Faktura w KSeF dla klienta indywidualnego - jak ją odbierze konsument?

Prowadzisz firmę i sprzedajesz nie tylko innym przedsiębiorcom, ale też osobom prywatnym - klientowi, który kupuje na fakturę, ale nie prowadzi działalności gospodarczej? W takiej sytuacji pojawia się pytanie, które KSeF stawia w zupełnie innym świetle niż typowa transakcja B2B: czy w ogóle musisz wystawiać taką fakturę w KSeF, a jeśli tak, jak ten dokument w praktyce trafi do klienta, skoro on sam nie ma konta w systemie?

Najpierw najważniejsze: to Ty decydujesz, nie przepis

W przeciwieństwie do transakcji między firmami, fakturowanie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przez KSeF jest dobrowolne. Możesz wystawić taką fakturę w systemie, ale wcale nie musisz - konsument nie ma bowiem dostępu do KSeF tak, jak ma go firma zintegrowana z systemem, więc ustawodawca nie może po prostu założyć, że odbierze fakturę tą samą drogą co przedsiębiorca.

To oznacza, że masz dwie legalne opcje: wystawić fakturę konsumentowi poza KSeF (np. tak, jak robiłeś to dotychczas), albo zdecydować się na wystawienie jej w KSeF i wtedy zadbać o to, żeby klient rzeczywiście mógł ją odebrać.

Jeśli zdecydujesz się wystawić fakturę w KSeF masz dwie ścieżki do wyboru

Gdy już wybierzesz wystawienie faktury konsumentowi w KSeF, sposób jej przekazania musisz uzgodnić z klientem - przepisy nie narzucają tu jednego wariantu, tylko dają dwie ścieżki:

Ścieżka 1 - klient nie chce (albo nie potrafi) korzystać z KSeF Przekazujesz mu fakturę poza systemem, w formie, do której jest przyzwyczajony, np. papierowej albo elektronicznej w PDF. Dokument musi być jednak opatrzony kodem, dzięki któremu widać pod nim numer nadany fakturze w KSeF (lub odpowiednimi kodami QR). Innymi słowy: klient trzyma w ręku zwykłą fakturę, ale ta faktura jest jednocześnie "podpięta" pod dokument, który realnie istnieje w KSeF.

Ścieżka 2 - klient chce mieć dostęp bezpośrednio w systemie Wtedy Twoim obowiązkiem jako wystawcy jest przekazanie mu kodu QR razem z danymi faktury, które pozwolą mu samodzielnie pobrać ją z KSeF. Klient nie loguje się do systemu tak, jak firma - korzysta z uproszczonej ścieżki dostępu opartej właśnie na tym kodzie i danych identyfikujących dokument.

Dlaczego to w ogóle ma znaczenie dla sprzedawcy

Może się wydawać, że to szczegół techniczny, który dotyczy głównie strony klienta - w praktyce jednak to sprzedawca ponosi odpowiedzialność za to, żeby faktura rzeczywiście dotarła do nabywcy w uzgodniony sposób. Jeśli zdecydujesz się fakturować konsumentów przez KSeF, warto to zrobić świadomie, a nie „przy okazji”, bo:

• musisz wcześniej ustalić z klientem, którą ścieżkę wybiera - najlepiej zanim wystawisz fakturę, a nie po fakcie,
• musisz umieć wygenerować odpowiedni kod (numer KSeF albo kod QR) i przekazać go razem z dokumentem,
• jeśli sprzedajesz stacjonarnie (np. w punkcie usługowym), potrzebujesz sposobu na szybkie przekazanie tego kodu klientowi na miejscu, a nie dopiero mailem następnego dnia.

Jak to wygląda w praktyce na przykładzie małego serwisu

Załóżmy, że prowadzisz serwis rowerowy. Klient przynosi rower do naprawy, płaci gotówką i prosi o fakturę - bo np. odliczy sobie wydatek jako koszt hobby firmowego, mimo że sam jako osoba prywatna nie prowadzi działalności. Możesz wystawić mu zwykłą fakturę poza KSeF, tak jak dotychczas - i to jest w pełni zgodne z przepisami. Jeśli jednak zdecydujesz się wystawić ją w KSeF (np. bo część Twoich dokumentów i tak już tam trafia), musisz w tym momencie, przy ladzie, zapytać klienta, czy chce fakturę „w papierze z kodem”, czy wolałby dostęp do niej bezpośrednio w systemie i odpowiednio wygenerować właściwy kod.

W afaktury.pl przy wystawianiu faktury możesz od razu zaznaczyć, że dokument dotyczy konsumenta, a system sam podpowiada, jakie dane i kod trzeba wydrukować lub przesłać klientowi w zależności od wybranej przez niego ścieżki - nie trzeba tego pamiętać na pamięć przy każdej transakcji.

Źródło: https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-news/wystawianie-i-otrzymywanie-faktur/