Dopiski do faktur

Dopiski na fakturze - Co to takiego?

Dopiski na fakturze to krótkie, precyzyjne adnotacje, które można dodać do dokumentu w celu uzupełnienia kluczowych informacji. Mogą one pełnić różne funkcje, od wskazania szczególnych warunków transakcji po spełnienie wymagań prawnych. Przykładowe dopiski to adnotacje o zastosowaniu stawki VAT 0% dla kontrahentów zagranicznych, informacja o procedurze marży, odwrotnym obciążeniu czy unijnych zasadach rozliczeń.

Dopiski nie tylko ułatwiają identyfikację dokumentu przez Ciebie i Twojego kontrahenta, ale także mogą być niezbędne dla księgowości czy urzędu skarbowego. W programie do faktur możesz z łatwością dodawać takie dopiski – wystarczy wybrać gotową propozycję z listy lub stworzyć własną, dostosowaną do specyfiki Twojego biznesu. Dzięki temu Twoje dokumenty będą zawsze zgodne z przepisami i w pełni profesjonalne.

Jak dodać dopiski podczas wystawiania faktury?

Dodanie dopisków do faktury w programie do faktur jest niezwykle proste i intuicyjne. Podczas tworzenia nowego dokumentu wystarczy skorzystać z dedykowanego pola przeznaczonego na dopiski. Możesz wybrać jedną z gotowych propozycji oferowanych przez program do faktur, takich jak „Procedura marży”, „Odwrotne obciążenie” czy „0% VAT dla UE”. Jeśli masz specyficzne potrzeby, istnieje również możliwość wprowadzenia własnego dopisku i zapisania go na przyszłość.

Dzięki tej funkcji możesz łatwo dostosować swoje faktury do wymogów prawnych lub indywidualnych potrzeb Twojej firmy. Dopiski te nie tylko poprawiają czytelność dokumentu, ale także pomagają uniknąć nieporozumień z kontrahentami i księgowością.

Jak dodać dopiski do faktury?

Aby dodać dopiski do faktury na stałe w programie do faktur z KSeF, wystarczy skorzystać z opcji dostępnych w ustawieniach. Wejdź w zakładkę „Ustawienia” na głównym panelu programu do fakturowania, a następnie w menu po lewej stronie kliknij przycisk „Statusy i dopiski”. 

W tym miejscu znajdziesz listę standardowych dopisków, które możesz przypisać do swoich faktur, takich jak „Procedura marży”, „Odwrotne obciążenie” czy „0% VAT dla UE”.

Co więcej, program do faktur umożliwia także dodanie własnych dopisków, które idealnie pasują do specyficznych potrzeb Twojej firmy. Wystarczy kliknąć opcję dodania nowego dopisku, wpisać odpowiednią treść i zapisać zmiany. Dzięki temu możesz w prosty sposób dostosować faktury do wymagań branży lub regulacji prawnych, a wszystkie nowe dopiski będą dostępne za każdym razem, gdy będziesz wystawiać fakturę.

W ten sposób masz pełną kontrolę nad treścią dopisków na fakturach, a proces ich dodawania staje się szybki i bezbłędny. To bardzo wygodne rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić czas i zapewnia spójność dokumentacji w Twojej firmie.

Przykładowe zastosowania własnych dopisków na fakturze

Własne dopiski na fakturze to potężne narzędzie, które pozwala na dostosowanie dokumentów do specyficznych potrzeb Twojej firmy oraz indywidualnych wymagań prawnych. Oto kilka bardziej szczegółowych zastosowań, które mogą wzbogacić Twoje faktury i zwiększyć efektywność zarządzania:

1. Dopiski o warunkach płatności – Dodanie informacji o terminach płatności, warunkach ratalnych czy szczególnych wymaganiach płatniczych ułatwia późniejsze przypomnienia i pozwala uniknąć opóźnień w regulowaniu należności. Możesz również wskazać konsekwencje za brak terminowej płatności, jak np. naliczenie odsetek. Przykładowo: „Płatność w terminie 14 dni roboczych od daty wystawienia faktury”, „Po upływie terminu płatności naliczane będą odsetki w wysokości X%”.
2. Informacje o rabatach i promocjach – Jeśli oferujesz klientom rabaty lojalnościowe, zniżki za wcześniejszą płatność, promocje sezonowe lub specyficzne oferty dla grupy kontrahentów, takie dopiski są idealnym rozwiązaniem. Dzięki nim, nie tylko przypomnisz o korzyściach, ale także ułatwisz kontrolowanie warunków promocji. Na przykład: „Rabaty udzielone na podstawie zamówienia powyżej 1000 zł” lub „Zniżka 5% przy płatności w terminie 7 dni”.
3. Dopiski związane z procedurami podatkowymi – W przypadku szczególnych procedur VAT, jak odwrotne obciążenie, marża VAT, czy sprzedaż zagraniczna, dopiski stanowią niezbędną część dokumentacji. Zastosowanie odpowiednich dopisków nie tylko ułatwia kontrolę nad dokumentami, ale także minimalizuje ryzyko błędów podatkowych. Na przykład: „Faktura wystawiona zgodnie z procedurą odwrotnego obciążenia (art. 17 ust. 1 pkt 8 ustawy o VAT)” lub „Zwolnienie z VAT na podstawie art. 42 ust. 1 ustawy o VAT”.
4. Uwagi dotyczące dostawy lub wykonania usługi – Dla firm zajmujących się sprzedażą towarów lub świadczeniem usług, dopiski mogą zawierać szczegóły dotyczące sposobu dostawy, terminu realizacji lub innych ustaleń z klientem. Umożliwia to łatwe monitorowanie umówionych warunków, co zapobiega nieporozumieniom. Przykład: „Dostawa towaru na adres zamówienia w terminie 7 dni roboczych” lub „Usługa wykonana zgodnie z harmonogramem ustalonym w umowie z dnia xx.xx.xx”.
5. Dopiski dotyczące umów i kontraktów – W przypadku współpracy opartej na umowach, dopiski pomagają w szybkim odwołaniu się do szczególnych warunków umowy, takich jak liczba dostaw, specjalne ustalenia dotyczące produktów lub usług, czy terminy. Dzięki dopiskom można łatwo przypomnieć o kluczowych postanowieniach. Na przykład: „Zgodnie z postanowieniami umowy nr 123/2024” lub „Na podstawie aneksu do umowy z dnia xx.xx.xx”.
6. Dopiski dla celów księgowych i audytowych – Firmy, które prowadzą audyty lub współpracują z zewnętrznymi biurami rachunkowymi, mogą dodać dopiski pomagające w weryfikacji faktur w kontekście księgowania. Na przykład: „Dokument związany z płatnością z dnia xx.xx.xx na fakturze nr xxx/2024” lub „Faktura dotyczy płatności za usługę X świadczoną w marcu 2024 roku”.
7. Informacje o zwrotach towarów i gwarancjach – Jeśli wystawiasz faktury związane ze sprzedażą towarów, dobrym pomysłem może być dodanie notatki informującej o warunkach zwrotów, reklamacji lub gwarancji. Na przykład: „Warunki zwrotów towarów zgodne z polityką zwrotów dostępną na stronie internetowej firmy” lub „Towar objęty 12-miesięczną gwarancją na wady fabryczne”.

Ulepsz swoje faktury z programem afaktury.pl

Własne dopiski na fakturze to nieocenione narzędzie, które daje Ci pełną kontrolę nad tym, jakie informacje znajdą się na dokumentach, oraz pozwala na ich dostosowanie do specyficznych potrzeb Twojej firmy. Dzięki temu możesz łatwiej zarządzać relacjami z klientami, zadbać o zgodność z przepisami prawnymi i podatkowymi oraz uniknąć nieporozumień.

Dzięki darmowemu programowi do faktur możesz z łatwością wprowadzać własne dopiski, które będą automatycznie pojawiać się na fakturach. Wybór gotowych dopisków lub tworzenie własnych to wyjątkowo prosty proces, który z pewnością zaoszczędzi Twój czas i pomoże utrzymać porządek w dokumentacji. Ponadto, system pozwala na zapisywanie dopisków na stałe, co zapewnia łatwiejsze zarządzanie dokumentami w dłuższej perspektywie czasowej.

Jeśli jeszcze nie testujesz programu do fakturowania, to teraz jest idealny moment, by to zrobić. Zarejestruj się i skorzystaj z 30 dni za darmo – przekonaj się, jak łatwo możesz dostosować dopiski na fakturach do swoich potrzeb, Nie czekaj, wypróbuj już teraz.