Faktury ustrukturyzowane będą obowiązkowe od 1 lipca 2024 roku. Takie informacja podało Ministerstwo Finansów, chociaż e-faktura KSeF jest już dostępna, a system sprawnie funkcjonuje i przekonuje do siebie coraz większą ilość przedsiębiorców. KSeF to sporo korzyści, które warto poznać, zanim ustawodawca wprowadzi obowiązek prowadzenia księgowości na nowych zasadach. 

E-faktura KSeF – jak działa system i co warto o nim wiedzieć?

KSeF to skrót od słów Krajowy System e-Faktur. Dobrym określeniem systemu jest centralna baza faktur, czyli miejsca, w którym zgromadzone są wszystkie wystawiane dokumenty. Administratorem jest Krajowa Administracja Skarbowa – to właśnie dzięki niej możliwe jest zarówno wystawianie, jak i odbieranie e-Faktur. Jednak nie chodzi o faktury elektroniczne, które od wielu lat funkcjonują w obrocie. Tutaj mowa o fakturach ustrukturyzowanych, czyli zupełnie nowym wymiarze, który pozwoli wprowadzić jednakowe dokumenty i te same zasady dla wszystkich użytkowników. 

Miejmy świadomość, że faktury ustrukturyzowane funkcjonują dopiero od 1 stycznia 2022 roku. Są dostępne, dzięki wprowadzeniu pakietu zmian podatkowych występujących pod hasłem SLIM VAT 2. Komisja Europejska wyraziła zgodę na wprowadzenie obowiązkowego systemu KSeF dla wszystkich podmiotów wystawiających faktury, jednak cały czas nie jest on kompletny, dlatego na chwilę obecną korzysta się z niego dobrowolnie. 

W tym miejscu trzeba też podkreślić, że KSeF to nie to samo co PEF, czyli Platforma Elektronicznego Fakturowania używana przez urzędy oraz firmy zajmujące się realizacją zamówień publicznych. Nietrudno zauważyć podobieństwa pomiędzy tymi systemami, ale trzeba mieć świadomość, że działają one niezależnie. 

E-faktura KSeF – jak przygotować?

E-faktury KSeF są przygotowywane z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur. Każdy dokument otrzymuje swój indywidualny numer, dzięki czemu nie ma ryzyka przygotowania dwóch tych samych dokumentów albo powielenia danych. Zastosowanie systemu ma na celu przede wszystkim uniknięcie wyłudzeń finansowych, wprowadzenie jednego sposobu wystawiania dokumentów dla wszystkich przedsiębiorców i co za tym idzie – uniknięcia błędów.
 

W systemie należy uzupełnić po kolei wszystkie pola wymagane przez ustawodawcę oraz zapisy ustawy o VAT. W KSeF jest również miejsce na elementy nieobowiązkowe i dodatkowe informacje, które są przydatne w trakcie wystawienia faktur i jednocześnie są regularnie używane w obrocie gospodarczym. Jeszcze raz podkreślamy, że każda faktura wprowadzona do KSeF ma jednakowy wzór. Przygotowanie dowodów sprzedaży odbywa się przy pomocy komercyjnego oprogramowania albo z wykorzystaniem bezpłatnej aplikacji udostępnianej przez Ministerstwo Finansów. 

Wystawiona faktura jest zgodna z formatem XML i odpowiada strukturze logistycznej e-Faktury FA (1) udostępnionej w Centrum Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. 

Jakie są korzyści używania KSeF?

KSeF to narzędzie, które jest bardzo przydatne zarówno dla przedsiębiorców, jak i organów skarbowych. Jego podstawowym zadaniem jest zapobieganie nieprawidłowościom związanym z podatkami. Nie od dzisiaj wiadomo, że w naszym kraju wyłudzenia podatkowe stanowią spory problem, a system pomoże zapobiec nieuczciwym praktykom. To skuteczny sposób, żeby odnaleźć oszustów podatkowych, a następnie nałożyć na nich poważne konsekwencje. Ministerstwo zapowiada, że dzięki KSeF będzie można zweryfikować również tak trudne do rozpoznania karuzele VAT. 

Korzystanie z systemu będzie przydatne dla każdego. To skuteczny sposób, żeby przyspieszyć i ułatwić obrót odbywający się pomiędzy dwoma podatnikami. Jest to związane z przygotowaniem wszystkich faktur na podstawie jednego wzoru, a następnie automatycznym dostarczeniu ich do kontrahenta. 

Jeżeli przedsiębiorca wybiera KSeF, może uzyskać szybszy zwrot VAT – czas zostaje skrócony z maksymalnie 60 dni do 40 dni, nie ma obowiązku składania JPK_FA, gdyż wszystkie potrzebne informacje i dane są zgromadzone w systemie KSeF. Żadne dokumenty niw ulegają zniszczeniu albo zgubieniu, wszystko jest w jednym miejscu, zawsze pod ręką. 

Afaktury.pl, czyli skuteczny program kompatybilny z KSeF

 Przygotowanie e-faktur nie zajmuje dużo czasu i odbywa się w pełni automatycznie, co jest bardzo korzystne zarówno z punktu widzenia przedsiębiorcy, jak i organów sprawujących nadzór nad podatnikami. System jest dostępny również z poziomu programu do fakturowania Afaktury.pl, ale to narzędzie oferuje o wiele więcej korzyści i dodatkowych funkcji. 

Przygotowanie subkont dla pracowników albo księgowej to przykład bardzo ważnej funkcji. Co ciekawe, nie ma tutaj żadnych ograniczeń ilościowych – użytkowników może być kilku, ale nie ma przeciwwskazań, żeby stworzyć kilkadziesiąt kont. To przedsiębiorca decyduje, jakie uprawnienia mają użytkownicy, ile jest kont i kiedy dostęp zostanie przyznany oraz odebrany. Subkonta pozwalają odciążyć przedsiębiorcę. 

Faktury cykliczne to spore ułatwienie dla wszystkich, którzy w określonych odstępach czasu wystawiają faktury na tę samą kwotę. Wystarczy zaakceptować dokument, a następnie jest on dostarczany do kontrahenta, bez dodatkowych nakładów pracy i potrzebnego czasu. 

Afaktury.pl umożliwia uzupełnianie ewidencji, dlatego w programie jest też miejsce przeznaczone na faktury kosztowe. Na koniec każdego miesiąca wymaga się zsumowania wszystkich faktur kosztowych i odjęcia ich od uzyskanych przychodów. W taki sposób obliczany jest dochód stanowiący podstawę podatku dochodowego. 

W programie można nie tylko zmienić język, ale również walutę, w jakiej przygotowany zostanie dokument. Przewalutowanie odbywa się w pełni automatycznie (wybiera się walutę, a zastosowany kurs jest zgodny z danymi opublikowanymi przez NBP). Przedsiębiorca nie musi niczego sprawdzać, szukać ani przeliczać – wszystko odbywa się w pełni automatycznie. 

Niestety, nieterminowe płatności stanowią smutną rzeczywistość dla wielu przedsiębiorców. Nie można jednak czekać i zastanawiać się, czy kontrahent zapłaci czy też nie zapłaci – trzeba działać, a program umożliwia wybór jednej z dostępnych opcji.