Oferty handlowe to bardzo istotne dokumenty, gdyż pozwalają przedsiębiorcy zdobyć nowych klientów, co jest bardzo ważne w trudnych czasach i przy ogromnej konkurencji, jaka panuje na rynku. Oferta powinna prezentować się atrakcyjnie i zawierać wszystkie potrzebne informacje. Do jej przygotowania warto wykorzystać program do tworzenia ofert i fakturowania, szczególnie gdy jest dostępny całkowicie za darmo.

Bezpłatna wersja jest dedykowana użytkownikom, którzy mają stosunkowo małe wymagania, czyli wystawiają kilka dokumentów na miesiąc, nie zależy im na zaawansowanych funkcjach czy dodatkach. Dzięki odpowiedniemu narzędziu można przygotować oferty, a po zaakceptowaniu, przekształcić je w faktury, co pozwoli zaoszczędzić sporo czasu. Jakie funkcje programu okażą się szczególnie przydatne i jak wybrać dobry produkt?

Program do tworzenia ofert za darmo — dlaczego warto sprawdzić jego zawartość?

Wybierany program do ofertowania powinien być intuicyjny i łatwy w obsłudze – wtedy przygotowanie dokumentów i zarządzanie przedsiębiorstwem stanie się przyjemnością, a nie obowiązkiem. Większość producentów pozwala na skorzystanie z wersji próbnej i dostępu do programu na kilka dni. Warto z tego skorzystać, bo to najszybszy sposób na sprawdzenie interfejsu oraz wszystkich możliwości. Należy zwrócić uwagę na dodatki, funkcje i możliwość rozszerzenia wersji podstawowej. 

Sytuacja firmy może zmienić się w każdej chwili i z małej lokalnej działalności stać się marką znaną w całym regionie. Wystarczy ciężka praca, odpowiedni marketing i właściwie dobrani, zaufani pracownicy. Wraz z rozwojem firmy potrzebne będą również dodatkowe funkcje w programie, dlatego warto się z nimi zapoznać już pierwszego dnia. Bardzo ważne jest rozbudowane menu dokumentów, dostępne raporty i statystyki oraz możliwość odzyskania długu od klienta. 

Program do tworzenia ofert za darmo — jak stworzyć ofertę?

Dobry program do ofertowania uławia funkcjonowanie firmy i sprawia, że przedsiębiorca dysponuje narzędziem, które nie tylko pozwoli mu przygotować dokumenty i zadbać o obsługę klientów na najwyższym poziomie, ale jednocześnie sprawować kontrolę nad sprawami finansowymi i przygotowywać rozliczania z urzędami na koniec miesiąca. 

Przygotowana w programie oferta handlowa jest spójna, przejrzysta i zawiera wszystkie potrzebne informacje. Na pierwszym planie znajdują się dane firmy oraz potencjalnego klienta, data i numer dokumentu. Poniżej w estetycznej ramce znajdują się kluczowe informacje o produkcie, czyli jego nazwa, jednostka miary i cena. Dopiero w dalszej części umieszcza się dodatkowe dane, które warto przekazać klientowi, jak chociażby zalety skorzystania z oferty, przewidywany termin dostawy, sposób  płatności. Dzięki dobrze przygotowanej ofercie handlowej można wzbudzić w przedsiębiorcy bądź osobie fizycznej chęć posiadania prezentowanych towarów czy usług, co oczywiście skłoni ich do nawiązania współpracy.

Przygotowanie oferty nie jest działaniem pracochłonny, gdyż większą część pracy wykonuje program do ofertowania. Jednak wymagana się stosowania właściwych słów, pisania językiem korzyści, rzeczowego opisania towarów albo usług i nakłonienia do zakupu. 

Po uzupełnieniu wszystkich danych dokument trafia do klienta bezpośrednio z poziomu programu. Wystarczy wpisać adres mailowy, a pozostałe czynności odbywają się w pełni automatycznie. Oszczędność czasu i zadowolenie gwarantowane. 

Program do tworzenia ofert za darmo — jak wybrać odpowiednie narzędzie?

Program do ofertowania ma wiele ważnych funkcji, które ułatwią funkcjonowanie całej firmy. Warto się z nimi zapoznać i poznać ich przeznaczenie. W menu nie może zabraknąć wszystkich wymaganych dokumentów. Mowa o najbardziej popularnych, jak faktury, zamówienia czy rachunki, ale przedsiębiorca musi mieć także możliwość przygotowania dowodów Kp i KW. Kiedy dokument jest już kompletny, trafia do archiwum w chmurze, zostaje wysłany do innego pracownika bądź kontrahenta albo posłuży jako wzór do stworzenia kolejnych. Na podstawie przygotowanych oraz wpisanych do systemu dokumentów przedsiębiorca może przygotować różne raporty i statystyki. Wystarczy minimum informacji, wpisanie wszystkich dokumentów do systemu i korzystanie z analiz, które ułatwią podejmowanie kluczowych decyzji oraz planowanie przyszłości firmy. 

Dobrze dobrany program do ofertowania pozwala przygotować niezbędne dokumenty z różnych oddziałów firmy rozmieszczonych w kilku miastach w Polsce, a nawet Europie. W programie Afaktury.pl nie ma żadnych ograniczeń – przedsiębiorca dodaje tyle oddziałów, ile potrzebuje. Mogą mieć różne nazwy oraz adresy. Program pozwala stworzyć także subkonta dla użytkowników, co jest ogromnym ułatwieniem dla przedsiębiorców. Właściciel firmy nie musi wykonywać wszystkich zadań samodzielnie, gdyż może przekazać je zatrudnionym osobom. 

Program do tworzenia ofert za darmo  umożliwia przechowywanie wszystkich potrzebnych dokumentów, stąd przedsiębiorca nie musi ich drukować. Takie praktyki są stosowane coraz rzadziej, gdyż właściciele pragną oszczędzić czas oraz postępować ekologicznie. Zamiast drukowania dokumentów, korzystają z archiwum dostępnego z poziomu programu. To wygodne, bezpieczne i jednocześnie darmowe rozwiązanie dedykowane dla każdego nowoczesnego przedsiębiorcy. 

Aby wśród przechowywanych dokumentów panował ład i porządek, należy je odpowiednio pogrupować. To przedsiębiorca decyduje, w jaki sposób archiwizuje dokumenty. Paragony w jednym miejscu, zamówienia gdzie indziej, można wprowadzać również faktury kosztowe przesyłane przez kontrahentów. Korzystanie z archiwum pozwala szybko odnaleźć potrzebny dokument, sprawdzić dowody przesyłane do konkretnych klientów, uniknąć bałaganu, a jeśli zaistnieje taka konieczność – stworzyć duplikat. 

Dobrze dobrane narzędzie jest bardzo ważne i sprawia, że zarządzanie firmą staje się bardzo przyjemne, a konsumenci uzyskują obsługę na najwyższym poziomie.