Dobry program do faktur to narzędzie używane w każdej firmie i nie ma znaczenia, czy przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, czy też prężnie prosperującą firmę zatrudniającą dziesiątki pracowników. System pozwala na przygotowanie dokumentów, prowadzenie rozliczeń  z urzędami oraz rozliczanie każdego miesiąca. To również narzędzie wykorzystywane do sprawowania kontroli nad firmą i oceny osiąganych efektów.

Dostępne na rynku programy do fakturowania różnią się między sobą nie tylko dostępnymi funkcjami i możliwościami, ale również ceną. Bardzo często w ofercie producentów występują darmowe wersje, które umożliwiają wystawienie kilku faktur oraz dostęp do podstawowych funkcji. Bardziej zaawansowane wersje wiążą się z opłatą w okolicach kilkunastu, a maksymalnie kilkudziesięciu złotych na miesiąc. Płatności można regulować co miesiąc albo opłacić z góry pół roku czy też rok. Oczywiście, wydatek na program można wliczyć do kosztów uzyskania przychodu, które obniżają podstawę do obliczenia podatku dochodowego.

Programy do fakturowania – dla kogo?

Używanie programu do fakturowania zdecydowanie upraszcza zarządzanie firmą i pozwala na sprawowanie kontroli. Ogromne możliwości sprawiają, że to narzędzie dedykowane dla każdego przedsiębiorcy, który samodzielnie rozlicza swoją działalność. Z kolei osoby, które nie chcą podjąć się tego zadania, gdyż brakuje im potrzebnej wiedzy czy doświadczenia mogą wykupić dostęp do programu dla dwóch albo więcej osób i skorzystać z pomocy księgowej bądź  biura rachunkowego. W takim przypadku księgowość jest prowadzona przez osobę doświadczoną, ale przedsiębiorca w każdej chwili może podejrzeć, jak kształtuje się sytuacja finansowa jego firmy, jakie faktury kosztowe zostały dostarczone do jednostki, a nawet, jak przedstawia się aktywność poszczególnych klientów. 

Nowoczesny program jest kompatybilny z aplikacją mobilną, dlatego przedsiębiorca kieruje firmą bez względu na miejsce, w którym się znajduje. To szczególnie ważne dla właścicieli, którzy spędzają dużo czasu w podróży, a ich podpis czy zgoda są niezbędne do wysłania dokumentów, zaakceptowania zmian czy wykonania innych czynności. Korzystanie z narzędzi do fakturowania na telefonie skraca czas potrzebny do wykonania zadania i pozwala szybko wrócić do przerwanych działań. To rozwiązanie ucieszy przede wszystkim przedsiębiorców, którzy pragną być zawsze na bieżąco z sytuacją w firmie i oferować usługi na najwyższym poziomie. Zamiłowanie do technologii i nowoczesnych rozwiązań sprawia, że firma może być prowadzona na bardzo wysokim poziomie i w bardzo korzystnej cenie. 

Ile kosztuje program do wystawiania faktur?

Bardzo trudno jest odpowiedzieć na pytanie o koszt programu do faktur, gdyż każdy producent ma inny cennik. Przedsiębiorcy, którzy mają minimalne wymagania, a ich potrzeby ograniczają się do kilku dokumentów na miesiąc, mogą zdecydować się na wersję darmową. Jednak ma ona sporo ograniczeń i trzeba mieć tego świadomość. Małe firmy mogą korzystać ze wszystkich szablonów i rodzajów dokumentów dostępnych w systemie, a dostępne bazy kontrahentów i towarów zdecydowanie upraszczają cały proces przygotowania dowodów sprzedaży.

W darmowym programie mogą występować limity, kiedy chodzi o możliwość wprowadzania faktur kosztowych oraz sprawdzanie statusu podatnika w VAT. Dostępne systemy pozwalają na zmianę języka oraz waluty na fakturze – to bardzo przydatna funkcja ułatwiająca nawiązywanie dobrych relacji z klientami pochodzącymi z zagranicy. Nie jesteśmy w stanie stwierdzić, czy ta opcja jest dostępna w darmowej wersji, ale na pewno jest bardzo przydatna i dobrze odbierana przez kontrahentów.
 

Każdy system bez względu, czy jest darmowy, czy płatny pozwala na dostarczanie dokumentów do nabywców z poziomu programu albo zapisywanie oraz dostarczanie ich w formie pliku PDF w wiadomości mailowej, albo przez telefon. Problemem może być uzyskanie wsparcia czy pomocy technicznej, gdyż to jedna z funkcji dostępna głównie dla osób opłacających miesięczny abonament. 

Czy płatny program do faktur jest lepszy od darmowego?

Płatny program do fakturowania może mieć kilka wersji. Jednak po opłaceniu abonamentu mówimy o naprawdę zaawansowanych funkcjach i bardzo starannej obsłudze. Przedsiębiorca nie tylko korzysta z dostępnych szablonów dokumentów, ale ma możliwość przygotować ich samodzielnie – wtedy faktury są idealnie dopasowane do preferencji właściciela i charakteru prowadzonej działalności gospodarczej. Płatne wersje pozwalają na przygotowanie subkont dla pracowników, co bardzo ułatwia prowadzenie firmy, szczególnie jeśli każdego miesiąca w firmie wystawia się dziesiątki dokumentów. Nie występując żadne ograniczenia, kiedy chodzi o ilość dowodów. 

W płatnym programie można przygotować bardzo zaawansowane raporty, analizy oraz statystyki, które uwzględniają wiele czynników. Mowa również o Jednolitych Plikach Kontrolnych wymaganych dla czynnych podatników VAT. Przedsiębiorca może prowadzić różne rodzaje ewidencji, które zapewniają nie tylko ład i porządek w dokumentach, ale przede wszystkim dobrze obrazują sytuację firmy. 

Przedsiębiorca może mieć świadomość, że narzędzie pozwalające na przygotowanie deklaracji, rozliczeń z ZUS czy prowadzenie magazynu to gwarancja obsługi firmy na najwyższym poziomie. W najbardziej zaawansowanych wersjach odbywa się również obsługa kolejek FIFO i LIFO, inwentaryzacja magazynowa czy wsparcie księgowego. Wszystkie te funkcje są dostępne w bardzo korzystnej cenie, gdyż miesięczny koszt abonamentu to kilkadziesiąt złotych. Przedsiębiorca nie powinien się zbyt długo zastanawiać, właściwie dobrany program to doskonała inwestycja. Szczególnie przydatne są raporty i analizy – pozwalają na bieżąco śledzić sytuację w firmie, umożliwiają wprowadzanie ewentualnych zmian i reagowanie na sytuacje kryzysowe. Jedno jest pewne – zarządzenie firmą jeszcze nigdy nie było tak łatwe, jak po wprowadzeniu na rynek programów do fakturowania.