Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur został odłożony w czasie ze względu na stwierdzenie nieprawidłowości w funkcjonowaniu platformy przez Ministerstwo Finansów. Nowy termin nie został jeszcze podany. Jednak opóźnienie nie jest równoznaczne z całkowitym zniesieniem wystawiania faktur ustrukturyzowanych, dlatego już teraz warto zapoznać się z systemem, aby w późniejszym czasie uniknąć błędów i nieporozumień.

Krajowy system e-Faktur

KSeF to program dedykowany do wystawiania, odbierania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych. Przewidziane jest, że z upływem lat ten rodzaj dowodów sprzedaży zastąpi faktury w formie papierowej i elektronicznej, chociaż mówimy o naprawdę odległej przyszłości.
Korzyści używania systemu powinny zostać zauważone przez każdego przedsiębiorcę. Jedną z nich jest szybszy zwrot podatku, który zamiast 60 dni wynosi maksymalnie 40 dni. Zniknie konieczność przygotowania duplikatów faktur, podatnicy nie będą mieli obowiązku samodzielnej archiwizacji dokumentów zgodnie z wyznaczonymi przez ustawodawcę terminami.

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat i nie wiąże się to dla przedsiębiorcy z dodatkowymi nakładami pracy. Cały proces fakturowania zostanie przyspieszony, a ryzyko wystąpienia błędów ograniczone.
KSeF jest dostępny od 2022 roku, jednak używanie platformy jest dobrowolne. Warto skorzystać z tego prawa, aby dobrze zapoznać się z zasadami użytkowania, a także przestać obawiać się nadchodzących zmian, które zgodnie z informacjami podanymi przez Ministerstwo Finansów zostaną wprowadzone w późniejszym terminie.

Faktura ustrukturyzowana

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego w naszym kraju, co pozwoli ograniczyć ilość oszustw podatkowych, stworzenie spójnego system fakturowania, uniknięcie błędów i nieścisłości.
System służy do wystawiania faktur elektronicznych, określanych mianem faktur ustrukturyzowanych, zostają przygotowane na zasadach wyznaczonych w art. 2 ust. 32a Ustawy o VAT.
Faktura ustrukturyzowana ma przyznany numer identyfikatora i zostaje zapisana w formacie XML. Przedsiębiorca musi uzupełnić wymagane pola i informacje, bez nich dokument jest niekompletny i nie zostanie zaakceptowany przez organy kontrolne.

Ile czasu na wysłanie faktury do KSeF?

Zgodnie z obowiązującymi zasadami, faktura może zostać wystawiona w dotychczasowym komercyjnym programie księgowym, a następnie dostarczona do KSeF. Ustawodawca nie wyznaczył maksymalnego czasu, kiedy należy dostarczyć dowód sprzedaży, jednak trzeba mieć świadomość, iż uzyskanie numeru identyfikacyjnego faktury ustrukturyzowanej stanowi podstawę zakwalifikowania dokumentu jako faktura sprzedaży, a zatem wprowadzenia do kosztów uzyskania przychodu albo zakwalifikowania wartości jako uzyskany przychód.
Należy mieć świadomość, że warunkiem korzystania z dotychczasowego programu do wystawienia faktur jest jego kompatybilność z KSeF. Jest to uwarunkowane faktem, iż system zewnętrzny umożliwia wystawienie dowodu sprzedaży, jednak cały proces fakturowania ma miejsce w Krajowym Systemie e-Faktur.

Z jaką datą wystawiona zostaje faktura w KSeF?

Art. 106na ust. 1 Ustawy o VAT wskazuje, iż faktura ustrukturyzowana zostaje wystawiona w dniu jej dostarczenia do KSeF. Data, kiedy dowód sprzedaży został przygotowany w programie do księgowania, nie jest istotna. Po wprowadzeniu obowiązkowych faktur ustrukturyzowanych każdy dokument, który nie zostanie oznaczony indywidualnym numerem w KSeF nie może być klasyfikowany jako dokument księgowy.
Jeżeli data wystawienia faktury w systemie księgowym oraz data wystawienia faktury ustrukturyzowanej nie są zgodne, nie jest to błąd.

Data wystawienia faktury w KSeF a obowiązek podatkowy VAT

Faktura odrzucona przez Krajowy System e-Faktur nie zostaje zakwalifikowana jako wystawiona. Skutecznym rozwiązaniem niniejszej sytuacji jest wprowadzenie prawidłowych danych i informacji w dowodzie sprzedaży, a następnie przekazanie dokumentu do KSeF po raz drugi.
Kiedy przedsiębiorcy zostanie przekazane UPO z KSeF data wystawienia faktury to data ponownego zlecenia wysyłki poprawnego dowodu sprzedaży.

Zgodnie z obowiązującymi, przepisami faktury mają być wystawiane do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży. Jeżeli faktura zostanie przesłana do KSeF ostatniego dnia miesiąca, a dowód będzie zawierał błędy i zostanie odesłany do przedsiębiorcy, podatnik może spodziewać się przykrych konsekwencji uwarunkowanych nierzetelnym wystawieniem faktury po terminie. Tej sytuacji należy za wszelką cenę unikać.

Jeżeli obowiązek podatkowy VAT powstanie na zasadach szczególnych, data wystawienia faktury ustrukturyzowanej w Krajowym Systemie e-Faktur odgrywa szczególną rolę. Art. 19a ust. 5 pkt 3 i 4 ustawy o VAT wskazuje, że w odgórnie wyznaczonych sytuacjach obowiązek podatkowy powstaje w momencie wystawienia faktury, czyli w dzień przekazania do KSeF.

Gdy podatnik nie wystawił faktury albo została ona wystawiona z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje w momencie upływu terminu wystawienia faktury wyznaczonych w art. 106i ust. 3 i 4, co w praktyce oznacza:
- 30. dnia od dnia wykonania usług – w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a, czyli świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych;
- 60. dnia od dnia wydania towarów – w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. b, z zastrzeżeniem ust. 4, m.in. dostawy książek drukowanych;
- 90. dnia od dnia wykonania czynności – w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. c, czyli czynności polegających na drukowaniu książek;
- z upływem terminu płatności – w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, m.in. stałej obsługi prawnej i biurowej oraz najmu.

Jeżeli termin nie został wyznaczony, obowiązek podatkowy powstaje w momencie upływu terminu płatności.

Ile czasu na wysłanie faktury do KSeF - podsumowanie

Data wystawienia faktury w KSeF odgrywa kluczową rolę zarówno na gruncie formalnym, jak i warunkuje moment powstania obowiązku podatkowego. Trzeba mieć świadomość, że data wystawienia faktury ustrukturyzowanej nie zawsze odpowiada dacie wystawienia faktury w komercyjnym programie do księgowości. Z tego względu bardzo istotne jest upewnienie się przedsiębiorcy, że uzyskał UPO dla wysłanych do KSeF faktur.