Програма для виставлення рахунків afaktury.pl пропонує зразок протоколу передачі товару. Цей документ не є бухгалтерським, а підтверджує видачу товару. Його часто додають до рахунку-фактури. У протоколі не обов’язково зазначати ціни — достатньо назви товару та кількості.
Протоколи передачі товару часто використовують оптові продавці, щоб указати, які товари було передано клієнту. Водночас документ показує, які товари вибули зі складу.
Хоча протокол передачі товару не є бухгалтерським документом, у ньому варто зазначити дані продавця й покупця, тобто одержувача, зокрема:
- номер документа
- дату створення та передачі товару
- назви компаній
- адреси
- за потреби номери телефонів і адреси електронної пошти
Важливо також зазначити, який товар і в якій кількості було передано. У формі можна вказати ціну, хоча це не обов’язково.
У зразку протоколу передбачено місце для номера замовлення, адреси доставки, підписів особи, яка створила документ, та одержувача, а також для довільних додаткових приміток, важливих для виконання замовлення.
Протокол передачі товару видають разом із товаром, який передають клієнту.
Він підтверджує, що клієнт отримав товар, і засвідчує вибуття товару зі складу. На цій підставі можна виставити рахунок-фактуру.
У програмі afaktury.pl протокол можна швидко перетворити на інший документ. Одним натисканням протокол передачі товару перетворюється на рахунок-фактуру.
Ця функція доступна у двох місцях. Під час редагування документа в списку «Додатково створити з цього документа» біля дат можна вибрати рахунок-фактуру, проформу, рахунок, замовлення або авансовий рахунок-фактуру.
Протокол також можна перетворити зі списку збережених протоколів. Значки P, FV, ZAL, ZAM і R під номером документа перетворюють його відповідно на проформу, рахунок-фактуру, авансовий рахунок-фактуру, замовлення або рахунок.
Усі дані, включно з товарами та цінами, переносяться до нового документа. Вибраний документ автоматично відкривається з поточною нумерацією та датою. Його повністю редагований вміст можна перевірити, змінити, зберегти, експортувати в PDF або надіслати електронною поштою.
Після збереження протоколу можна створити PDF-документ.
Відкрийте меню або список збережених протоколів і натисніть Друк або Створити PDF. У вікні можна вибрати відомості, які відображатимуться в документі, зокрема:
- ціни на роздруківці
- підписи
- QR-код
- строк оплати
- дату в строку оплати
- QR-код платежу
- статус документа
- поле GTU
- поле процедури продажу
- підсумок кількості
- суму словами
- суму нетто у валюті та суму ПДВ у PLN
- поле P (чек)
- поле статусу товару (роздруківка)
- спосіб доставки
- суму у двох валютах
- валюти
- банківські рахунки
- статус платника ПДВ
- статус платника ПДВ ЄС
- розділену оплату
- відображення оплати
- відображення історії оплат
Для PDF-протоколу передачі товару потрібні не всі ці параметри, але варто переглянути їх і вибрати необхідні.
Натисніть Створити PDF, щоб відкрити протокол, який потім можна зберегти на комп’ютері або надрукувати.
Найшвидший спосіб передати протокол — надіслати його електронною поштою безпосередньо клієнту. В afaktury.pl це можна зробити в редакторі документа або в списку збережених протоколів. Після натискання «Надіслати» відкриється вікно для введення адреси електронної пошти й буде показано текст повідомлення для клієнта. Запропонований текст можна відредагувати та доповнити іншою інформацією.
Перед надсиланням варто вибрати додаткові параметри й відомості, які можуть бути корисними або необхідними.
Протокол передачі товару також можна перекласти іноземною мовою.
Після підтвердження кнопкою Надіслати PDF протокол буде доставлено як вкладення.
Онлайн-програма afaktury.pl, зокрема її функція створення протоколів передачі товару, має багато можливостей для ведення документації компанії. Можна індивідуально налаштувати бажані або найчастіше використовувані параметри: ставку ПДВ, одиницю виміру, валюту, примітки, статуси й додаткову інформацію. Для кожного документа доступні кілька PDF-шаблонів, тому можна, наприклад, вибрати улюблений колір документа.
Логотип компанії або графічний нижній колонтитул можна завантажити в налаштуваннях, після чого він автоматично відображатиметься в PDF-протоколі як елемент фірмового стилю.
Користувачі програми для виставлення рахунків отримують численні шаблони документів, сучасні можливості та простий доступ до всього архіву.
