W dobie ogromnej konkurencji, jaka panuje na rynku, każdy przedsiębiorca stara się wyróżnić na tle innych firm. W tym celu jednostka może używać dobrej jakości sprawnego programu do ofertowania oraz fakturowania. Przy pomocy systemu można przygotowywać dokumenty zawierające wszystkie wymagane elementy oraz potrzebne informacje. Klienci bardzo często zwracają się do kilku konkurencyjnych firm i proszą o przygotowanie oferty.

Decyzja o podjęciu współpracy jest uwarunkowana nie tylko ceną i dostępnymi rabatami, ale również szybkością dostarczenia oferty, jakością obsługi i opinią o danej firmie. Każdy z wymienionych czynników odgrywa dużą rolę i ułatwia nawiązywanie dobrej relacji z kontrahentami, co dla firmy oznacza większy zysk. Oczywiście, przygotowanie oferty handlowej to nie jedyna funkcja programu, ważne jest także wystawianie innych dokumentów, sprawowanie kontroli nad firmą, poszczególnymi działami oraz zarządzanie magazynem. 

Darmowy program do ofertowania – jak powinna wyglądać oferta handlowa?

Przed zakupem potrzebnych towarów czy skorzystaniem z usług klienci bardzo często proszą o przygotowanie oferty handlowej. To dokument, na którym muszą znaleźć się wszystkie potrzebne informacje, takie jak nazwa towaru albo usługi, ilość, cena netto i brutto oraz kwota do zapłaty. Na ofercie może pojawić się również termin płatności, ale nie jest to wymagane. Każda oferta handlowa ma nadany numer oraz datę wystawienia. Na dokumencie widnieją również dane potencjalnego nabywcy, jak i sprzedawcy. 

Przygotowanie oferty nie powinno dostarczyć większych trudności – wystarczy wybrać rodzaj dokumentu, a następnie uzupełnić potrzebne informacje. Przedsiębiorca może dostarczyć ofertę do kontrahenta z poziomu programu – wystarczy adres e-mail. Innym rozwiązaniem jest zapisanie dokumentu w formie PDF albo wydrukowanie. Co ciekawe, narzędzie do fakturowania i ofertowania pozwala korzystać z archiwum w chmurze, dlatego dowody nie muszą być zapisywane na laptopie czy dysku zewnętrznym. 

Oferta handlowa może zostać przekształcona w fakturę pro forma, fakturę VAT, rachunek, zaliczkę, zamówienie oraz WZ. Takie działanie zdecydowanie skraca czas potrzebny do przygotowania dokumentów i ułatwia życie przedsiębiorcy. Wszystkie działania są dostępne w programie. 

Darmowy program do ofertowania – jakie funkcje ułatwią zarządzanie firmą?

Program do ofertowania umożliwia monitorowanie sytuacji w firmie i mowa zarówno o przychodach, jak i kosztach. W tym celu przygotowuje się statystyki oraz raporty. Przedsiębiorca może wybrać konkretny okres, który zostaje sprawdzany, wziąć pod uwagę walutę czy produkt. W statystykach pojawiają się konkretne kategorie, a od przedsiębiorcy wymaga się jedynie wpisania do systemu informacji o fakturach kosztowych oraz wystawiania dowodów sprzedaży. Na podstawie statystyk i raportów można ustalić, jakie produkty zostały sprzedane, jak kształtuje się marża. Przedsiębiorca skontroluje kontrahentów i szybko zauważy brak aktywności stałych klientów, co skłoni go do działania. 

Porównanie informacji z kilku miesięcy umożliwia wprowadzenie potrzebnych zmian, da sygnał, że dzieje się coś złego, albo wręcz przeciwnie – skłoni do otwarcia kolejnej filii czy rozbudowy firmy. 

Kody QR to jedna z funkcji, którą powinien mieć każdy dobry program do fakturowania. Dlaczego to niezbędny element każdej faktury? Kody QR to gwarancja bezpieczeństwa i potwierdzenie wiarygodności dokumentu. Kontrahent ma pewność, że dowód jest uwierzytelniony, co nie tylko podnosi renomę firmy, ale daje pewność, że żaden dowód sprzedaży nie zostanie podrobiony.
 

Czarny kwadracik na dokumencie nie jest ozdobą faktury. Kod QR zawiera wiele informacji i nadaje się do skanowania na specjalnej aplikacji pobieranej na smartfona. W Afaktury.pl kody są automatycznie umieszczane na wszystkich dokumentach. To gwarancja bezpieczeństwa i legalności. 

Darmowy program do ofertowania a KSeF i inne funkcje 

Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mogą korzystać z Krajowego Systemu eFaktur określanych skrótem KSeF. Chodzi o specjalną platformę przeznaczoną do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Odbiór dokumentu będzie możliwy tylko po wcześniejszym zaakceptowaniu przez nabywcę. Wyrażenie zgody odbywa się z wykorzystaniem poczty e-mail. Program do faktur powinien umożliwiać taką formę dokumentowania transakcji. Tej opcji nie zabrakło również w Afaktury.pl. 

Jak informuje Minister Finansów, faktury ustrukturyzowane dają większy wybór przedsiębiorcom i sprawiają, że  cały proces fakturowania jest jeszcze lepiej monitorowany przed organy podatkowe. Działanie ma na celu również zminimalizowanie ilości wyłudzeń finansowych i prania brudnych pieniędzy w naszym kraju. Korzystanie z KSeF wiąże się dla przedsiębiorcy z szeregiem korzyści. Przede wszystkim można uzyskać szybszy zwrot VAT – 40 dni zamiast 60, co stanowi przydatną zmianę w trudnych i niepewnych czasach. Wszystkie faktury są dostępne do wglądu przez cały czas, bez żadnych przerw i opóźnień. KSeF zmierza do całkowitego wyeliminowania faktur papierowych, które aktualnie trzeba przechowywać w archiwum, co jest nie tylko nieekologiczne, ale również pracochłonne. 

Kolejną korzyścią jest przyspieszenie obiegu faktur, minimalizacja błędów, dzięki jednym standardowym formacie dokumentów. Warto wspomnieć także o bezpieczeństwie i sprawowaniu kontroli nad firmą. 

Już na zakończenie warto wspomnieć o przydatnej funkcji, którą powinien mieć każdy program do faktur. Mowa o wzbogacaniu dowodów o zdjęcia oferowanych towarów czy usług. Takie działanie generuje w kliencie chęć zakupu i sprawia, że jeszcze szybciej realizuje zobowiązanie. 

Wszystkie dokumenty wystawianie dla klientów zawierają specyfikę produktu, znaki identyfikacyjne i inne, warto je także wzbogacić o logo firmy czy pieczęć graficzną. Takie działanie pozwoli wyróżnić firmę na tle konkurencji i wywoła zadowolenie u kontrahentów.