Program do fakturowania to niezbędne narzędzie w każdej działalności – w jednoosobowej firmie służy przede wszystkim do wystawiania podstawowych dokumentów oraz rozliczeń z ZUS czy Urzędem Skarbowym. W średnim oraz większym przedsiębiorstwie to narzędzie wykorzystywane do generowania analiz, statystyk i podziału zadań pomiędzy pracowników. Wszystkie przygotowywane dokumenty prezentują się bardzo estetycznie, począwszy od faktur, przez zamówienia, a kończąc na ofertach handlowych.

Program  może zapewniać wsparcie firmy windykacyjnej, ta funkcja jest szczególnie przydatna, gdy przedsiębiorstwo zmaga się z nieterminowymi płatnościami od kontrahentów. Jakie funkcje programu do faktur są najbardziej przydatne? Czego nie może zabraknąć?

Program do faktur za darmo – do czego można go wykorzystać?

Przygotowanie faktur to jeden z podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorcy. Nie jest to skomplikowane zadanie, tym bardziej że do dyspozycji właścicieli czy księgowych pozostaje intuicyjne narzędzie do fakturowania. Umożliwia ono stworzenie rozbudowanych baz kontrahentów, co zdecydowanie ułatwia wystawianie wszystkich dokumentów. Wystarczy wpisać numer NIP, a pozostałe dane są pobierane z GUS. W dalszej kolejności klient zostaje automatycznie zapisany w bazie. Tak samo wygląda sytuacja z gromadzeniem informacji o oferowanych produktach czy usługach. W rozbudowanej bazie wpisuje się wszystkie dane dotyczące towarów i usług (wraz z ceną, jednostką miary i innymi wartościami), a następnie wystarczy kilka kliknięć myszką i konkretny produkt zostaje wstawiony do faktury czy innego dokumentu. 

Program do faktur za darmo umożliwia także rozliczenia z ZUS oraz Urzędem Skarbowym. Wszystkie dane zostają wpisane do systemu, co sprawia, że prowadzenie działalności jest nie tylko proste, ale i przyjemne. Oczywiście, warto mieć na uwadze, że darmowy program nie zawiera tak wielu funkcji, co wersje, za które trzeba zapłacić. Przedsiębiorca powinien dopasować narzędzie do swoich potrzeb. 

Program do fakturowania – na jakie funkcje warto zwrócić uwagę?

Program do fakturowania ma służyć przede wszystkim do wystawiania faktur i innych dokumentów. Jednak przygotowane dowody sprzedaży czy oferty handlowe muszą wyglądać bardzo estetycznie, dzięki czemu pozwalają budować renomę marki oraz umacniać relacje między firmą a kontrahentami. Dobry program do faktur pozwala na wybór szablonu, można zmienić także kolorystykę, dodać logo czy znak firmowy, dzięki czemu dokumenty zyskują oryginalny charakter i prezentują się bardzo atrakcyjnie. 

Bardzo ważną opcją dostępną w programie jest możliwość zmiany języka. Taka funkcja powinna dotyczyć nie tylko faktur, ale również innych dokumentów, a wśród nich rachunków, zamówień, ofert i innych. Współpraca z zagranicznymi kontrahentami to już norma, a przygotowanie dokumentów w obcym języku jest bardzo dobrze odbierane przez klientów z zagranicy zamawiających towary czy usługi. Dobrym przykładem programu do fakturowania, który oferuje wybór aż 31 języków jest Afaktury.pl. 

Wielu przedsiębiorców wystawia faktury i inne dokumenty w programie i cieszy się z możliwości ich przechowywania w archiwum albo chmurze. Jednak spore grono cały czas preferuje mieć je również w wersji papierowej. To właśnie dla nich powstała opcja kompleksowego drukowania wszystkich dostępnych dokumentów.  Program do faktur za darmo Afaktury.pl ma opcję multidruk – wystarczy wydać polecenie, aby jedno po drugim wydrukować wszystkie faktury, rachunki, WZ, oferty czy inne. Każdy przedsiębiorca musi oszczędzać czas, a to jeden z najlepszych sposobów. 

Obsługa magazynu to kolejna cecha, na którą trzeba bezwzględnie zwrócić uwagę, gdyż jest wymagana przez wielu przedsiębiorców. Współgranie całego programu z magazynem pozwala na płynne prowadzenie księgowości i sprawia, że klienci uzyskują rzetelne i sprawdzone informacje o terminach dostaw oraz dostępności towarów. 

Nowoczesny program do fakturowania za darmo, czyli dostęp na smartfonie i inne przydatne funkcje

Przedsiębiorca musi cały czas sprawować pieczę nad firmą i wielokrotnie, nawet kiedy nie przebywa w siedzibie firmy, wymaga się jego pomocy czy interwencji. Właśnie z tego względu dobry program do fakturowania musi być dostępny z poziomu laptopa, tabletu oraz smartfona. Szczególnie przydatna jest ostatnia opcja, gdyż właściciel kontra głównego nawet będąc w domu czy w podróży jest w stanie wystawić dokument, sprawdzić stany magazynowe, zweryfikować ofertę albo zmienić ustawienia w koncie dla pracowników. To wszystko w ciągu paru sekund. Wystarczy zalogować się do systemu przez telefon, wykonać potrzebne zadanie i kontynuować przerwane czynności. 

Kolejną ważną zaletą programu do fakturowania jest możliwość ścigania dłużników, którzy zwlekają z terminowymi płatnościami. Ta opcja jest bardzo przydatna, gdyż coraz więcej przedsiębiorców mierzy się z zaległymi fakturami. Bardzo trudno jest prowadzić własną działalność bez zachowania płynności, stąd ta opcja zasługuje na szczególną uwagę. W pierwszej kolejności użytkownicy programu mogą zdecydować się na wysłanie przypomnienia o zaległym terminie płatności. Jeśli takie działanie pozostanie bez echa, warto zainteresować sprawą firmę windykacyjną, która podejmie odpowiednie kroki i zajmie się dłużnikiem. Najpierw zaleca się windykację miękką, czyli wezwania do zapłaty i próby polubownego rozwiązania problemu, a dopiero później sprawa zostaje skierowana do sądu. 

Afaktury.pl ma także opcję blokady sprzedaży dla wybranych kontrahentów. Taka opcja działa bardzo dobrze na dłużników, którym zależy na zakupie kolejnych towarów czy usług. Po wprowadzeniu blokady starają się jak najszybciej uregulować zaległości i dopiero później dokonują kolejnych zakupów. 

To oczywiście tylko wybrane cechy, jakie oferują programy do faktur. Trzeba jednak mieć świadomość, że wybór nie może być przypadkowy. Nawet kiedy w pierwszych miesiącach system służy tylko do wystawiania dokumentów, wraz z upływem czasu może stać się narzędziem  używanym do sprawowania kontroli nad firmą i monitorowania postępów.