Warenübergabeprotokoll
Das Rechnungsprogramm afaktury.pl bietet eine Vorlage für ein Warenübergabeprotokoll. Dieses Dokument ist kein Buchungsbeleg, sondern bestätigt die Ausgabe der Ware. Es wird häufig einer Rechnung beigefügt. Im Protokoll müssen keine Preise, sondern lediglich Warenbezeichnung und Menge angegeben werden.
Warenübergabeprotokolle werden häufig von Großhändlern verwendet, um anzugeben, welche Waren dem Kunden ausgegeben wurden. Zugleich dokumentieren sie, welche Produkte den Lagerbestand verlassen haben.
Erforderliche Angaben im Warenübergabeprotokoll
Obwohl ein Warenübergabeprotokoll kein Buchungsbeleg ist, sollten darin die Angaben zum Verkäufer und Käufer beziehungsweise Empfänger enthalten sein, darunter:
- Dokumentnummer
- Ausstellungs- und Warenausgabedatum
- Firmennamen
- Anschriften
- optional Telefonnummern und E-Mail-Adressen
Wichtig ist außerdem, anzugeben, welche Ware in welcher Menge ausgegeben wurde. Im Formular kann auch ein Preis eingetragen werden, dieser ist jedoch nicht erforderlich.
Die Vorlage bietet zudem Platz für Bestellnummer, Lieferanschrift, Unterschriften des Ausstellers und Empfängers sowie zusätzliche Hinweise, die für die Auftragsabwicklung wichtig sind.
Wann ein Warenübergabeprotokoll auszustellen ist
Ein Warenübergabeprotokoll wird zusammen mit der Ware ausgegeben, die dem Kunden übergeben wird.
Es bestätigt, dass der Kunde die Ware erhalten hat, und dient als Nachweis dafür, dass sie das Lager verlassen hat. Auf dieser Grundlage kann eine Rechnung ausgestellt werden.
So wandeln Sie ein Protokoll in eine Rechnung oder ein anderes Dokument um
In afaktury.pl kann ein Protokoll schnell in ein anderes Dokument umgewandelt werden. Mit einem Klick lässt sich ein Warenübergabeprotokoll in eine Rechnung umwandeln.
Diese Option ist an zwei Stellen verfügbar. Beim Bearbeiten eines Dokuments können Sie in der Liste „Zusätzlich aus diesem Dokument erstellen“ neben den Datumsangaben eine Rechnung, Proforma-Rechnung, Rechnung ohne MwSt., Bestellung oder Vorausrechnung auswählen.
Die Umwandlung ist auch in der Liste der gespeicherten Protokolle möglich. Die Symbole P, FV, ZAL, ZAM und R unter der Dokumentnummer wandeln das Protokoll in eine Proforma-Rechnung, Rechnung, Vorausrechnung, Bestellung oder Rechnung ohne MwSt. um.
Alle Daten einschließlich Waren und Preisen werden in das neue Dokument übernommen. Das gewählte Dokument öffnet sich automatisch mit aktueller Nummerierung und aktuellem Datum. Der vollständig bearbeitbare Inhalt kann geprüft, geändert, gespeichert, als PDF erstellt oder per E-Mail versendet werden.
PDF-Vorlage des Warenübergabeprotokolls
Nach dem Speichern des Protokolls kann ein PDF-Dokument erstellt werden.
Öffnen Sie das Menü oder die Liste der gespeicherten Protokolle und klicken Sie auf Drucken oder PDF erstellen. Im Dialog können Sie festlegen, welche Informationen im Dokument erscheinen, darunter:
- Preise auf dem Ausdruck
- Unterschriften
- QR-Code
- Zahlungsfrist
- Datum in der Zahlungsfrist
- Zahlungs-QR-Code
- Dokumentstatus
- GTU-Feld
- Verkaufsverfahrensfeld
- Mengensumme
- Betrag in Worten
- Nettobetrag in der Währung und MwSt.-Betrag in PLN
- Feld P (Kassenbon)
- Produktstatusfeld (Ausdruck)
- Lieferart
- Betrag in zwei Währungen
- Währungen
- Bankkonten
- MwSt.-Zahlerstatus
- EU-MwSt.-Zahlerstatus
- geteilte Zahlung
- Zahlung anzeigen
- Zahlungshistorie anzeigen
Eine PDF-Vorlage des Warenübergabeprotokolls benötigt nicht alle diese Optionen; es lohnt sich jedoch, sie zu prüfen und die benötigten auszuwählen.
Mit PDF erstellen wird das Protokoll geöffnet und kann anschließend auf dem Computer gespeichert oder ausgedruckt werden.
Versand des Warenübergabeprotokolls per E-Mail
Am schnellsten wird ein Warenübergabeprotokoll per E-Mail direkt an den Kunden gesendet. In afaktury.pl ist der Versand sowohl im Dokumenteditor als auch in der Liste gespeicherter Protokolle möglich. Nach einem Klick auf „Senden“ öffnet sich ein Fenster zur Eingabe der E-Mail-Adresse und zeigt den Nachrichtentext für den Kunden an. Dieser Text kann bearbeitet und um weitere Informationen ergänzt werden.
Vor dem Versand können zusätzliche hilfreiche oder erforderliche Optionen und Informationen ausgewählt werden.
Das Warenübergabeprotokoll kann auch in eine Fremdsprache übersetzt werden.
Nach der Bestätigung mit PDF senden wird das Protokoll als Anhang zugestellt.
Vorteile der Nutzung von afaktury.pl
Das Online-Dokumentprogramm afaktury.pl bietet auch für Warenübergabeprotokolle zahlreiche Funktionen zur Verwaltung der Unternehmensunterlagen. Bevorzugte oder häufig verwendete Parameter wie MwSt.-Satz, Maßeinheit, Währung, Zusätze, Status und weitere Informationen können individuell eingestellt werden. Für jedes Dokument stehen zudem mehrere PDF-Vorlagen zur Verfügung, sodass beispielsweise eine bevorzugte Dokumentfarbe gewählt werden kann.
Ein Firmenlogo oder eine grafische Fußzeile kann in den Einstellungen hochgeladen und anschließend automatisch im PDF-Protokoll als Teil des Unternehmensauftritts angezeigt werden.
Nutzer des Rechnungsprogramms erhalten zahlreiche Dokumentvorlagen, moderne Funktionen und einfachen Zugriff auf das gesamte Archiv.
Warenübergabeprotokoll — PDF-Ausdruck

Die Spalten in der Tabelle entsprechen den aufeinanderfolgenden Feldern in der einheitlichen Kontrolldatei gemäß der auf der Website des Finanzministeriums veröffentlichten Spezifikation.
Feldnamen und Beschreibungen aus der Spezifikation:
LpSprzedazy - Zeilennummer im MwSt.-Verkaufsregister
NrKontrahenta - Nummer zur Identifizierung des Kunden für Steuer- oder Mehrwertsteuerzwecke
NazwaKontrahenta - Vor- und Nachname oder Firmenname des Kunden, Adres Kontrahenta - Kundenadresse
DowodSprzedazy - Nummer des Verkaufsbelegs
DataWystawienia - Ausstellungsdatum des Verkaufsbelegs
DataSprzedazy - Verkaufsdatum, sofern angegeben und vom Ausstellungsdatum des Verkaufsbelegs abweichend. Andernfalls - leeres Feld
K_10 - Nettobetrag - Lieferung von Waren und Erbringung von Dienstleistungen im Inland, steuerbefreit
K_11 - Nettobetrag - Lieferung von Waren und Erbringung von Dienstleistungen außerhalb des Landes
K_12 - Nettobetrag - einschließlich der in Artikel 100 Absatz 1 Nummer 4 des Gesetzes genannten Dienstleistungen
K_13 - Nettobetrag - Lieferung von Waren und Erbringung von Dienstleistungen im Inland, besteuert mit 0 %
K_14 - Nettobetrag - einschließlich der in Artikel 129 des Gesetzes genannten Warenlieferungen
K_15 - Nettobetrag - Lieferung von Waren und Erbringung von Dienstleistungen im Inland, besteuert mit 5 %
K_16 - Betrag der geschuldeten Steuer - Lieferung von Waren und Erbringung von Dienstleistungen im Inland, besteuert mit 5 %
K_17 - Nettobetrag - Lieferung von Waren und Erbringung von Dienstleistungen im Inland, besteuert mit 7 % oder 8 %
K_18 - Betrag der geschuldeten Steuer - Lieferung von Waren und Erbringung von Dienstleistungen im Inland, besteuert mit 7 % oder 8 %
K_19 - Nettobetrag - Lieferung von Waren und Erbringung von Dienstleistungen im Inland, besteuert mit 22 % oder 23 %
K_20 - Betrag der geschuldeten Steuer - Lieferung von Waren und Erbringung von Dienstleistungen im Inland, besteuert mit 22 % oder 23 %
K_21 - Nettobetrag - Innergemeinschaftliche Lieferung von Waren
K_22 - Nettobetrag - Ausfuhr von Waren
K_23 - Nettobetrag - Innergemeinschaftlicher Erwerb von Waren
K_24 - Betrag der geschuldeten Steuer - Innergemeinschaftlicher Erwerb von Waren
K_25 - Nettobetrag - Einfuhr von Waren, die gemäß Artikel 33a des Gesetzes abgerechnet wird
K_26 - Betrag der geschuldeten Steuer - Einfuhr von Waren, die gemäß Artikel 33a des Gesetzes abgerechnet wird
K_27 - Nettobetrag - Einfuhr von Dienstleistungen, ausgenommen Dienstleistungen, die von Mehrwertsteuerpflichtigen erworben werden und für die Artikel 28b des Gesetzes gilt
K_28 - Betrag der geschuldeten Steuer - Einfuhr von Dienstleistungen, ausgenommen Dienstleistungen, die von Mehrwertsteuerpflichtigen erworben werden und für die Artikel 28b des Gesetzes gilt
K_29 - Nettobetrag - Einfuhr von Dienstleistungen, die von Mehrwertsteuerpflichtigen erworben werden und für die Artikel 28b des Gesetzes gilt
K_30 - Betrag der geschuldeten Steuer - Einfuhr von Dienstleistungen, die von Mehrwertsteuerpflichtigen erworben werden und für die Artikel 28b des Gesetzes gilt
K_31 - Nettobetrag - Lieferung von Waren und Erbringung von Dienstleistungen, für die der Käufer gemäß Artikel 17 Absatz 1 Nummer 7 oder 8 des Gesetzes der Steuerpflichtige ist (vom Lieferanten auszufüllen)
K_32 - Nettobetrag - Lieferung von Waren, für die der Käufer gemäß Artikel 17 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes der Steuerpflichtige ist (vom Käufer auszufüllen)
K_33 - Betrag der geschuldeten Steuer - Lieferung von Waren, für die der Käufer gemäß Artikel 17 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes der Steuerpflichtige ist (vom Käufer auszufüllen)
K_34 - Nettobetrag - Lieferung von Waren und Erbringung von Dienstleistungen, für die der Käufer gemäß Artikel 17 Absatz 1 Nummer 7 oder 8 des Gesetzes der Steuerpflichtige ist (vom Käufer auszufüllen)
K_35 - Betrag der geschuldeten Steuer - Lieferung von Waren und Erbringung von Dienstleistungen, für die der Käufer gemäß Artikel 17 Absatz 1 Nummer 7 oder 8 des Gesetzes der Steuerpflichtige ist (vom Käufer auszufüllen)
K_36 - Betrag der geschuldeten Steuer auf Waren und Dienstleistungen, die in der in Artikel 14 Absatz 5 des Gesetzes genannten körperlichen Bestandsaufnahme enthalten sind
K_37 - Rückzahlung des abgezogenen oder erstatteten Betrags, der für den Kauf von Registrierkassen aufgewendet wurde, gemäß Artikel 111 Absatz 6 des Gesetzes
K_38 - Betrag der geschuldeten Steuer auf den innergemeinschaftlichen Erwerb von Beförderungsmitteln, ausgewiesen im Feld K_24, zahlbar innerhalb der in Artikel 103 Absatz 3 in Verbindung mit Absatz 4 des Gesetzes genannten Frist
K_39 - Steuerbetrag auf den innergemeinschaftlichen Erwerb von Kraftstoffen, zahlbar innerhalb der in Artikel 103 Absatz 5a und 5b des Gesetzes genannten Fristen