Fa VAT

Faktura VAT – czym jest i co o niej musisz wiedzieć?

Wystawianie faktur to jeden z elementarnych obowiązków przedsiębiorcy. Dokumenty te są niezwykle istotne nie tylko z perspektywy firm, ale również i samego urzędu skarbowego. Czym jednak charakteryzuje się faktura VAT? Kiedy należy ją wystawić i jakie dane powinny się w niej znaleźć? Odpowiedź znajdziesz w tym artykule.

Czym jest faktura VAT?

Faktura VAT to dokument, który uwzględnia dane związane z konkretną transakcją, a więc  ze sprzedażą towarów lub usług. Przyjmuje on postać elektroniczną lub papierową, przy czym obie formy są tak samo ważne. Przygotowuje się go w dwóch jednakowych egzemplarzach: dla sprzedawcy oraz nabywcy. Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do przechowywania konkretnych faktur przez okres 5 lat. Ponadto nie trzeba ich podpisywać ani opatrywać pieczątkami, choć można to robić.

Kto może wystawiać fakturę VAT?

Fakturę VAT wystawiają przedsiębiorcy, którzy są czynnymi płatnikami podatku VAT (aby zyskać ten status, muszą oni najpierw złożyć druk VAT-R w odpowiednim urzędzie skarbowym). Może też wystawić ją podatnik zwolniony z podatku VAT, jednak musi podać na dokumencie stawkę podatku VAT oraz podstawę zwolnienia.W niektórych sytuacjach faktury VAT wystawiają także osoby do tego upoważnione.

Kiedy należy wystawić fakturę VAT?

Fakturę VAT powinno się najpóźniej wystawiać do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym doszło do transakcji. Nieco inaczej wygląda to jednak w niektórych przypadkach. Istnieje zatem możliwość przygotowania tego dokumentu:

• do 90. dnia od dnia, w którym przeprowadzono transakcję – dotyczy to drukowania książek (przepis ten nie obejmuje jednak ulotek i map, a także czasopism i magazynów),
• do 30. dnia od dnia, w którym usługa została wykonana – dotyczy to usług budowlanych oraz budowlano-montażowych,
• do 7. dnia od dnia zwrotu opakowania, który uwzględniono w umowie – ma to miejsce w sytuacji, gdy nabywca nie zwrócił opakowania zwrotnego, które zostało objęte kaucją,
• do dnia, w którym upływa termin płatności – dotyczy to dostaw np. energii elektrycznej czy gazu, a także świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych.

Jakie informacje znajdują się na fakturze VAT?

Na fakturze VAT powinny znajdować się takie informacje, jak:

• dane podatnika i nabywcy (nazwy firm, imiona i nazwiska, adresy),
• numer faktury,
• numery NIP obu stron transakcji,
• data wystawienia faktury,
• nazwa (typ) usługi lub towaru,
• cena jednostkowa netto,
• wartość sprzedaży netto,
• stawka podatku VAT,
• kwota należności ogółem,
• kwota rabatów, upustów oraz obniżek cen,
• termin płatności,
• sposób płatności,
• kwota podatku,
• liczba (ilość) lub miara sprzedanych produktów albo zakres usług,
• data dokonania sprzedaży lub usługi (lub data otrzymania zapłaty, jeśli została dokonana przed sprzedażą oraz jeśli została określona i różni się od daty, w której wystawiono fakturę),
• suma wartości sprzedaży netto (z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż, które została zwolniona od podatku).

Jakie adnotacje mogą pojawić się na fakturze VAT?

Czasem konieczne jest wprowadzenie na fakturze VAT następujących adnotacji:

• odwrotne obciążenie – zapis ten powinien pojawić się w przypadku sprzedaży usług dla podmiotów z innych krajów (Unii Europejskiej i spoza niej),
• samofakturowanie – stosuje się ten termin, kiedy fakturę wystawia nabywca towarów lub usług, a nie sprzedawca,
• metoda kasowa – konieczny jest taki dopisek w przypadku podatników rozliczających VAT właśnie taką metodą,
• mechanizm podzielonej płatności – dotyczy on faktur objętych tzw. split payment.

Czym się różni faktura VAT od paragonu?

Podstawowa różnica między fakturą VAT a paragonem polega na tym, że fakturę wystawia najczęściej kontrahent kontrahentowi, natomiast paragon – przedsiębiorstwo konsumentowi. Na życzenie faktura VAT może być jednak dostarczona również i klientom prywatnym – to tak w dużym skrócie. W rzeczywistości tych różnic jest znacznie więcej.

Kiedy wystawia się faktury VAT?

Faktury VAT wystawia się w następujących przypadkach:

• sprzedaż usług lub towarów – najczęściej dokument wystawiany jest dla innego przedsiębiorcy,
• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów – dotyczy ona transakcji prowadzonych z kontrahentami z innych państw UE,
• otrzymanie przedpłaty lub zaliczki – fakturę wystawia się także w przypadku uzyskania części zapłaty za usługę (przed jej wykonaniem) lub towar (przed jego dostarczeniem).

Charakterystyczne typy faktur VAT

Można wymienić kilka charakterystycznych rodzajów faktur VAT. Oto one:

• faktura VAT marża – umożliwia opodatkowanie jedyne od prowizji, którą pobiera się od określonego towaru lub usługi,
• faktura VAT RR – typ faktury, którą wystawia nabywca towarów rolnych od rolnika ryczałtowego,
• faktura proforma – dokument prezentujący warunki transakcji lub dane na temat towarów lub usług, które dopiero będą sprzedawane,
• faktura zaliczkowa – dokument ten wystawia się wtedy, gdy sprzedawca chce uzyskać zaliczkę przed sprzedażą towaru lub usługi,
• uproszczona faktura VAT – można ją dostarczyć nabywcy, jeśli transakcja wynosi najwyżej 450 zł brutto lub 100 euro brutto.

Czy można poprawić nieodpowiednio wystawioną fakturę VAT?

Istnieje możliwość wprowadzenia poprawek na fakturze, jeżeli nie została ona dostarczona nabywcy. Jeżeli jednak już trafiła ona na jego adres (np. e-mailowy), masz prawo wystawić fakturę korygującą. Co więcej, dopuszczalne jest przygotowanie korekty faktury sytuacji, gdy zwraca się nabywcy całą sumę lub jej część, a także towary lub opakowania.

Jakie dane powinna zawierać faktura korygująca? Na pewno takie jak:

• informacje, które znalazły się na pierwszej fakturze,
• data wystawienia nowej faktury,
• numer faktury,
• informacje na temat przyczyny korekty,
• adnotacja: „korekta” lub „faktura korygująca”.

Warto dodać, że w niektórych sytuacjach można anulować fakturę VAT – wtedy, gdy nie doszło do transakcji lub dokument nie dotarł do nabywcy.

Faktura VAT – gdzie ją wystawić?

Fakturę VAT bez problemu wystawisz w programie afaktury.pl – możesz to zrobić całkowicie za darmo! Co więcej, możesz w nim sporządzić m.in. dokumenty korygujące oraz zaliczkowe. Wystarczy, że wybierzesz odpowiedni ich rodzaj i wypełnisz wskazane w narzędziu pola. Załóż konto w najlepszym programie do faktur na rynku i sprawdź jak szybko i bez pomyłek możesz wystawiać faktury. 

Specjalista afaktury.pl
Martyna Ćwiek