie rozwiązania, program Afaktury.pl przygotował opcję multidruku dokumentów. Wystarczy kilka ruchów myszką i w ciągu paru sekund drukują się wszystkie potrzebne dowody. Przedsiębiorca wyznacza jedynie, jaki okres go interesuje, a także jakich dokumentów potrzebuje. 

Program do ofertowania online – co jeszcze może się przydać?

Przygotowanie dokumentów w programie może być bardzo łatwe, dzięki pozyskiwaniu danych z GUS czy tworzeniu baz towarów i usług. Jednak warto pójść jeszcze o krok dalej i zamiast estetycznych dowodów sprzedaży przesyłać klientom atrakcyjne i oryginalne faktury. Jest to możliwe, dzięki wprowadzeniu zdjęć sprzedawanych towarów. Takie działanie wpływa na podświadomość klienta i sprawia, że szybciej reguluje należność. 

Kiedy przedsiębiorstwo zatrudnia pracowników, dobrze jest przygotować dla nich subkonta. Takie działanie odejmuje sporo pracy właścicielowi czy kierownikowi jednostki, gdyż upoważnione osoby mogą wystawiać dokumenty, sprawdzać statusy płatności, wprowadzać produkty do magazynu i sprawdzać stany magazynowe. Bardzo ważne, aby pracownicy nie mieli dostępu do wszystkich funkcji i informacji, chociażby o zarobkach innych osób czy zyskach generowanych przez firmę. Subkonta są dedykowane pracownikom, księgowości oraz US. Każda osoba, która uzyska dostęp do programu, może mieć przypisanych własnych kontrahentów oraz indywidualne ustawienia i zadania do wykonania. Wiele programów ma limity w tworzeniu dodatkowych kont, jednak nie Afaktury.pl. Właściciel konta głównego, czyli przedsiębiorca może stworzyć subkonto dla każdego pracownika, wybrać odpowiednie ustawienia, a jeśli zaistnieje taka potrzeba szybko zablokować dostęp.  

Wspomnieliśmy już pokrótce o możliwości windykacji. Niestety, dłużnicy zdarzają się w wielu firmach, co jest uwarunkowane trudną sytuacją, jaka panuje na rynku, brakiem środków na pokrycie zobowiązań, a czasem złośliwym charakterem i celowym dążeniem do wzbogacenia się czyimś kosztem. Co ważne, nie musimy się godzić na takie praktyki i programy do ofertowania są w tym bardzo pomocne. Przede wszystkim wystarczy tylko wskazać, jaki dokument nie został opłacony na czas, a następnie grono specjalistów wykonuje wszystkie potrzebne czynności mające na celu odzyskanie długu. Jeśli przypomnienia czy wezwania do zapłaty nie przyniosą pożądanych efektów, sprawa trafia do sądu, a przedsiębiorca prędzej czy później odzyskuje swoje pieniądze.