Korrekturrechnung

Korrekturrechnung – grundlegende Informationen

Eine Korrekturrechnung ist ein Buchhaltungsbeleg, der nach seiner Ausstellung verbucht werden muss.
Eine Korrektur wird ausgestellt, wenn Angaben oder Werte auf einer Rechnung geändert werden müssen. Dies gilt etwa für Angaben zum Verkäufer oder Käufer, Daten, Rechnungsnummer, Waren oder Dienstleistungen sowie deren Preis oder Menge. Die ursprüngliche Rechnung wird nicht geändert; stattdessen wird eine Korrekturrechnung ausgestellt. Meist wird nur ein Wert korrigiert, mit einem Dokument können jedoch mehrere Angaben berichtigt werden.
Nur der Verkäufer darf eine Korrekturrechnung ausstellen.
Die Korrektur muss verbucht, etwaige Steuerdifferenzen müssen berichtigt und eine JPK-Datei muss erzeugt werden.

Welche Angaben muss eine Korrektur enthalten?

Eine Korrektur enthält mehr Pflichtangaben als eine Rechnung. Sie muss alle Angaben des ursprünglichen Dokuments enthalten:
- Nummer der korrigierten Rechnung
- Ausstellungs- und Verkaufsdatum der Rechnung
- genau dieselben Angaben zum Verkäufer und Käufer wie im ursprünglichen Dokument, selbst wenn sie fehlerhaft und der Grund für die Korrektur sind
- Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung, Menge, Preis, Mehrwertsteuersatz und Rabatt genau wie auf der Rechnung

Zusätzlich muss die Korrekturrechnung folgende Angaben zur Korrektur enthalten:
- Nummer der Korrekturrechnung
- Ausstellungsdatum der Korrektur
- Position nach der Korrektur
- Grund der Korrektur

Welche Dokumente können korrigiert werden?

Eine Korrekturrechnung kann zu jedem Buchhaltungsbeleg ausgestellt werden. Eine Korrektur ist erforderlich, wenn sich Werte auf einer Rechnung, Anzahlungsrechnung, Quittung oder RR-Rechnung ändern. Je nach Dokument wird eine Korrekturrechnung, eine korrigierte Anzahlungsrechnung, eine korrigierte Quittung oder eine korrigierte RR-Rechnung erstellt. Mit afaktury.pl kann für jede Dokumentart eine separate Korrektur mit eigener Nummerierung und Dokumentliste erstellt werden.
Zu jedem Dokument kann über das Symbol K automatisch eine Korrektur erstellt werden. Dadurch wird direkt die passende Korrektur geöffnet. Das Formular muss nicht neu ausgefüllt werden, da alle Daten „vor der Korrektur“ automatisch übernommen werden.

So stellen Sie eine Korrekturrechnung richtig aus

Eine Korrektur erscheint häufig als besonders komplizierter Beleg. Das Online-Korrekturprogramm von afaktury.pl erleichtert diesen Vorgang erheblich.
Suchen Sie zunächst das zu korrigierende Dokument in der entsprechenden Dokumentliste. Öffnen Sie für eine Rechnung die Rechnungsliste, für eine Anzahlungsrechnung die Liste der Anzahlungsrechnungen und für eine RR-Rechnung die Liste der RR-Rechnungen. In jeder Liste stehen oben eine Suchfunktion und ein Datumsbereich zur Verfügung.
Wählen Sie beim richtigen Dokument in der Spalte „Dokumentvorgänge“ die Option „Korrektur“. Sie können die Korrektur auch aus der Dokumentbearbeitung starten: Öffnen Sie das Dokument über seine Nummer und wählen Sie im Menü „Korrigieren“.
In beiden Fällen wird die entsprechende Korrekturrechnung oder korrigierte Quittung geöffnet.

Folgende Dokumentdaten werden automatisch übernommen:
- Angaben zum Verkäufer und Käufer
- Daten und Nummer des korrigierten Dokuments
- Tabelle mit Produkt-/Dienstleistungsname, Menge, Preis und Mehrwertsteuersatz.

Zusätzlich werden die für die Korrektur erforderlichen Angaben angezeigt:
- Nummer der Korrekturrechnung
- Ausstellungsdatum der Korrektur
- Zeile „nach der Korrektur“

Tragen Sie die zu ändernden Werte ein.
Betrifft die Korrektur eine Verkaufsposition, klicken Sie neben der zu korrigierenden Position auf das Symbol K. Tragen Sie anschließend in der Zeile „nach der Korrektur“ die richtigen Werte ein. Das System berechnet die Betrags- und Steuerdifferenz automatisch.
Zuletzt muss der „Grund der Korrektur“ angegeben werden. Erläutern Sie, warum die Korrekturrechnung ausgestellt wurde und was sich im ursprünglichen Dokument geändert hat. Diese Information ermöglicht eine korrekte Verbuchung.

Korrekturrechnung – PDF-Vorlage

Die PDF-Vorlage der Korrekturrechnung befindet sich unter Einstellungen -> Dokumentdarstellung. Es stehen mehrere Vorlagen mit unterschiedlichen Layouts zur Verfügung. Die Korrektur kann an das Erscheinungsbild anderer Dokumente angepasst oder beispielsweise durch eine andere Farbe bzw. ein anderes Layout hervorgehoben werden.
Eine Korrekturrechnung im PDF-Format muss dem Kunden häufig als unterschriebene Papierfassung zugestellt werden. Aktivieren Sie deshalb beim Drucken gegebenenfalls die Unterschriftsfelder. Diese und viele weitere Optionen können dauerhaft bei der Vorlagenauswahl oder einmalig beim Erstellen einer PDF aktiviert werden.

Nach Auswahl der Vorlage können Sie die Korrekturrechnung drucken. Diese Funktion steht sowohl in der Dokumentliste als auch in der Dokumentbearbeitung zur Verfügung. Über „PDF erstellen“ öffnet sich ein Fenster mit folgenden Optionen:
1. Dokumenttyp:
- Ein Exemplar
- Original und Kopie
- Zwei Exemplare
- Original
- Duplikat
- Kopie

2. Optionen für den Ausdruck:
- Unterschriften anzeigen
- QR-Code anzeigen
- Zahlungsfrist anzeigen
- Datum in der Zahlungsfrist anzeigen
- Zahlungs-QR-Code anzeigen
- Dokumentstatus anzeigen
- GTU-Feld anzeigen
- Feld für das Verkaufsverfahren anzeigen
- Mengensumme anzeigen
- Betrag in Worten anzeigen
- Nettobetrag in Fremdwährung und MwSt.-Betrag in PLN anzeigen
- Feld P (Kassenbon) anzeigen
- Produktstatusfeld anzeigen (Ausdruck)
- Lieferart anzeigen
- Betrag in zwei Währungen anzeigen
- Währungen anzeigen
- Bankkonten anzeigen
- MwSt.-Pflicht anzeigen
- EU-MwSt.-Pflicht anzeigen
- Geteilte Zahlung: nicht anzeigen, nur über 15.000 PLN, immer
- Zahlung anzeigen
- Zahlungshistorie anzeigen

3. Übersetzung der Rechnung in Fremdsprachen.

Bestätigen Sie den Ausdruck mit „Drucken“. Anschließend wird die Korrekturrechnung als PDF erzeugt.

So stellen Sie dem Kunden die Korrektur zu

Die Korrekturrechnung muss dem Kunden zugestellt werden. Eine Empfangsbestätigung ist aufzubewahren, wenn eine Preisänderung den Steuerbetrag beeinflusst hat oder wenn der Steuerbetrag bzw. Steuersatz falsch war. Die Bestätigung ist erforderlich, weil auch der Kunde die Korrektur verbuchen und die Steuer in seiner Erklärung berichtigen muss. Als Nachweis dienen die Unterschrift des Kunden auf der Korrektur oder eine Empfangsbestätigung per E-Mail.
Die Korrekturrechnung kann ausgedruckt oder per E-Mail versendet werden.
Klicken Sie für eine PDF auf „PDF erstellen“, wählen Sie die zusätzlichen Anzeigeoptionen und bestätigen Sie mit „Drucken“. Die PDF-Datei wird geöffnet und kann gedruckt werden.
Um das Dokument per E-Mail zu versenden, wählen Sie im Menü „Senden“.
Es erscheint ein Fenster mit Auswahloptionen und einem Feld für die E-Mail-Adresse. Das Dokument kann gleichzeitig an mehrere Adressen gesendet werden. Der Kunde erhält zusammen mit dem Dokument eine kurze Nachricht. Das Programm stellt einen Standardtext bereit, der in den Einstellungen geändert oder vollständig ersetzt werden kann.

Muss eine Korrekturrechnung verbucht werden?

Eine Korrekturrechnung ist ein Buchhaltungsbeleg und muss daher verbucht werden. Korrekturen verändern häufig den Steuerbetrag; in der monatlichen Abrechnung muss angegeben werden, um welchen Betrag sich die Steuer erhöht oder verringert hat. Eine nicht verbuchte Korrektur kann zu einer Strafe durch die Finanzbehörde führen.

Programm zum Erstellen von Korrekturen

Afaktury.pl bietet umfangreiche Funktionen und zahlreiche Arbeitserleichterungen. Eine davon ist die Umwandlung eines Dokuments in ein anderes. So kann eine fehlerhafte Rechnung, Anzahlungsrechnung oder Quittung mit einem Klick in eine Korrekturrechnung, korrigierte Anzahlungsrechnung oder korrigierte Quittung umgewandelt werden. Jedes Dokument besitzt das Symbol K „Korrektur“. Ein Klick öffnet die zum ursprünglichen Dokument passende Korrekturvorlage. Das System übernimmt automatisch alle Rechnungsdaten; es müssen nur noch die Angaben zur Korrektur ergänzt werden.
Wie jedes Dokument im Rechnungsprogramm wird auch eine Korrektur gespeichert und der Liste der Korrekturrechnungen hinzugefügt, sodass sie später erneut aufgerufen werden kann.
Das Korrekturprogramm ist online verfügbar. Wenn kurzfristig eine Korrekturrechnung benötigt wird, steht das Werkzeug daher jederzeit zur Verfügung.

Wie sieht eine Korrekturrechnung als PDF aus?