Online-Arbeitsdokument

Online-Bestellung im Programm afaktury.pl

Das Bestellprogramm afaktury.pl bietet umfangreiche Funktionen. Bestellungen können an Kunden oder Lieferanten gerichtet, Überschriften angepasst und Produkte manuell oder aus der internen Datenbank übernommen werden. Sie lassen sich als PDF drucken, per E-Mail senden, speichern, prüfen und als Vorlage verwenden.
Das Online-Bestellprogramm ist jederzeit verfügbar, auch unterwegs; gespeicherte Dokumente sind sofort im Büro sichtbar.

Wozu werden Bestellungen ausgestellt?

Die zwei in afaktury.pl verfügbaren Bestellformen eignen sich für zwei unterschiedliche Situationen.
Mit einer Bestellvorlage kann eine Kundenbestellung über Waren oder Dienstleistungen erfasst werden. Preise sind optional, und veränderbare Überschriften ermöglichen die Anpassung der Parteien.
Die zweite Form ist eine Bestellung von Waren bei Ihrem Lieferanten.

So stellen Sie eine Bestellung aus

Öffnen Sie Dokument ausstellen und wählen Sie Bestellung.
Eine teilweise ausgefüllte Vorlage wird geöffnet, sodass Grunddaten nicht erneut eingegeben werden müssen.
Sie enthält aktuelle Ausstellungsdaten, die Dokumentnummer und links Ihre Firmendaten.
Jede Bestellung erhält eine eigene Nummer; ihr Format lässt sich unter Einstellungen – Nummerierung festlegen.

Die Überschriften beider Adressen sind wählbar. Der Besteller kann sein:
- Verkäufer
- Aussteller
- Vermieter
- Käufer

Der Lieferant kann sein:
- Käufer
- Empfänger
- Mieter
- Käufer
- Verkäufer

Firmenname, Adresse und Steuernummer können rechts manuell eingegeben oder aus der internen Datenbank, GUS oder VIES geladen werden.
Waren oder Dienstleistungen werden wie bei einer Rechnung in die Tabelle eingetragen. Name und Menge sind erforderlich; Positionen können manuell oder aus gespeicherten Produkten übernommen werden.
Der Preis ist auf der fertigen Bestellung optional, beim Erstellen muss jedoch mindestens 1 PLN eingegeben werden. Beim Erzeugen der PDF können Preise ausgeblendet werden.
Die Vorlage bietet Platz für zusätzliche Hinweise und eine ausführliche Bestellspezifikation.

So wandeln Sie eine Bestellung in eine Rechnung oder ein anderes Dokument um

Eine gespeicherte Bestellung kann mit einem Klick in ein anderes Dokument umgewandelt werden.

So können schnell folgende Dokumente erstellt werden:
- Rechnung
- Proformarechnung
- Quittung
- Warenausgangsschein
- Anzahlungsrechnung

Die Schaltflächen zur Umwandlung befinden sich unter der Bestellnummer in der Liste gespeicherter Bestellungen.
Das ausgewählte Dokument wird mit den Bestelldaten geöffnet, ausgenommen Nummer und Daten. Das System vergibt die aktuelle Nummer sowie Ausstellungs- und Verkaufsdatum.
Ein aus einer Bestellung erstelltes Dokument kann weiterhin bearbeitet werden, einschließlich Bezeichnungen, Preise, Zahlungsart und Zahlungsfrist.

So laden Sie ein Produkt in eine Bestellung

Nach Auswahl von Dokument auswählen -> Bestellung wird das Bestellformular zur Eingabe der erforderlichen Angaben geöffnet.
In der Mitte der Vorlage befindet sich eine Tabelle für bestellte Waren oder Dienstleistungen.
Ist ein Artikel in der Produktdatenbank gespeichert, klicken Sie auf „Produkt aus Datenbank laden“. Wählen Sie ein oder mehrere Produkte über deren Namen aus.
Damit lässt sich die Bestelltabelle schnell ausfüllen.
Obwohl Preise nicht auf der Bestellung erscheinen müssen, müssen sie in der Tabelle eingegeben werden.
Produkte können auch manuell eingegeben und in der internen Produktdatenbank gespeichert werden.

So blenden Sie Preise auf einer Bestellung aus

Preise müssen in der Vorlage eingegeben werden, sonst kann die Bestellung nicht gespeichert oder gedruckt werden. In der PDF können sie dennoch ausgeblendet werden.
Nach „PDF erstellen“ oder „E-Mail senden“ können Sie auswählen, welche Informationen in der PDF erscheinen.
Deaktivieren Sie „Preise auf dem Ausdruck anzeigen“, um Preise in der PDF auszublenden.

Außerdem können Sie Folgendes ein- oder ausschalten:
- Unterschriften
- QR-Code
- Zahlungsfrist
- Datum in der Zahlungsfrist
- Zahlungs-QR-Code
- Dokumentstatus
- GTU-Feld
- Verkaufsverfahrensfeld
- Mengensumme
- Betrag in Worten
- Nettobetrag in Währung und MwSt.-Betrag in PLN
- Feld P (Kassenbon)
- Produktstatusfeld (Ausdruck)
- Lieferart
- Betrag in zwei Währungen
- Währungen
- Bankkonten
- Information zum MwSt.-Zahler
- Information zum EU-MwSt.-Zahler
- geteilte Zahlung
- Einzahlung
- Zahlungshistorie

Bestätigen Sie mit „PDF erstellen“, um eine Bestellung mit den gewählten Optionen zu erzeugen.
Die Datei kann gedruckt und dem Geschäftspartner in Papierform übergeben werden.
Ähnliche Optionen stehen beim Versand einer Bestellung per E-Mail zur Verfügung.

Verschiedene PDF-Bestellvorlagen

Eine PDF-Bestellung kann an Ihre Wünsche angepasst werden. Mehrere Layouts mit unterschiedlicher Anordnung von Informationen und Logos stehen zur Wahl; Firmenlogo, grafische Fußzeile und Dokumentfarbe können ergänzt werden.
PDF-Vorlagen finden Sie unter Einstellungen -> Dokumentdarstellung; die Prestige-Vorlage mit Foto unterstützt zusätzlich Produktbilder in der Bestellung.

Auftrag – PDF-Ausdruck