Jakie ryzyko niesie ze sobą KSeF? Najczęściej zadawane pytania

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przez polski rząd to krok w stronę cyfryzacji obiegu dokumentów księgowych i podatkowych. Z perspektywy przedsiębiorców, wdrożenie tego systemu może stanowić istotną zmianę w codziennej pracy, co rodzi szereg wątpliwości i pytań dotyczących ryzyka związanych z jego użytkowaniem.

Ryzyko błędów w przesyłaniu faktur do KSeF

Mimo że proces przesyłania faktur do KSeF ma na celu uproszczenie obiegu dokumentów i eliminację pomyłek, to niewłaściwe przesłanie faktury może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i podatkowych dla przedsiębiorców.

Nieprawidłowo wypełnione dane na fakturze

Zdarza się, że przedsiębiorcy mylnie wpisują numer NIP, dane kontrahenta, a także daty wystawienia czy sprzedaży. Te pomyłki mogą prowadzić do odrzucenia faktury przez system KSeF, co skutkuje brakiem jej rejestracji w systemie skarbowym. W takim przypadku przedsiębiorca musi ponownie przesłać fakturę po poprawieniu błędów, co generuje dodatkową pracę i może prowadzić do opóźnień w rozliczeniach VAT.

Brak przesłania faktury w terminie

Zgodnie z zasadami, faktury, co do zasady, należy wystawiać do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż. W przypadku opóźnienia, przedsiębiorca naraża się na karę finansową, a także może napotkać trudności podczas ewentualnej kontroli skarbowej. Dla firm, które wystawiają dużą liczbę faktur, ścisłe przestrzeganie tego terminu może być trudne, zwłaszcza bez odpowiednich narzędzi do automatycznego przesyłania faktur.

Faktura nie przeszła przez KSeF - ryzyko i rozwiązanie

Jeśli faktura nie przejdzie przez Krajowy System e-Faktur (KSeF), przedsiębiorca może napotkać poważne ryzyko związane z brakiem rejestracji dokumentu w systemie skarbowym. 

Taka sytuacja może prowadzić do problemów z rozliczeniami VAT oraz kar finansowych, zwłaszcza w przypadku kontroli skarbowych. Warto jednak pamiętać, że brak pozytywnej weryfikacji faktury w systemie nie oznacza automatycznego wykluczenia jej z rozliczeń. Istnieją konkretne kroki, które należy podjąć, aby jak najszybciej naprawić problem.

• sprawdzenie komunikatu zwrotnego z systemu KSeF - system generuje szczegółowe informacje o błędach, które uniemożliwiły zaakceptowanie dokumentu. Dzięki tym informacjom można szybko zidentyfikować i poprawić błąd w fakturze, a następnie ponownie ją przesłać.

• skorygowanie faktury i ponowne przesłanie - warto zwrócić uwagę, aby skorygowane dane były zgodne z obowiązującymi przepisami KSeF, ponieważ opóźnienia w przesyłaniu faktur mogą prowadzić do kar za nieterminowe złożenie dokumentów.

Dodatkowo, w przypadku gdy faktura nie została zaakceptowana z powodu błędów technicznych, KSeF umożliwia jej ponowne wysłanie po dokonaniu poprawek. Istnieje również możliwość weryfikacji faktur w systemach zewnętrznych, co pozwala upewnić się, że wszystkie wymagania są spełnione przed ponownym przesłaniem.

Jak wysyłać faktury do KSeF? Pojedynczo czy w paczkach?

Faktury mogą być wysyłane do KSeF zarówno pojedynczo, jak i w paczkach. Wysyłka paczek faktur jest szczególnie przydatna dla firm, które generują dużą liczbę faktur, ponieważ pozwala na ich zbiorcze przesyłanie.

Warto jednak pamiętać, że przesyłanie faktur w paczkach wymaga odpowiedniego przygotowania dokumentów i ich strukturalnego dopasowania do wymagań systemu KSeF, co zminimalizuje ryzyko błędów przy rejestracji faktur. KSeF to publiczny system, który umożliwia wygodne przesyłanie faktur do urzędów skarbowych. Jednak trzeba liczyć się z awariami, które mogą powodować opóźnienia w rejestracji dokumentów i w dalszej perspektywie może to wpłynąć na terminowość rozliczeń.

Jakie programy pomagają z KSeF?

Aby zminimalizować ryzyko błędów przy przesyłaniu faktur do KSeF, warto korzystać z programu wspierającego integrację z KSeF.

afaktury.pl to jedno z takich oprogramowań, które automatycznie generuje faktury zgodne z wymaganiami KSeF i przesyła je bezbłędnie do systemu.

Dzięki wbudowanej weryfikacji danych, program do faktur zapewnia poprawność przesyłanych dokumentów i eliminuje ryzyko pomyłek. Automatyczne przesyłanie faktur do KSeF sprawia, że przedsiębiorcy mogą zaoszczędzić czas i uniknąć potencjalnych problemów z rozliczeniami VAT.

Zalety programu fakturowego

• Integracja z KSeF - bezbłędne przesyłanie faktur do systemu skarbowego.

• Weryfikacja danych - program sprawdza poprawność faktur przed ich wysłaniem, eliminując ryzyko błędów.

• Szybkość - automatyzacja procesów oszczędza czas i zmniejsza obciążenie administracyjne.

• Bezpieczeństwo - minimalizuje ryzyko pomyłek w rozliczeniach VAT.

• Łatwość obsługi faktur - intuicyjny interfejs, który ułatwia korzystanie nawet dla osób bez zaawansowanej wiedzy księgowej.

• Funkcje ułatwiające zarządzanie fakturami - dzięki archiwizacji dokumentów, automatycznemu generowaniu raportów oraz kategoryzowaniu kosztów, przedsiębiorcy mogą sprawnie kontrolować swoje finanse. Dodatkowo, program do fakturowania umożliwia wygodne dodawanie kontrahentów do bazy i automatyczne przypisywanie stawek VAT, co usprawnia cały proces fakturowania i zarządzania dokumentami.

Program do faktur wsparciem w bezpiecznym i bezbłędnym fakturowaniu w KSeF

Program automatycznie weryfikuje dane na fakturach, eliminując ryzyko błędów przy przesyłaniu dokumentów do systemu skarbowego. Dodatkowo, pozwala na automatyczne archiwizowanie i rejestrowanie faktur w jednym miejscu. Dzięki tej funkcji, kontrola nad dokumentacją staje się prostsza, a procesy fakturowania zawsze zgodne z obowiązującymi przepisami, co zmniejsza ryzyko pomyłek i niezgodności z VAT.

Program do faktur dostosowuje się również do zmian w prawie, zapewniając zgodność z aktualnymi regulacjami, co daje przedsiębiorcom pewność, że ich procesy fakturowania są zawsze zgodne z obowiązującymi przepisami. Nie pozwól, aby ryzyko związane z KSeF wpłynęło na płynność finansową i bezpieczeństwo Twojego biznesu.

Załóż konto w programie do faktur z KSeF już dziś i ciesz się szybkim, bezpiecznym oraz bezbłędnym fakturowaniem.

Specjalista afaktury.pl
Martyna Ćwiek