KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur, który pozwala na przygotowanie faktur ustrukturyzowanych. Na chwilę obecną, czyli w 2023 roku nie są one obligatoryjne, ale w przyszłości każdy przedsiębiorca będzie miał obowiązek wystawiania dowodów sprzedaży właśnie w takiej formie. W początkowej fazie e-Faktury będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym razem z fakturami papierowymi oraz elektronicznymi (wystawianymi w programach do fakturowania i dostarczanymi kontrahentom w formie pliku PDF). 

Na czym polega KSeF?

KSeF to system, w którym faktury ustrukturyzowane przygotowuje się w formacie xml, który został dopasowany do struktury logicznej e-Faktury FA opublikowanej w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych dostępnych na platformie ePUAP. Istnieją dwa sposoby wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Pierwszy z nich polega na skorzystaniu z bezpłatnych narzędzi opracowanych przez Ministerstwo Finansów, a drugą opcją są programy komercyjne. 

Wprowadzanie KSeF krok po kroku:

- od października do grudnia 2021 roku Ministerstwo Finansów przygotowało pilotaż, w którym udział brali podatnicy. System pozostawał do dyspozycji przedsiębiorców w formie testowej, 

- od stycznia 2022 roku wprowadzony został Krajowy System e-Faktur – od tego dnia przedsiębiorcy mają prawo skorzystać z systemu, ale nie jest to jeszcze obowiązkowe, 

- od 1 lipca 2024 roku fakturowanie elektroniczne w naszym kraju będzie obowiązkowe. Takie stanowisko zostało już zatwierdzone przez Radę Unii Europejskiej. Obowiązek będzie dotyczył wszystkich przedsiębiorców. 

Reasumując, w tym roku (2023) możemy korzystać z KSeF na zasadzie wolnego wyboru, jednak wraz z pierwszym dniem lipca 2024 roku stanie się on obligatoryjny dla każdego podatnika. 

Co to takiego i na czym polega KSeF?

KSeF to nic innego jak system służący do przygotowania ustrukturyzowanych faktur, które będą obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców wraz z nadejściem 2024 roku. Trzeba jednak zaznaczyć, że w pierwszym etapie wdrażania KSeF to podatnik podejmuje decyzję, jaki rodzaj faktury wystawia (cały czas akceptowane będą dokumenty pisemne oraz elektroniczne). Szacuje się, że wielu przedsiębiorców zdecyduje się na nowy system, gdyż wiąże się on przede wszystkim z wieloma korzyściami, skraca cały proces przygotowania dokumentów i jest bardzo intuicyjny. Faktury ustrukturyzowane są weryfikowane jeszcze zanim trafią do odbiorcy, co pozwala uniknąć błędów i zaoszczędzić sporo czasu. 

KSeF jest dedykowany przedsiębiorcom zarejestrowanym jako czynni podatnicy podatku VAT oraz przedsiębiorcom zwolnionym z podatku VAT. Będzie obowiązkowy również dla podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, mających polski identyfikator podatkowy NIP. 

Cały proces przygotowania faktur ustrukturyzowanych nie będzie należał do skomplikowanych, a oszczędność czasu będzie stanowić dodatkową korzyść. Wielu przedsiębiorców już teraz korzysta z systemu i bardzo ceni to rozwiązanie. 

Jakie są korzyści korzystania z KSeF

Ministerstwo Finansów zapowiada, że wprowadzenie KSeF będzie bardzo korzystne dla każdej ze stron. W przypadku przedsiębiorców trzeba zwrócić uwagę na znacznie szybszy obrót dokumentów pomiędzy kontrahentami. Po wystawieniu dowodu sprzedaży e-Faktura od razu trafia do odbiorcy, który będzie mógł znacznie szybciej uregulować zobowiązanie. 

Wszystkie faktury ustrukturyzowane prezentują się tak samo — są przygotowywane według jednego wzoru, dzięki czemu cały proces księgowania odbywa się sprawnie i bezproblemowo. 

Szybki zwrot VAT został skrócony z 40 do 60 dni – to kolejna zaleta korzystania z KSeF. Żaden dokument nie zostanie zgubiony albo zniszczony, gdyż będzie przechowywany w bezpiecznym systemie przez 10 lat. 

Jeden wzorzec dokumentów to niewątpliwa zaleta – dowody sprzedaży nie będą zawierały błędów, co zdecydowanie usprawni cały proces prowadzenia ewidencji oraz księgowości firmowej. W systemie dochodzi do automatycznego sprawdzenia wszystkich dowodów. Kiedy są bezbłędne, otrzymują numery identyfikacyjne. W dalszej kolejności wystawca faktury otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru. Wszystkie działania są w pełni intuicyjne, nie zajmują dużo czasu i pozwalają na jeszcze lepsze prowadzenie działalności gospodarczej. 

Afaktury.pl, czyli przydatne narzędzie w rękach każdego przedsiębiorcy

Przygotowanie dokumentów, monitorowanie kontrahentów i wszystkie inne czynności są dostępne w dobrym programie do fakturowania. Afaktury.pl umożliwiają stworzenie estetycznych dowodów sprzedaży wraz ze wszystkimi niezbędnymi informacjami i elementami. W dokumentach można wprowadzić zdjęcia, pieczęć firmową albo logo, a także inne przydatne dodatki. 

W Afaktury.pl dostępny jest kalendarz, w którym wpisuje się wszystkie ważne informacje i nadchodzące wydarzenia – przypomnienie o terminie płatności będzie wysyłane na telefon albo na podany adres e-mail. To bardzo przydatne dla każdego przedsiębiorcy, który z nadmiaru obowiązków nie jest w stanie zapamiętać wszystkich terminów, spotkań i nadchodzących wydarzeń. 

Faktury cykliczne to rozwiązanie, które zadowoli przedsiębiorców, którzy co miesiąc wystawiają te same dokumenty na jednakową kwotę. To sposób na skrócenie czasu potrzebnego do przygotowania całej dokumentacji. To rozwiązanie zostanie docenione zarówno przez księgowych, jak i pracodawców. 

Opcja szybkich płatności umożliwi jeszcze szybsze regulowanie należności za fakturę, co pomoże uniknąć problemów finansowych i pozwoli zadbać, aby wszystkie zobowiązania były opłacane na czas. Kontrahent musi tylko zaakceptować podaną kwotę i środki zostają automatycznie pobrane z jego konta. To bardzo szybkie i lubiane działanie. 

Program do fakturowania Afaktury.pl pozwala na wykonanie inwentaryzacji, gdyż dostępna jest funkcja magazynu. To doskonały sposób, żeby uniknąć problemów, na bieżąco korzystać ze wszystkich potrzebnych informacji, a do tego ograniczyć ilość pracy. Kiedy dostęp do systemu otrzymają pracownicy, pracodawca może skupić uwagę na zupełnie innych działaniach, a kwestie uzupełniania stanów magazynowych, wystawianie dokumentów i inwentaryzację pozostawić zaufanym osobom.