Programy do fakturowania to nowoczesne narzędzia wykorzystywane do wystawiania dokumentów, sprawowania kontroli nad firmą i umacniania pozycji przedsiębiorstwa na rynku. Co ciekawe, dobrze dobrane oprogramowanie staje się również kalendarzem oraz narzędziem używanym do ścigania dłużników firmy, którzy nie płacą zobowiązań na czas. Oczywiście nikomu nie życzymy takich kontrahentów, jednak z doświadczenia wiemy, że problem nieterminowych płatności dotyczy bardzo wielu firm.

Używane oprogramowanie powinno umożliwiać zapisywanie dokumentów w archiwum w chmurze, dzięki czemu zamiast drukowania dziesiątek czy nawet setek dokumentów, dostępny jest ekologiczny i ekonomiczny sposób archiwizacji. Na jakie funkcje systemu trzeba zwrócić szczególną uwagę? Czego nie może zabraknąć?

Program do faktur w chmurze – kto może z niego skorzystać?

Wybór dobrego programu do fakturowania to niezwykle ważne zadanie, gdyż staje się narzędziem używanym do przygotowania dokumentów, sprawowania kontroli i prowadzenia rozliczeń z urzędami. Bardzo przydatna jest możliwość prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów, wykonywania miesięcznego podsumowania przychodów i kosztów oraz wykorzystywanie raportów i analiz do poprawy sytuacji w firmie. To oczywiście tylko niektóre funkcje, jakie można znaleźć w programie do generowania faktur. Można śmiało stwierdzić, że to narzędzie niezbędne dla każdego przedsiębiorcy, który chce rozwijać swoją firmę i robić to w najlepszy z możliwych sposobów.
 

Narzędzie używane do fakturowania przydaje się w jednoosobowej działalności czy małej firmie, gdyż przepisy prawa obowiązujące w naszym kraju nakładają na przedsiębiorcę obowiązek dokumentowania sprzedaży. W tym celu używa się faktur, paragonów oraz rachunków. Oprogramowanie powinno umożliwiać przygotowanie każdego z wymienionych dowodów i o wiele więcej. 

Sprawny system przyda się również w średnim i dużym przedsiębiorstwie zatrudniającym wielu pracowników. Przedsiębiorca ma tak wiele obowiązków, iż może brakować mu czasu na przygotowanie wszystkich potrzebnych dokumentów. Dlatego warto stworzyć subkonta dla pracowników. Zatrudnione osoby mogą przygotowywać faktury, oferty handlowe czy dokumenty magazynowe, ale jednocześnie nie mają dostępu do wszystkich informacji o firmie, a szczególnie przychodach generowanych przez przedsiębiorstwo oraz zarobkach innych pracowników. Co ważne, subkonto można stworzyć również dla księgowej czy nawet całego biura rachunkowego. Takie działanie pozwala uniknąć błędów i sprawić, że w księgowości firmy i rozliczeniach nie występują żadne błędy. 

Program do faktur w chmurze – jakie funkcje?

Programy do wystawiania faktur to niezbędne narzędzie w rękach przedsiębiorcy pozwalające na przygotowanie potrzebnych dokumentów i sprawowanie kontroli nad firmą. Aby korzystać ze wszystkich możliwości i funkcji systemu, musi być dobrze dopasowany do potrzeb firmy i charakteru prowadzonej działalności. 

Wielu przedsiębiorców pragnie korzystać z zaawansowanych technologicznie nowoczesnych oprogramowań oferujących wiele dodatkowych funkcji i możliwości. Jedną z nich jest możliwość korzystania z programu bez konieczności instalowania go na używanym laptopie. Wystarczy wpisać adres strony internetowej producenta, stworzyć konto, a następnie każdorazowo logować się i wykonywać niezbędne czynności. Taki sposób działania pozwala zaoszczędzić sporo czasu i jest bardzo wygodny, a dokumenty i informacje zgromadzone w systemie nie znikną nawet w przypadku awarii sprzętu. To bardzo ważne, gdyż przedsiębiorstwo musi przechowywać dokumenty przez okres minimum 5 lat. W dużej firmie oznacza to setki, a może nawet tysiące dowodów. Ich gromadzenie w firmie tradycyjnej jest nieekonomiczne i wymaga naprawdę dużo miejsca. Zamiast tego lepiej wykorzystać chmurę i jej możliwości. 

Ewidencja dokumentów zapewnia ład i porządek, a także pozwala sprawować kontrolę nad sytuacją w firmie. Przedsiębiorca wie, ile zarabia, jak kształtują się koszty, czy firma nie zaczyna przynosić strat. Takie informacje sprawiają, że w razie ewentualnych kłopotów finansowych można szybko działać, wprowadzać potrzebne zmiany, a nawet zdecydować się na restrukturyzację. Takie działania byłyby niemożliwe bez dodatkowych funkcji i monitorowania sytuacji panującej w firmie.
 

Z kolei system kontroli płatności to narzędzie pozwalające na sprawdzanie terminowości kontrahentów. Przedsiębiorstwo ma za zadanie dostarczać towary i usługi na czas, a klienci muszą za nie płacić bez żadnych opóźnień. W systemie można dobrze zobaczyć aktualny stan płatności, czyli uzyskać informację czy płatność jest już uregulowana, czy też nie. Kiedy kontrahent stale się spóźnia program Afaktury.pl oferuje możliwość zablokowania sprzedaży dla wskazanej osoby. 

Dobry program do fakturowania – kilka słów podsumowania 

Program do faktur w chmurze pozwala zapisać wszystkie dokumenty w systemie, co zdecydowanie ułatwia życie przedsiębiorcy. Z kolei możliwość zmiany języka, w jakim przygotowywany jest dokument, pozwala budować zdrowe relacje z międzynarodowymi kontrahentami. Zmiana waluty to kolejna przydatna opcja, która nie wymaga sprawdzania aktualnego kursu euro czy innej waluty, gdyż przeliczenia odbywają się w pełni automatycznie.

Trudno wyobrazić sobie sprawnie działającą firmę bez ewidencji przychodów i kosztów. Na podstawie informacji uzyskanych właśnie z ewidencji można przygotować raporty i analizy pozwalające monitorować sytuację i podejmować niezbędne działania. 

Wystawianie dokumentów jeszcze nigdy nie było tak proste i przejrzyste, a to ze względu na bazy kontrahentów oraz towarów i usług, w których można zawrzeć wszystkie przydatne informacje. Funkcja magazynu pozwala na przygotowanie niezbędnych dokumentów magazynowych, wykonywanie odpowiednich zamówień oraz bezustanne sprawdzanie, jak prezentuje się sytuacja w firmie i jakie towary trzeba zamówić, żeby zapewnić kontynuację sprzedaży. Wsparcie w ściganiu dłużników to funkcja, która nie występuje we wszystkich systemach, ale jest bardzo przydatna, dlatego warto zwrócić na nią uwagę. Z kolei kody QR zabezpieczają dokumenty i pozwalają zdobyć zaufanie klientów.