Używanie programu do fakturowania jest obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce. Właściciel firmy wraz z pomocą zatrudnionych pracowników może samodzielnie prowadzić księgowość albo korzystać z pomocy biura rachunkowego. W drugim przypadku oczywiście wiąże się to z dodatkowymi kosztami, których można uniknąć, wybierając dobre i darmowe narzędzie do fakturowania.

Program powinien być zgodny z potrzebami firmy oraz charakterem prowadzonej działalności. Narzędzie ma znacząco skracać czas potrzebny do wystawiania dokumentów i rozliczania każdego miesiąca. Bardzo ważne jest przygotowanie spójnych i estetycznych dowodów, które pozwolą nawiązywać doskonałą relację z klientami i jednocześnie sprawować kontrolę nad statusem płatności. Na jakie cechy programu warto zwrócić szczególną uwagę i czego nie może zabraknąć w darmowej wersji?

Jaki polecacie darmowy program do faktur?

Korzystanie z narzędzi do fakturowania jest łatwe pod warunkiem, że mają intuicyjny i prosty w obsłudze interfejs. Najlepiej wybrać system, którego nie trzeba instalować na używanym sprzęcie. Taki wybór rodzi się nie tylko z oszczędnością czasu, ale również maksymalnym bezpieczeństwem. W pierwszej kolejności należy wybrać program, stworzyć firmowe konto, a po zalogowaniu korzystać z dostępnych funkcji. To jedyny sposób, aby używać oprogramowania z poziomu telefonu, laptopa czy tabletu. Dodajmy jeszcze, że aplikacja mobilna jest bardzo przydatna dla wszystkich przedsiębiorców, którzy spędzają sporo czasu w podróży albo poza firmą, a ich podpis czy zgoda są wymagane do podjęcia konkretnych działań, czy wysłania dokumentów. 

Kolejny czynnik warty sprawdzenia to czas wystawiania dokumentów. Oczywiście powinien być on jak najkrótszy. Szybkie fakturowanie odbywa się dzięki bazom kontrahentów oraz towarów i usług. To właśnie tam gromadzą się wszystkie potrzebne informacje niezbędne do przygotowania dowodów sprzedaży czy innych. W dalszej kolejności wystarczy wskazać odpowiedni produkt albo kontrahenta, a reszta czynności odbywa się w pełni automatycznie. W taki sposób dokument jest gotowy już w kilka sekund. Oczywiście każda faktura powinna być dostosowana do preferencji użytkownika. Producent pozwala na zmianę czcionki na szablonie oraz wybór kolorystyki, a do tego ważna jest również możliwość wzbogacenia dokumentu w pieczęć firmową czy logo. 

W programie do fakturowania musi występować funkcja przesyłania dokumentów bezpośrednio do kontrahentów. To kolejny dodatek oszczędzający sporo czasu i pozwalający na budowanie bardzo dobrej relacji z polskimi klientami, jak i nabywcami pochodzącymi z innych państw. W celu uproszczenia międzynarodowych transakcji system powinien umożliwiać przygotowanie dokumentów w języku obcym. Liczba dostępnych opcji różni się w zależności od programu. Mogą być trzy opcje wyboru – polski, angielski i niemiecki, chociaż niektóre programy poszły o krok dalej i w ich menu występuje aż kilkadziesiąt języków. Kiedy dochodzi do tego możliwość szybkiej zmiany waluty, mamy świadomość, że używany program jest narzędziem potrzebnym w każdej firmie. 

Jaki polecacie darmowy program do faktur - funkcje

Dobry program do fakturowania oferuje pełne wsparcie dla przedsiębiorcy, który używa go do przygotowania dokumentów oraz sprawowania kontroli nad firmą. Pomoc przy rozliczeniach miesięcznych jest bardzo ważna i pozwala zaoszczędzić sporo czasu. Przydatny jest również kalendarz dostępny najczęściej na stronie głównej. Służy do wpisywania ważnych terminów i wydarzeń, o których należy pamiętać oraz spotkań biznesowych. Przypomnienia mogą zostać dostarczone zarówno na telefon przedsiębiorcy, jak i wskazany adres e-mail. 

Kolejny element, który jest bardzo przydatny to pomoc w monitorowaniu płatności. Kiedy w przedsiębiorstwie wystawia się bardzo dużo dokumentów, nie sposób zapamiętać wszystkich klientów i osobiście pilnować terminów płatności. Z tego względu w programie powinna występować funkcja kontroli płatności. Kiedy kontrahent wpłacił należność, kwota wyświetla się na wybrany kolor, a z kolei spóźnione kwoty podkreślają się zazwyczaj na czerwono – przedsiębiorca ma świadomość, że klient nie zapłacił na czas.
 

To właśnie dla osób, które muszą mierzyć się z nieterminowymi płatnościami, w programie występuje opcja windykacji. Mimo iż nie jest dostępna w każdym systemie, warto się o nią postarać, gdyż stanowi ogromne uproszczenie dla przedsiębiorcy i pozwala na szybkie egzekwowanie długów. Ta funkcja bardzo często wiąże się z dodatkową płatnością, jednak jest uruchamiana tylko w przypadku rozpoczęcia procesu windykacji. Całkowicie darmowa jest możliwość wysyłania przypomnień dla kontrahentów o upływających terminach płatności. 

Kilku użytkowników programu to opcja bardzo mile widziana przez przedsiębiorców prowadzących średnie i duże firmy. Pracownicy albo biuro rachunkowe mogą uzyskać dostęp do wybranych paneli, albo przypisanych klientów, dzięki czemu zapewniają obsługę na najwyższym poziomie. Przedsiębiorca jest właścicielem konta głównego i to on wyznacza kompetencje dla pozostałych użytkowników. Ograniczony dostęp jest bardzo dobrym rozwiązaniem, gdyż zatrudnione osoby nie wiedzą, ile zarabiają poszczególni pracownicy, a także jakie zyski generuje firma. 

Jaki polecacie darmowy program do faktur? – kilka słów podsumowania

Skuteczne programy do fakturowania powinny być szybkie w obsłudze i intuicyjne, dzięki czemu przedsiębiorca może skupić całą uwagę na rozwijaniu i zarządzeniu firmy, zamiast studiowania poszczególnych funkcji. Rozbudowane narzędzie jest dobrym rozwiązaniem dla jednostek, którym zależy na raportach i analizach przygotowywanych na podstawie ewidencji przychodów i kosztów, środków trwałych, magazynu i innych informacji występujących w systemie. 

Wielu producentów oferuje darmowy okres próbny. Można się wtedy zapoznać z wyglądem interfejsu, dostępnymi funkcjami i możliwościami. Warto na to poświęcić nieco czasu, aby używać narzędzia idealnie dopasowanego do potrzeb firmy.