Nowoczesne narzędzie do fakturowania ma tak samo duże znaczenie, jak dobrej jakości narzędzia czy doświadczeni i zaangażowani pracownicy. Właśnie z tego względu w trakcie wyboru systemu trzeba sprawdzić, czy jest on dopasowany do charakteru oraz wielkości przedsiębiorstwa i czy spełnia wszystkie oczekiwania przedsiębiorcy. W przypadku dużych firm bardzo ważna jest opcja umożliwiająca stworzenie subkont dla pracowników. Uzyskują oni limitowany dostęp do wszystkich funkcji, dzięki czemu zatrudnione osoby mogą wykonywać powierzone im zadania, nie sprawdzając jednocześnie zarobków innych osób czy przychodów firmy.

Z kolei w jednoosobowej działalności gospodarczej nastawionej na lokalnych klientów szczególnie ważne będą niskie koszty abonamentu oraz estetyczne dokumenty. 

Program do faktur usługowych — jaka jest jego rola?

Zacznijmy od tego, że program do faktur usługowych powinien być łatwy w obsłudze, dzięki czemu przedsiębiorca może szybko i sprawnie przygotować potrzebne dokumenty, wykonać stosowne rozliczenia albo sprawdzić analizy przychodów oraz kosztów. W przypadku firmy usługowej najczęściej nie ma potrzeby korzystania z modułu magazyn, dlatego tej funkcji nie trzeba brać pod uwagę. 

Po wystawieniu dokumentów, programy do fakturowania pozwalają je przechowywać. Archiwum dostępne w chmurze jest nie tylko bezpieczne, ale równocześnie pozwala zaoszczędzić czas i miejsce. Przypomnijmy, że przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentów firmy przez okres minimum 5 lat. Jeśli w jednostce wystawia się kilkadziesiąt dowodów sprzedaży na miesiąc, wyobraźmy sobie ile potrzeba miejsca na przechowanie wszystkich papierów. Nowocześni przedsiębiorcy tego unikają i korzystają z dobrego programu. Z kolei prowadzenie ewidencji pozwala na grupowanie dokumentów i zachowanie ładu oraz porządku. Takie działanie jest szczególnie przydatne w trakcie ewentualnych kontroli albo prób znalezienia konkretnych dokumentów czy informacji. 

Rozwój technologii pozwala mieć program do generowania faktur zawsze przy sobie, oczywiście po zainstalowaniu na telefonie. Aplikacja mobilna jest szczególnie przydatna dla przedsiębiorców, którzy spędzają sporo czasu w podróży albo poza firmą. Potwierdzenie zamówienia czy wystawienie dokumentów nie wymaga od nich laptopa. To także doskonały sposób na wykonanie szybkich płatności online. 

Ważne jest przechowywanie danych i informacji o kontrahentach i produktach. W tym celu tworzy się bazy, które zdecydowanie upraszczają cały proces przygotowania faktur czy innych dokumentów. Prace związane z księgowością są bardzo przyjemne i taki jest cel programu do faktur. 

Program do faktur usługowych – jakie dodatkowe funkcje zasługują na uwagę?

Kiedy wybór programu do fakturowania zostanie dobrze przemyślany, wystawianie dokumentów jest szybkie i bezproblemowe. Funkcjonalny program pozwala na przygotowanie wszystkich potrzebnych dowodów, począwszy od faktur VAT, przez paragony, faktury zaliczkowe, marże, dokumenty z odwrotnym obciążeniem, faktury RR, walutowe oraz eksportowe. W przypadku ewentualnych błędów czy przyznanych rabatów system pozwala na szybkie stworzenie not korygujących.

Przygotowane dokumenty powinny zostać pogrupowane i zarchiwizowane w formie ewidencji. Ewidencja to zbiór wszystkich dowodów ułatwiających przygotowanie statystyk i raportów. 

Bardzo przydatna jest możliwość zmiany języka, w jakim wystawia się dokumenty. Taki sposób działania pozwala stworzyć bardzo dobrą relację z zagranicznymi klientami i zagwarantować długoterminową współpracę. Afaktury.pl wspiera każdego przedsiębiorcę, dlatego pozwala na wystawienie faktur aż w 31 językach. Oprócz najbardziej popularnego języka angielskiego czy niemieckiego, w menu występuje również szwedzki, ukraiński, a nawet hindi. Na fakturach wystawianych w obcych językach potrzebna jest także zmiana waluty. W tym celu system korzysta z kursów walut publikowanych przez Narodowy Bank Polski. Aby przelicznik był zgodny z informacjami NBP, program musi być regularnie aktualizowany, a dane zapisywane. 

Wielu klientów przed skorzystaniem z usługi pragnie dokładnie zapoznać się z ofertą handlową, dlatego ten dokument powinien widnieć w menu. Przydatna jest także funkcja konwertowania oferty na fakturę, oczywiście w sytuacji, kiedy klient nie ma żadnych zastrzeżeń do ilości oraz cen widniejących na dokumencie. 

Program do faktur usługowych – co może się przydać? 

Powielanie dokumentów bądź faktury cykliczne to idealna opcja dla klientów, którzy w każdym tygodniu/miesiącu zamawiają te same towary albo usługi. Oszczędność czasu jest ważna dla każdego przedsiębiorcy, a mniej obowiązków na pewno ucieszy właściciela prężnie działającej firmy, który będzie mógł skupić się na działaniach marketingowych czy rozwoju swojej działalności. 

Z kolei w celu zachowania ładu i porządku warto zwrócić uwagę na możliwość grupowania dokumentów. Kiedy przedsiębiorca szuka konkretnego dokumentu i nie musi przeszukiwać wszystkich wystawionych faktur, działa szybko i sprawnie. 

Cały czas podkreślamy, że dobrze zaprogramowane narzędzie to fakturowania pozwala na nawiązanie bardzo dobrej relacji z klientami i upraszcza prowadzenie firmy. Po przygotowaniu dokumentów powinny być one wysyłane do kontrahentów z poziomu programu. Nie trzeba zapisywać faktur na laptopie czy telefonie, a następnie dostarczać ich w formie pliku PDF, chociaż taka opcja również istnieje. 

Monitorowanie finansów firmy pozwala na zachowanie płynności i szybkie działanie w przypadku ewentualnych problemów. Aby było to jeszcze łatwiejsze, program do faktur umożliwia korzystanie z raportów oraz analiz. W zestawieniach widać dokładnie, jak kształtują się płatności, czy w systemie nie pojawiły się nieopłacone dokumenty albo przedsiębiorstwo zmaga się z dłużnikami. 

Kiedy kontrahenci nie płacą na czas program do faktur usługowych Afaktury.pl pozwala nawiązać kontakt z firmą windykacyjną. Specjaliści są w stanie jeszcze szybciej i sprawniej wyegzekwować zaległą opłatę. Kiedy windykacja miękka nie przyniesie żadnych rezultatów, sprawa może trafić do sądu.